企業印章管理的風險

摘 要：印章是代表機關、組織或個人權力的標志，在社會經濟活動中發揮著重要的作用。隨著企業的發展壯大，企業的印章管理在生產經營中的重要程度越來越顯著，印章管理的難度和風險也越來越大。因此，加強印章管理的風險防范，提高印章風險的防控能力已經成為企業日常管理的重要事項。

關鍵詞：印章管理;風險;防控能力

一、 印章管理過程中的風險辨識

（一）印章管理流程、制度存在缺陷或不足

若企業在實際印章管理過程中，對印章管理的流程和制度沒有及時更新和完善，就會造成印章管理的缺陷或不足。由于企業在發展過程中，印章的使用環境也會隨著變化，以人為主體的使用方法在印章使用過程中難免會出現一些問題，所以企業就有必要針對出現的問題及時更新和完善印章管理流程、制度。

（二）印章管理人員職責不清晰、職權未監管

一個企業中印章的直接管理人員的權力是比較高的，所以企業若沒有制訂清晰的工作職責，沒有設置對其監督管理權限，對于企業和個人來講，都存在一定的管理漏洞，甚至會引起法律責任。例如企業未建立印章管理的保管人、監護人、簽字人等審批流程，未明確印章管理的監督人職責、名單等。

（三）印章管理存在管理人員過多，組織擁擠

印章管理的宗旨是安全、快捷，若印章管理背離這個宗旨，就會造成管理效率低下、失效。印章管理人員不宜過多，一來是節約企業人力資源，二來也是為了提升工作效率，減少中間無用環節，給印章使用人員帶來便捷。

（四）印章管理存在管理權限重疊現象

若印章管理人員有多個，而他們的職責又相差無幾，這樣就會造成印章管理的混亂、重疊，導致相互扯皮、推諉，造成管理和流程失控，甚至引起法律風險。

（五）印章使用不符合相關規定

印章使用不符合相關規定，主要表現如圖1所示，詳述如下：

1. 所述印章使用流程是否符合相關規定

在企業內部，印章在使用前應先由相關部門審批，待合格后才能交印，否則印章管理人員應拒絕交印。若印章需要對外出具，則須通過有關部門同意簽字后，才能由印章管理人員出具，同時填寫相應對外出具章。在企業中是否嚴格遵循相關用章規定，決定了用章管理是否安全。

2. 印章使用是否存在提前現象

印章使用人員往往為了圖方便、減少煩瑣環節而違反相關用章規定，提前在空白合同、協議、支款憑證和往來函文中加蓋公章，導致用章混亂、失控，容易造成企業利益受損，甚至承擔法律風險。

3. 印章使用是否存在混用、共用現象

印章使用人員有時為了節省時間，對印章使用完全“不按套路出牌”，存在印章的混用、共用現象，導致一旦產生糾紛，難以界定經辦責任，容易造成法律風險。

4. 印章使用是否存在廢仍用之現象

按照企業印章管理規定，對發生權限變更、業務變更或撤銷的印章應予以銷毀，企業內部也應廣而告之，若印章使用人員不嚴格遵守相關規定，對廢舊印章仍然使用，就會造成印章使用混亂，新舊章界定不清晰，影響印章的使用監督。

5. 印章使用登記是否準確、完整、相符

印章在使用前應由經辦人登記準確、完整的信息，并由印章管理員檢查登記信息是否與實際相符，否則拒絕交印。若沒有按照相關規定執行，容易造成發生問題后無法追溯責任，造成無法監管。

6. 印章使用是否有完備的保管制度和設施

印章在使用完后交由印章管理員存放在指定的保管設施內，并且印章管理員也應嚴格遵守相關的保管制度。若將印章隨便放置于公開場合，無人保管，就會存在嚴重的安全隱患，容易造成印章損壞、被盜、丟失等風險。

7. 印章使用是否有可靠的交接手續

印章保管員在職務變更、退休后就不再經辦印章管理職責，此時應按照印章管理規定與被交接人進行可靠完整的交接手續，并由雙方簽字確認，企業內部也應廣而告之。反之，則會產生印章管理效率低下、停滯的問題，影響企業正常生產經營。

8. 印章使用備案是否齊全

印章在使用過程中產生的所有資料，例如登記冊、檔案冊等材料必須定期保存在檔案室，以備核查，所有材料必須齊全。否則容易造成法律風險。

9. 印章使用的監督機制是否完善，執行是否到位

印章在使用過程中的監督機制是保障印章安全和有效的主要方式，所以監督機制應完善，并且對其執行也應到位。否則就會造成印章管理無法及時整改和糾正，容易引起法律風險。

二、 結束語

隨著企業的發展，印章的種類、數量會不斷增多，印章的管理難度將會越來越大，隨之而來的風險也會越來越多。因此，企業要規避在印章管理中的風險，就需要加強對印章管理的重視，完善管理制度和管理內容，在企業內部強化印章管理的風險意識，對印章的管理和使用進行監管，實現對印章的規范化管理。

參考文獻：

[1]劉錚，王帥偉.大型國有企業印章管理與風險防范研究[J].經貿實踐，2018（1）：3-4.

[2]沈真.企業印章管理中的風險分析和建議[J].商場現代化，2017（6）：117-118.

作者簡介：

王麗暉，中國能源建設集團甘肅省電力設計院有限公司。