“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下如何做好地方高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作

苗亞玲 程榮 馬瑋

[摘要]本文以湖北某高校為例，在分析地方高校財(cái)務(wù)報(bào)賬困難原因的基礎(chǔ)上，提出實(shí)行報(bào)銷網(wǎng)上預(yù)約和網(wǎng)上審批、財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)和國庫集中支付系統(tǒng)信息共享等解決措施。

[關(guān)鍵詞]高校 ? ?財(cái)務(wù) ? ?報(bào)銷 ? ?信息化

隨著教育改革的深入、“雙一流”建設(shè)的推進(jìn)以及高校社會(huì)服務(wù)功能凸顯、與地方的業(yè)務(wù)聯(lián)系日益緊密，地方高校的經(jīng)費(fèi)快速增長，經(jīng)費(fèi)來源趨于多元化，科研活動(dòng)更加多樣和復(fù)雜。同時(shí)，當(dāng)前高校的財(cái)務(wù)制度對報(bào)銷要求更加細(xì)化和規(guī)范。在這種形勢下，報(bào)銷業(yè)務(wù)的規(guī)模、數(shù)量以及復(fù)雜性顯著增加，傳統(tǒng)的報(bào)銷模式已不能適應(yīng)這種變化，財(cái)務(wù)報(bào)銷工作面臨新的挑戰(zhàn)。

一、A高校基本情況

A高校是一所湖北省屬普通高等醫(yī)學(xué)院校，成立于1965年，有本專科教育、碩士研究生教育等。在校生18，000人，教職工1020人。學(xué)校主要經(jīng)費(fèi)來源包括生均撥款，國家和省市劃撥科研經(jīng)費(fèi)，學(xué)生獎(jiǎng)助貸補(bǔ)款，橫向經(jīng)費(fèi)、捐贈(zèng)款、后勤經(jīng)營資產(chǎn)收益等。隨著學(xué)校財(cái)力逐年增長，經(jīng)費(fèi)不斷增加，報(bào)銷業(yè)務(wù)量呈總體增長趨勢。

A高校于2019年1月1日起執(zhí)行新政府會(huì)計(jì)制度。目前財(cái)務(wù)報(bào)銷流程是：（1）報(bào)銷人手工填寫財(cái)務(wù)審批單;（2）領(lǐng)導(dǎo)逐級審批簽字;（3）報(bào)銷人粘貼整理好票據(jù)到財(cái)務(wù)處現(xiàn)場報(bào)銷;（4）財(cái)務(wù)人員進(jìn)行現(xiàn)場審核，通過后制作會(huì)計(jì)憑證，否則報(bào)銷票據(jù)退回報(bào)銷人補(bǔ)充完善單據(jù);（5）會(huì)計(jì)憑證復(fù)核;（6）人工錄入信息提交國庫并進(jìn)行內(nèi)部復(fù)核;（7）國庫付款，或者國庫轉(zhuǎn)回款項(xiàng)至學(xué)校銀行賬戶;（8）出納通過網(wǎng)上銀行付款或者支付現(xiàn)金，報(bào)銷完成。

二、現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷模式存在的問題

（一）審批手續(xù)繁瑣，報(bào)銷人耗時(shí)費(fèi)力

現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷模式下，報(bào)銷人需根據(jù)不同類型經(jīng)費(fèi)來源和不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)的審批額度權(quán)限等逐級找院系領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)面簽。而高校領(lǐng)導(dǎo)往往身兼數(shù)職、辦公地點(diǎn)不固定，導(dǎo)致報(bào)賬人面簽審批受時(shí)間空間的制約，很難一次性完成。在遇預(yù)算未落實(shí)或者經(jīng)費(fèi)不足等情況時(shí)，就需進(jìn)行修改并進(jìn)行新一輪的審批程序。

（二）報(bào)銷票據(jù)填寫不規(guī)范，返工率高

地方高校在實(shí)踐中，根據(jù)上級要求會(huì)不斷完善財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定和報(bào)銷辦法。但報(bào)銷人并沒有時(shí)間主動(dòng)、完整地學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)報(bào)銷相關(guān)規(guī)定，各單位和部門也沒有具備一定財(cái)務(wù)知識的固定報(bào)賬人員，有的老師會(huì)將課題經(jīng)費(fèi)報(bào)銷交給學(xué)生辦理，加之地方高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作繁雜、細(xì)致，報(bào)銷要求細(xì)化，這些因素導(dǎo)致報(bào)賬單據(jù)經(jīng)常因報(bào)銷手續(xù)不全或不符合規(guī)定，被財(cái)務(wù)人員退回，現(xiàn)場報(bào)銷效率大大降低。

