機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)有效性提升策略探析

鄭瑞峰

[摘 要] 機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)的有效性，直接關(guān)系到整個(gè)單位各項(xiàng)工作的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。行政事務(wù)具有多樣性以及復(fù)雜性的特征，以行政事務(wù)為核心，可協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的關(guān)系，保障各個(gè)部門各項(xiàng)工作有序開展，所以，行政事務(wù)可充分反映一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合工作效率，其重要性毋庸置疑。基于此，文章將針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)有效性提升進(jìn)行探討，以期望能夠提升行政事務(wù)工作的成效，進(jìn)而為單位提供更加優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 機(jī)關(guān)事業(yè)單位；行政事務(wù)；有效性

中圖分類號(hào)：D630 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)部門（辦公室、秘書處等），具體負(fù)責(zé)各個(gè)部門、各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)與推進(jìn)，簡(jiǎn)而言之就是后勤保障工作，但意義重大，可以說(shuō)是一個(gè)單位核心動(dòng)力所在。行政事務(wù)工作多樣且復(fù)雜，零零碎碎、千絲萬(wàn)縷，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，將可能影響到單位事務(wù)的正常開展。因此，研究機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)有效性提升具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。文章將結(jié)合筆者工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何提升行政事務(wù)工作的有效性提出以下見解。

一、完善行政事務(wù)管理體系

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)講，行政事務(wù)部門是單位核心動(dòng)力所在，其工作有效性直接關(guān)系到單位各項(xiàng)工作的有序開展，因此需要有相關(guān)的制度支持工作的開展。例如：固定資產(chǎn)管理、行政考勤、行政檔案管理等制度應(yīng)當(dāng)不斷完善，確保行政事務(wù)部門能夠在科學(xué)合理的制度標(biāo)準(zhǔn)之下辦事，通過(guò)制度管事、管人以及管權(quán)，堅(jiān)持做到制度面前人人平等，發(fā)揮制度應(yīng)有的威懾力；同時(shí)，在完善的制度督促下，行政事務(wù)人員的職能將更加規(guī)范化、系統(tǒng)化以及合理化。此外，還需要完善行政事務(wù)人員有關(guān)的績(jī)效考核制度，獎(jiǎng)懲分明，激勵(lì)員工的工作積極性，有利于在單位內(nèi)部營(yíng)造良好的行政事務(wù)工作氛圍[1]。

二、形成行政事務(wù)自主工作體系

機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)復(fù)雜且多樣，對(duì)行政事務(wù)人員提出較高的要求。單位內(nèi)部的一切后勤事務(wù)均是由行政事務(wù)人員負(fù)責(zé)組織與調(diào)度，同時(shí)，需要與相關(guān)部門進(jìn)行合作完成相關(guān)事務(wù)，特別是領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，必須及時(shí)完成。由此可見，效率、準(zhǔn)確、規(guī)范是行政事務(wù)工作的基本標(biāo)準(zhǔn)。基于此，行政事務(wù)人員需要熟練掌握一定的工作知識(shí)與技能，且在頭腦之中對(duì)工作流程進(jìn)行斟酌，形成自主工作體系，保障工作流程的體系化以及秩序化。在具體工作開展過(guò)程中，建議行政事務(wù)人員將單位事務(wù)進(jìn)行合理分類。第一，對(duì)單位各項(xiàng)工作項(xiàng)目的臺(tái)賬進(jìn)行管理。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的行政事務(wù)需要及時(shí)記錄、跟進(jìn)、掌握臺(tái)賬；同時(shí)，在日常的工作之中，還需要對(duì)單位的維修、消防、車輛、房產(chǎn)、水電、辦公用房、節(jié)能及垃圾分類等方面的臺(tái)賬進(jìn)行跟進(jìn)，所以行政事務(wù)人員需要具備一定的會(huì)計(jì)知識(shí)，這樣才能清晰掌握臺(tái)賬，從而提升行政事務(wù)工作的有效性。第二，對(duì)日常工作加強(qiáng)梳理與協(xié)調(diào)。行政事務(wù)人員需要對(duì)單位一些事務(wù)進(jìn)行調(diào)配、組織、協(xié)調(diào)、參謀以及監(jiān)督。行政事務(wù)人員對(duì)單位情況了如指掌，結(jié)合自身組織管理能力所形成的自主工作體系，能夠?qū)ΜF(xiàn)場(chǎng)人員進(jìn)行精準(zhǔn)調(diào)度，同時(shí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作任務(wù)能夠高效完成。第三，建議行政事務(wù)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，開闊視野，不是說(shuō)一定要樣樣精通，但是一定要熟知機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)，這樣才能提升行政事務(wù)工作的有效性，為單位各項(xiàng)工作的有序開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

