探析新形勢下傳媒企業檔案的管理與創新

葉瓊花

摘 要：檔案管理是一個企業內部工作中十分重要的一環，對于企業來說，檔案是承載整個企業文化精髓的工具，是促進企業持續地經營發展的資料庫。而相對來說，傳媒企業的檔案管理在各式各樣的企業之中，擁有更領先的技術，因此也有助于檔案以最簡便但是高效的方式保存下來。在新的形勢之下，信息化技術飛速發展，各行各業都進行了信息化的改革，給企業檔案的管理帶來便捷的同時，還有一些難以回避的問題。為了適應變化著的新環境，利用科技將檔案管理的效率提高，發揮檔案本身的價值，企業不得不在完成基礎性工作的同時，做出相應的改變和創新。本文立足于傳媒企業的檔案管理，探討在新形勢之下，如何對該項工作進行優化和創新，服務于企業的發展。

關鍵詞：傳媒企業;檔案;管理與創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 22-0-02

一、引言

隨著科學技術的發展，傳媒企業的檔案管理部門作為整個企業十分重要的一個部門，面對的工作任務十分的艱巨繁重。傳媒企業在檔案管理中不斷地進行機制的改革，檔案的范圍擴大以及將檔案管理工作信息化，急切地想要優化檔案工作的程序，實行合理的管理，將檔案管理工作的效率提高功能擴大。檔案工作為傳媒企業向前發展起著一個更新“資料庫”的作用，幫助傳媒企業在經營之中獲取更多的社會效益和經濟效益。但是，目前我國的傳媒企業檔案管理的發展十分不充分，并且檔案管理水平并沒有達到很高的水平，在企業的發展進程中產生了不良的影響。本文對目前的傳媒企業檔案工作做出探討并針對具體的問題進行創新，實現檔案管理的現代化信息化，建立一個完善的檔案管理體系。

二、傳媒企業檔案管理目前存在的問題

（一）缺乏優質的管理團隊，檔案管理混亂

對于一個企業來說，在經營的時候會盡力將成本降到最低，人力資源成本向來都是一筆較大的支出。許多傳媒企業在辦公地點和企業生產的一線工廠上已經將人力成本降到了最低的限度，這樣的思路難免會同樣帶入到檔案管理人員的身上。降低檔案管理人員的待遇，難免會導致該崗位吸引力不足、人員流動性較大，檔案管理在人員的銜接上會顯得乏力，檔案工作在人員更迭之中出現交接問題，從而使檔案管理工作出現混亂，長此以往，甚至會導致某些重要的信息丟失[1]。另一方面，減少對檔案管理的重視，必然會導致所聘請的工作人員缺乏專業知識，在進行檔案管理這樣相對來說十分專業、要按照特定程序來進行的工作時，缺少相應的知識進行支撐的話，難免會出現疏漏。特別是在當下信息化的背景之下，很有可能發生蝴蝶效應，一次小小的失誤，導致巨大的錯誤誕生。

（二）檔案管理工作的程序失靈，檔案工作難以理順

傳媒企業的檔案管理，是一個持續性系統性的工作，并不是一朝一夕可以達成的。這就要求在企業的經營過程之中，檔案管理工作必須有一個完整的科學的程序，使管理人員可以用該程序進行檔案管理。但是檔案管理程序不應該是一成不變的，有些傳媒企業會抱著一種制定一個程序那么今后的所有檔案管理工作都仰仗這個程序的想法。這樣的思想是錯誤的。時代在變，企業的經營策略在變，檔案管理的需求也在變，因循守舊只能是故步自封[2]。另一方面，很多傳媒企業為了減少在這方面的成本投入，采取的是觀摩其他成功企業的檔案管理經驗，然后照搬現成的，但是殊不知檔案管理的經驗并不是百試不爽的。在檔案管理程序的設置之中，借鑒或許是必要的，抄襲卻是大可不必。

（三）緊跟時代的意識匱乏，檔案管理滯后

相對于檔案管理，傳媒企業會將更多的財力、人力和時間成本投入到技術和項目的研發之中，這一點是無可厚非的。但是，檔案管理工作不能夠被遺忘。首先，檔案管理工作可能不像一項技術和一次合作一樣，能夠給予一個企業迅速地回報反饋。可是，企業在進行經營的時候難免要看看曾經走過來的路，來指引以后要走的路。檔案管理工作可以幫助媒體企業在向前行進的過程之中，記住過去的經驗和教訓，少走一些彎路[3]。其次，檔案管理工作所管理的是企業所有的資料，包括企業資料里面最深邃最精華的部分——企業文化。在對企業的資料進行整理的時候，可以將企業文化做出符合現代形勢的解釋并且將它運用在員工和企業的管理之上，這樣在實施其他工作的時候，既能夠有奮進的動力，也可以促進企業的凝聚力。