（三）報(bào)銷等待時(shí)間長，財(cái)務(wù)工作壓力大

傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，財(cái)務(wù)人員首先要逐筆對報(bào)銷事項(xiàng)的所有內(nèi)容進(jìn)行面對面現(xiàn)場審核，包括審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)，票據(jù)是否合規(guī)，報(bào)銷單填寫和粘貼是否規(guī)范，金額是否正確，補(bǔ)助核算、經(jīng)費(fèi)渠道、簽批手續(xù)是否到位;其次在賬務(wù)系統(tǒng)中手工輸入憑證信息。報(bào)銷耗時(shí)長、效率低，財(cái)務(wù)人員工作壓力非常大，導(dǎo)致人多時(shí)每個(gè)報(bào)銷人要花更多的時(shí)間排隊(duì)等候。在開學(xué)、寒暑假放假前、年終軋賬以及項(xiàng)目結(jié)題等時(shí)間節(jié)點(diǎn)，報(bào)銷業(yè)務(wù)更為集中。報(bào)銷審核不通過時(shí)報(bào)銷人需再次排隊(duì)等待，如此反復(fù)，形成 “報(bào)銷難”。

（四）報(bào)銷程序未實(shí)現(xiàn)信息共享，效率低且存在內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)行的報(bào)銷模式下核算信息錄入主要依靠人工完成。制單時(shí)需要財(cái)務(wù)人員手工錄入會(huì)計(jì)信息，完成從審核到制單的全過程，工作內(nèi)容繁多。財(cái)務(wù)系統(tǒng)與國庫集中支付系統(tǒng)的會(huì)計(jì)輔助核算項(xiàng)目存在較多重疊部分，而相同信息必須在國庫集中支付系統(tǒng)里再次錄入。比如，在批量發(fā)放勞務(wù)費(fèi)時(shí)，需上傳發(fā)放明細(xì)表至國庫集中支付系統(tǒng)的操作人員，由其再次錄入發(fā)放相關(guān)信息;將發(fā)放明細(xì)表傳給出納，由出納再次手動(dòng)錄入收款方的賬戶信息，將勞務(wù)費(fèi)發(fā)放到其賬戶。這不僅加大了財(cái)務(wù)人員的工作量，也容易出現(xiàn)疏漏。

（五）信息渠道不暢，報(bào)銷人無法及時(shí)查詢報(bào)銷進(jìn)度

報(bào)銷人對報(bào)銷單據(jù)流轉(zhuǎn)到哪個(gè)環(huán)節(jié)、后期審核有無問題、何時(shí)付款等并不清楚，也不能直接進(jìn)行查詢。有時(shí)需要聯(lián)系報(bào)銷人補(bǔ)充手續(xù)或者材料，也是經(jīng)辦的財(cái)務(wù)人員先暫時(shí)保管有問題的單據(jù)，再電話聯(lián)系報(bào)銷人取回單據(jù)。而前臺(tái)會(huì)計(jì)基本都在辦理柜臺(tái)業(yè)務(wù)，不能對報(bào)銷信息進(jìn)行及時(shí)查詢和回復(fù)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化簽字程序，開展網(wǎng)上審批

開發(fā)財(cái)務(wù)報(bào)銷網(wǎng)上審批系統(tǒng)，實(shí)行網(wǎng)上審批后，由報(bào)銷人根據(jù)報(bào)銷內(nèi)容選擇費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、領(lǐng)款單等不同的報(bào)銷類型。在線填寫報(bào)銷單后，將報(bào)銷原始票據(jù)及報(bào)銷材料影像上傳，并根據(jù)財(cái)務(wù)審批權(quán)限發(fā)起申請。需要逐級審批的，可以一次性選取各級審批人。審批發(fā)起后，被請求的領(lǐng)導(dǎo)可以在審批通知中看到需要簽字的文檔，通過手機(jī)就可以審簽。系統(tǒng)也能發(fā)送相關(guān)信息告知報(bào)銷人審批的進(jìn)程，在系統(tǒng)中報(bào)銷人可第一時(shí)間看到審批結(jié)果，從而提高網(wǎng)上審批的實(shí)時(shí)性。在財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，直接將網(wǎng)上審批單打印出來即可。

（二）細(xì)化環(huán)節(jié)流程，實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷

利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，開發(fā)財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，擬實(shí)行的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)見圖1。報(bào)銷步驟為：

第一，網(wǎng)上填報(bào)。報(bào)銷人登錄網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，選擇項(xiàng)目類型、項(xiàng)目名稱、報(bào)銷內(nèi)容。按類別上傳報(bào)銷票據(jù)和領(lǐng)導(dǎo)審批表，然后選擇支付方式，填寫收款方賬戶信息。

第二，初審。財(cái)務(wù)人員登錄系統(tǒng)，對報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行初步審核，審核通過后由系統(tǒng)提示報(bào)銷人投遞紙質(zhì)單據(jù)。如有問題，提示報(bào)銷人更改并重新提交。

第三，投遞。報(bào)銷人打印出財(cái)務(wù)審核通過的支出報(bào)銷單等，由財(cái)務(wù)助理統(tǒng)一投遞至財(cái)務(wù)處。

