信息化技術在檔案收集整理中的應用

趙曉霞

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-042-01

摘 要 檔案收集管理是一項復雜性、綜合性比較強的工作。在檔案收集整理工作中實踐應用信息化技術，能夠切實提升檔案收集整理效率與水平。本文以信息化技術為視角，重點分析了檔案收集整理中信息化技術的應用策略。

關鍵詞 信息化技術 檔案收集整理 應用策略

基于新時代背景下，很多行業與領域中已經高度重視檔案收集整理工作。傳統意義上的檔案管理是以紙質檔案管理模式為主，但是紙質檔案占據的存儲空間比較大，查閱檔案資料難度大。然而檔案收集整理工作中應用信息化技術，能夠有效解決這些問題，并且推動檔案管理的進一步發展。

一、加強檔案管理工作人員培訓

檔案收集整理中信息化技術的有效應用，需要高素養、高能力的檔案管理專業人員支撐，因此必須加強檔案管理工作人員培訓。檔案管理工作人員應對信息化技術與軟件等有全面地認識，準確掌握信息化技術與軟件操作規范，同時還需要具備創新意識、創新能力，力求實現檔案收集整理信息化應用邁入新的階段。

（一）加大素質教育與能力培訓力度

為了提升檔案收集整理工作成效，就必須切實增強檔案管理工作人員的綜合能力與素質。由此需要高度重視檔案管理工作人員的專業能力培訓，比如計算機軟件應用能力、檔案資料分類處理能力、檔案快速檢索能力等等，保證其能夠勝任檔案收集整理信息化工作[1]。與此同時，幫助檔案管理工作人員樹立職業道德，提升思想覺悟，在工作中恪守職業道德，始終堅持實事求是的原則，提高檔案收集整理工作警惕性，認真、仔細記錄各項數據，并借助信息化技術分析數據，切實提升檔案收集整理水平。

（二）引導檔案管理工作人員樹立創新意識

檔案記錄著大量信息，就算是選擇現代化管理方式，查找檔案信息也很費力。由此檔案管理工作人員需要不斷地進行創新，探索出更便捷、更人性化的檔案管理方式，切實提升檔案管理效率。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作人員必須積極順應新變化，不斷地完善檔案收集整理方式，減小檔案收集整理工作難度，實現檔案收集整理工作細節的優化與完善。

二、加強檔案信息安全保護工作

信息化技術為檔案收集整理工作提供了諸多便利，但也增加了檔案信息安全風險。一般電子檔案都存儲在數據庫之中，若是程序發生了錯誤，就可能會造成電子檔案丟失。尤其是互聯網技術的推廣與普及，電子檔案面臨的威脅更加嚴峻，網絡漏洞、網絡病毒等都可能會對電子檔案造成嚴重破壞，由此在高度重視檔案收集整理信息化的基礎上，也要加強檔案信息安全防護[2]。首先，應該加大防火墻技術的研究與開發力度，通過防火墻技術切實保證檔案信息安全性；其次，檔案管理部門及檔案管理工作人員必須樹立檔案信息安全防護意識，端正工作態度，認真履行工作職責，在檔案收集整理工作中科學、合理地應用信息化技術。

三、優化檔案收集整理信息系統建設

從本質上分析，檔案收集整理是一項綜合性、專業性以及復雜性比較強的工作，由此優化檔案收集整理信息系統建設尤為重要。實現檔案收集整理信息化工作的系統化與規范化，其根本目的是充分發揮出檔案管理的作用與價值，隨著檔案收集整理工作的規范化與系統化，能夠實現檔案資料的完善保存，也能夠提升檔案檢索與應用便利性[3]。但是在此過程中還應該注意幾點問題：首先是科學分類與管理檔案，按照時間或者是功能的區別實施分類，提高檔案收集整理的便捷性；其次是落實檔案有效期管理制度，在檔案入庫時確定具體的保存日期，當檔案達到保存日期后就會自動進行銷毀，從而充分利用有限的檔案庫空間；最后，檔案收集整理信息系統建設需要專業知識、技術的支撐，引入先進的檢索技術與信息處理技術，能夠提高檔案收集整理效率與水平，而且能夠促進各個檔案館間的檔案信息互動與交流，實現檔案信息的共享。

四、完善檔案收集整理手段

檔案信息收集整理工作的基本要求是完成對檔案信息的全方面調查，切實保證檔案信息的真實性、準確性與完善性[4]。檔案信息的收集整理需要工作人員了解檔案具體流動與使用情況，并全面了解檔案資料的數量、內容、價值以及具體保存時間等，然后選擇信息化管理方式實現檔案信息的有效管理，同時在檔案信息移交過程中，需要協同相關部門展開監督與管理，借助于信息化技術實現檔案資料的網上跟蹤定位，從而保證檔案資料的完善性與不可分散性。

五、結語

信息化技術的實踐應用對提升檔案收集整理工作效率與水平有著巨大幫助。在新時代背景下，檔案收集整理工作中信息化技術的應用需要通過實踐不斷地總結經驗，并不斷地探索與創新，從而切實發揮出檔案管理的作用與價值。

參考文獻：

[1]姜玉潔.論互聯網+背景下行政事業單位檔案管理信息化建設[J].人力資源，2020（2）：77.

[2]范淑敏.關于信息化環境下檔案收集工作的幾點思考[J].赤子（上中旬），2017（5）：163.

[3]郭秀卒.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].環渤海經濟瞭望，2020（1）：97.

[4]高紅.街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路探析[J].才智，2019（20）：207.