三、傳媒企業檔案的管理與創新的措施

（一）構建專業的團隊，減少人員的流動

首先，對于檔案管理這種具有專業技術性的崗位，應當培養一些具有針對性的專業人才。并且在對傳媒企業進行檔案管理的過程之中，難免會接觸到一些企業的機密，對于能夠接觸到企業機密的管理人員，應當盡可能地減少其流動。其次，如果在企業管理的過程中，人力成本不得不從檔案管理部門進行裁剪，那么應當盡量減少核心人員的流失，在保持檔案管理的核心人員的條件之下，新入的人員能夠很快地在帶領之下熟悉工作，這樣相對來說，可以減少團隊中因為更換人手而產生的磨合的時間，提高工作的效率[4]。最后，檔案管理工作人員在工作的時候多是以團隊的形式進行，那么應該注重團隊內部的和諧，不要將人員之間的矛盾帶到工作之中，一個穩定協調的團隊才能夠在工作之中擁有更顯著的成就。

（二）完善檔案管理體系，設置管理程序

檔案管理部門對于傳媒企業來說，是最重要的職能部門之一，在工作之中應當盡力將一切對企業有價值的檔案資料收集并妥善地保管。因此，必須在檔案管理中堅持集中統一的機制，分層次地對檔案進行保管。首先，掌握決策的人員和高級管理人員要將檔案管理工作重視起來，在設置管理體系的時候，要有高屋建瓴的管理思路，做出有效的決策。其次，設置科學的檔案管理體系，對檔案進行層次性的管理，避免在收集檔案的時候出現缺失，檔案也不應當出現在個人的手中，應當將檔案管理形成一個牢不可破的網絡，來保障管理工作的展開[5]。最后，設置相應的管理程序，在每一個對應的程序之上，安排負責的人員，對應的環節出現了問題之后，直接找相應的責任人員。這樣不僅有助于檔案管理工作能夠切實有序地展開，還能提高監督的效率。避免工作人員在其位，不謀其政。

（三）運用現代信息化技術，簡化檔案管理工作

傳媒企業作為走在時代潮流前端的企業，在經營的過程之中能夠輕而易舉地獲取到現代最領先的科學技術，并且轉換成適合自身的進行運用。但是，如前所述，可能考慮到企業的投入和本企業的經營策略，在檔案管理中投入的網絡技術還不夠顯著，這在企業長遠的發展之中是存在著弊端的。首先，要將現代的信息化技術運用到檔案管理工作之中，不得不讓企業的管理人員改變自己的思路，只進行眼前的盈利投入是十分淺薄的，只有整理發展的資料，在眾多資料之中尋求養分才是長足之道。企業的管理人員對于檔案管理技術投入給予高度的重視，才能將相應的具體策略落到實處[6]。其次，信息化技術雖然便捷，但是在一定程度上也考驗了工作人員的能力，特別是要求其對大數據的處理有足夠的敏感性。傳媒企業應當對從業人員進行定期的培訓，保證他們適應新技術的變革。最后，在新時代的背景之下，孤軍奮戰難以獨秀于林，應當適當地對其他傳媒企業進行一定的學習。但是也必須要結合自己的具體情況，因時因地制宜，取長補短，找出適合自身的發展道路。

四、結語

新時代的形勢之下，傳媒企業的檔案管理享受著信息化發展的紅利，但是同時也存在著大量的問題。第一，要克服管理團隊的不專業，培養專業、合格、協調的管理團隊，盡量地增加一些管理從業人員的資金投入，加大對專業人才的吸引力，為企業檔案管理提供可靠的人力支持。第二，建立完善傳媒企業檔案管理的體系，設置相應的程序，并且將設置的程序落到實處，引導工作人員通過設定的程序對檔案進行管理，使整個企業的檔案管理工作開展得井然有序。第三，要善于發揮信息化技術領先的優勢，將其運用到傳媒企業檔案管理之中，使得企業的檔案管理于大數據接軌，將檔案管理工作的效率提高。在企業發展與創新之路上，檔案管理不應該被忽視。只有正視檔案管理工作的地位且為其投入人力和財力，企業在后續的發展之中才能獲得堅實的支撐。

參考文獻：

[1]劉丹.新形勢下企業檔案管理工作的創新發展思路[J].神州印象， 2018（002）：402.

[2]姚艷琴.淺談新形勢下企業檔案管理工作的創新[J].人力資源管理，2018（007）：118.

[3]李麗.新形勢下創新企業檔案管理的策略和方法[J].明日， 2018（032）：56.

[4]許玲，張蕾，張喜春.對新形勢下做好企業檔案管理的研究與創新[J].科技風，2019（27）：7.

[5]儀海平.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].現代企業文化，2018（33）：241.

[6]魏欣然.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革探討[J].中文信息，2019（002）：57.