第四，復(fù)審。財(cái)務(wù)人員在報(bào)賬系統(tǒng)中打印出報(bào)銷人的對應(yīng)單據(jù)，并對紙質(zhì)單據(jù)及原始發(fā)票進(jìn)行審核，核對無誤后，制作并打印記賬憑證，憑證經(jīng)復(fù)核后流轉(zhuǎn)到銀行或者國庫支付環(huán)節(jié)或者網(wǎng)上銀行支付，報(bào)賬完成。

網(wǎng)上報(bào)銷模式改變了以往方式下財(cái)務(wù)人員要在接到單據(jù)后現(xiàn)場獨(dú)立完成從票據(jù)審核、計(jì)算、指導(dǎo)整理票據(jù)、解釋答疑、聯(lián)系補(bǔ)充單據(jù)、制作會(huì)計(jì)憑證、落實(shí)經(jīng)費(fèi)、查看付款信息等多項(xiàng)工作;報(bào)銷耗時(shí)最長的前臺(tái)接單處理階段工作提速明顯，報(bào)銷人無需再在財(cái)務(wù)處現(xiàn)場排隊(duì)等待審核，減輕了前臺(tái)工作人員的壓力，財(cái)務(wù)管理更加精細(xì)化和科學(xué)化。

（三）設(shè)置報(bào)賬員崗，提高報(bào)賬效率

暢通財(cái)務(wù)與學(xué)院及其他行政部門之間的溝通渠道。在各院系、科研單位及行政處室中，設(shè)置專職或兼職的報(bào)賬員，負(fù)責(zé)本單位和科研機(jī)構(gòu)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)報(bào)銷相關(guān)事項(xiàng)。報(bào)賬員對本單位報(bào)銷人擬提交的單據(jù)進(jìn)行初步審核，將審核通過的單據(jù)再提交至財(cái)務(wù)處。財(cái)務(wù)處定期或不定期地對報(bào)賬員進(jìn)行財(cái)務(wù)知識培訓(xùn)，通過培訓(xùn)讓報(bào)賬員全面了解法律法規(guī)、財(cái)務(wù)規(guī)章制度、操作步驟等，從而掌握報(bào)賬審批流程、報(bào)銷票據(jù)要求、經(jīng)費(fèi)預(yù)算要求、原始憑證內(nèi)容的規(guī)范性等。在年初預(yù)算下達(dá)之初，對報(bào)賬員進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓各部門第一時(shí)間了解其可使用的預(yù)算經(jīng)費(fèi)，開展項(xiàng)目時(shí)嚴(yán)格按照預(yù)算文本規(guī)范報(bào)銷。如此，有利于做好報(bào)賬前的準(zhǔn)備工作，減少票據(jù)不合規(guī)、簽批不到位、單據(jù)填報(bào)不規(guī)范等情況的發(fā)生。同時(shí)，本單位新職工到崗時(shí)，就可以在報(bào)賬員的規(guī)范指導(dǎo)下辦理網(wǎng)上審批、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬、報(bào)銷票據(jù)整理等工作。通過報(bào)賬員使財(cái)務(wù)報(bào)銷的專業(yè)化服務(wù)延伸到報(bào)銷活動(dòng)的初始階段，提高財(cái)務(wù)報(bào)賬工作的效率。

（四）著力精準(zhǔn)匹配，內(nèi)外系統(tǒng)對接

賬務(wù)系統(tǒng)會(huì)計(jì)輔助核算中，在經(jīng)濟(jì)科目、資金來源、支付方式、預(yù)算類型等基礎(chǔ)信息上，增設(shè)采購文號、功能科目、備案方式等項(xiàng)目，與國庫集中支付系統(tǒng)相匹配，從而實(shí)現(xiàn)賬務(wù)系統(tǒng)與國庫集中支付系統(tǒng)平臺(tái)數(shù)據(jù)的對接。目前，高校的資金基本都通過國庫集中支付方式支出。兩個(gè)系統(tǒng)匹配后，國庫支付時(shí)可共享預(yù)算類型、采購備案方式等信息，同時(shí)自動(dòng)獲取收款方的信息。重復(fù)錄入信息減少后，大大提高支付效率和準(zhǔn)確率，同時(shí)對報(bào)賬人員而言，也縮短了報(bào)銷等待時(shí)間。

（五）開通網(wǎng)絡(luò)端口，進(jìn)度實(shí)時(shí)查詢

開通網(wǎng)絡(luò)查詢端口后，查詢端口與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)對接，報(bào)銷人可以實(shí)時(shí)查詢所辦業(yè)務(wù)具體在哪個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)在數(shù)據(jù)庫中將報(bào)銷有關(guān)規(guī)定錄入、分類編號，并錄入常見報(bào)銷問題。財(cái)務(wù)人員在審核制單時(shí)遇到退單情況，可在查詢平臺(tái)上說明退單理由，并附上數(shù)據(jù)庫中相關(guān)規(guī)定、常見報(bào)銷問題解答的鏈接，既提高工作效率，又增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人員之間的溝通。

（作者單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院，郵政編碼：442000，電子郵箱：494218773@qq.com）

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