三、最大限度保障單位事務(wù)周全

機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)較為繁瑣，以領(lǐng)導(dǎo)所交代的任務(wù)為例，有些任務(wù)可能是長(zhǎng)期的，也有可能是暫時(shí)的。對(duì)于行政事務(wù)部門來(lái)講，一定要了解領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)意圖，或者某項(xiàng)事務(wù)的意圖，只有弄清楚事務(wù)處理的具體要求，才能保障行政事務(wù)工作的有效性。以會(huì)議為例，機(jī)關(guān)事業(yè)單位大大小小的會(huì)議比較多，一些小型會(huì)議行政人員可憑借自身的專業(yè)能力以及豐富經(jīng)驗(yàn)快速進(jìn)行安排；而一些中大型重要會(huì)議，對(duì)于行政事務(wù)人員來(lái)講必須嚴(yán)格根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求以及會(huì)議要求對(duì)具體的會(huì)議流程進(jìn)行規(guī)劃，例如：會(huì)議場(chǎng)地、場(chǎng)地內(nèi)外安全管理、場(chǎng)內(nèi)布置、場(chǎng)內(nèi)設(shè)施完善、車輛入場(chǎng)、人員入場(chǎng)、座位安排等各種細(xì)節(jié)必須全面完善。同時(shí)，在會(huì)議之前還需要對(duì)會(huì)議可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行預(yù)測(cè)、分析，并提前制定應(yīng)對(duì)措施。從會(huì)議實(shí)際開展過(guò)程來(lái)講，行政事務(wù)人員需要對(duì)各個(gè)會(huì)議流程進(jìn)行精準(zhǔn)把握，尤其是會(huì)議中的一些細(xì)節(jié)與需求進(jìn)行特別關(guān)注，確保不會(huì)有事故發(fā)生而影響到會(huì)議的質(zhì)量。會(huì)議和其他大型事務(wù)活動(dòng)都應(yīng)當(dāng)有詳細(xì)周全的計(jì)劃，并做好管理與監(jiān)督，確保各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)能夠高效完成，這才是行政事務(wù)的使命所在[3]。

四、強(qiáng)化行政事務(wù)的處理技巧

面對(duì)多樣性的行政事務(wù)，行政事務(wù)人員需要進(jìn)一步強(qiáng)化處理技巧，可提升行政事務(wù)工作的有效性。第一，時(shí)間性，即對(duì)行政事務(wù)的時(shí)間性精準(zhǔn)把握。例如：機(jī)關(guān)事業(yè)單位中有實(shí)時(shí)生成的工作、領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)、各個(gè)部門需要行政事務(wù)人員專項(xiàng)負(fù)責(zé)的工作等，建議按照時(shí)間線對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行梳理與羅列，基于行政事務(wù)時(shí)間緊迫性，有序?qū)κ聞?wù)進(jìn)行處理，確保各項(xiàng)工作能夠協(xié)調(diào)開展。第二，重要性。在對(duì)行政事務(wù)進(jìn)行排序時(shí)，基于某些特殊情況，需要按照行政事務(wù)的重要性、時(shí)間性、復(fù)雜性等因素對(duì)需要處理行政事務(wù)完成等級(jí)分配。例如：?jiǎn)挝豢傤I(lǐng)導(dǎo)組織的會(huì)議，需要行政事務(wù)人員及時(shí)將通知下達(dá)到各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)人員，這類行政事務(wù)可劃分到行政一級(jí)事務(wù)，必須及時(shí)進(jìn)行處理。第三，技術(shù)性。信息技術(shù)時(shí)代背景下，行政事務(wù)人員應(yīng)用信息技術(shù)的熟練程度將直接關(guān)系到行政事務(wù)工作的有效性，例如：PPT、Word、Excel等日常使用的軟件需要熟練掌握與應(yīng)用，可高效完成相關(guān)行政事務(wù)的記錄以及總結(jié)，且需要以報(bào)表的形式呈現(xiàn)給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)。基于機(jī)關(guān)事業(yè)單位以及行政事務(wù)的特點(diǎn)來(lái)講，行政事務(wù)人員在匯報(bào)分析工作時(shí)應(yīng)當(dāng)具備的一種技能，在對(duì)工作匯報(bào)的過(guò)程中，做到精準(zhǔn)、全面、合理，不僅能夠體現(xiàn)行政事務(wù)工作的價(jià)值，而且能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開展提出合理的建議[4]。

五、加強(qiáng)各方協(xié)調(diào)與溝通

在行政事務(wù)實(shí)際開展過(guò)程中，行政事務(wù)人員常常需要與機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個(gè)部門、工作人員、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通，因此，提升協(xié)調(diào)與溝通的有效性將保障各項(xiàng)工作有序開展。第一，提升行政事務(wù)人員的政治意識(shí)以及思想道德水平。筆者建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位有針對(duì)性地開展黨建活動(dòng)以及思想道德教育課程，目的是讓行政事務(wù)人員能夠高度重視黨組織的領(lǐng)導(dǎo)，有利于行政事務(wù)人員在實(shí)際工作做好自我監(jiān)督，同時(shí)，做好對(duì)他人的監(jiān)督，進(jìn)而最大限度保障行政事務(wù)工作緊緊圍繞國(guó)家發(fā)展的政治方向而開展。此外，注重團(tuán)隊(duì)精神的培養(yǎng)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作都有非常明確的分工，對(duì)于行政事務(wù)人員來(lái)講，理應(yīng)明確自身職責(zé)，部分行政事務(wù)可以由行政事務(wù)部門單獨(dú)完成，但是有一些行政事務(wù)需要注重合作。因此，團(tuán)隊(duì)精神的培養(yǎng)非常重要，將團(tuán)隊(duì)精神作為工作開展的基礎(chǔ)，對(duì)崗位進(jìn)行管理，目的是讓每一個(gè)工作人員都可以將自身的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，在單位內(nèi)部形成凝聚力，將能夠?yàn)樾姓聞?wù)的有序開展奠定強(qiáng)大的思想基礎(chǔ)。第二，加強(qiáng)各方協(xié)調(diào)與溝通。行政事務(wù)可謂是事無(wú)巨細(xì)，例如：電話處理、接待來(lái)賓、文件收發(fā)、事務(wù)統(tǒng)籌、時(shí)間安排、日常工作處理與保持聯(lián)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)等事務(wù)均需要有行政事務(wù)人員負(fù)責(zé)。為了能夠保障行政事務(wù)工作的有效性，在工作中需要保持非常清晰的思路與各類人員進(jìn)行交流與溝通，且語(yǔ)言用詞要做到精準(zhǔn)、尊敬、婉轉(zhuǎn)，這樣才能確保各項(xiàng)事務(wù)能夠充分明確，從而高效推進(jìn)事務(wù)開展[5]。

六、結(jié)語(yǔ)

行政事務(wù)部門作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位核心動(dòng)力所在，其工作質(zhì)量關(guān)系到單位各項(xiàng)事務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此還需要構(gòu)建科學(xué)合理的日常工作處理體系，讓事務(wù)處理流程更加規(guī)范，充分明確行政事務(wù)工作的具體目標(biāo)、負(fù)責(zé)人、管理、監(jiān)督等，且在行政事務(wù)中充分發(fā)揮自身的價(jià)值。行政事務(wù)部門要具備全局意識(shí)，事務(wù)開展過(guò)程中，要主動(dòng)積極協(xié)調(diào)各個(gè)監(jiān)督者、管理者、負(fù)責(zé)人等共同推進(jìn)工作開展，確保日常工作的分工能夠更加合理、科學(xué)、細(xì)化。不同的行政事務(wù)有著不同特點(diǎn)，需要結(jié)合行政事務(wù)的時(shí)間性與重要性，對(duì)工作的總體方向、目標(biāo)、計(jì)劃等各個(gè)方面進(jìn)行充分把握，理清行政事務(wù)的等級(jí)，有序開展相關(guān)工作，進(jìn)而最大限度保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常行政事務(wù)協(xié)調(diào)、高效、規(guī)范地運(yùn)作，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展的目標(biāo)。

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