編研讓檔案資源“活”起來(lái)

朱曉紅 紀(jì)慶曉

摘 要?檔案編研由來(lái)已久，尤其在新時(shí)期高校檔案工作所處的大環(huán)境下，檔案編研發(fā)揮了不可忽視的作用。檔案編研工作是檔案日常管理工作的一項(xiàng)基本內(nèi)容，加強(qiáng)和完善檔案編研工作，使其在為教學(xué)、科研服務(wù)的同時(shí)，更好地為廣大師生、員工和校友提供憑證和依據(jù)的作用，需要檔案工作者發(fā)揮創(chuàng)新精神，積極探索利用高校檔案資源進(jìn)行多種形式的編研，真正讓檔案資源“活”起來(lái)。

關(guān)鍵詞 編研 檔案 資源

中圖分類(lèi)號(hào) G274 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-12-24

★作者簡(jiǎn)介：朱曉紅，大連海洋大學(xué)綜合檔案室館員，大學(xué)本科，研究方向?yàn)闄n案學(xué)基礎(chǔ)理論、檔案管理;紀(jì)慶曉，大連海洋大學(xué)校長(zhǎng)辦公室主任，碩士，研究方向?yàn)樾姓芾怼n案管理。

Abstract The compilation and research of archives has a long history. Especially in the environment of college archival work in a new era， it plays an important role. The compilation and research of archives is the basic content of daily archives management. To strengthen and improve the compilation and research of archives can serve teaching and scientific research， and at the same time serve as better voucher and basis for teachers， students， staff and alumni. Archivists are required to give play to an innovative spirit， actively explore the use of college archival resources for various forms of compilation and research， and truly make archival resources “alive”.

Keyword compilation and research; archives; resources

檔案編研工作是提高高校檔案館（室）工作管理水平的一個(gè)重要組成部分，是高校檔案部門(mén)積極主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)和利用的有效方式。高校的檔案編研通常有以下幾種：大事記、校史、專(zhuān)題概要、會(huì)議簡(jiǎn)介、科技成果簡(jiǎn)介等等。在檔案編研工作中，檔案工作者應(yīng)正確認(rèn)識(shí)、了解檔案“編”和“研”的關(guān)系，在研究的基礎(chǔ)上，開(kāi)展檔案編研工作，讓多年沉睡在庫(kù)房的檔案資源“活”起來(lái)。

一、新時(shí)期高校檔案編研工作的意義

積極做好檔案編研工作得到各級(jí)政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的重視和支持，也得到了社會(huì)各方面的積極參與。檔案工作不僅得到國(guó)家、各級(jí)政府的高度重視，也得到了廣大人民群眾的認(rèn)可，利用率逐年上升，滿(mǎn)足了不同階層人士的需求[1]。

就高校檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案的服務(wù)對(duì)象主要是本校在校生、往屆學(xué)生以及本校教職員工。學(xué)生的考博、考研、考軍校、出國(guó)留學(xué)，教職員工的考博、遺產(chǎn)繼承、出國(guó)、子女公證、退休工齡鑒定、評(píng)職、晉級(jí)、提干等，以及學(xué)校的各項(xiàng)重大活動(dòng)，比如教學(xué)合格評(píng)估、學(xué)校更名、校慶、教代會(huì)、學(xué)代會(huì)等，檔案起到重要的作用。圍繞學(xué)生、教職員工以及學(xué)校的重大活動(dòng)來(lái)進(jìn)行檔案的編研工作，使檔案的作用發(fā)揮到了極致，高校檔案管理工作得到了進(jìn)一步提高，也得到廣大師生員工的充分認(rèn)可和肯定。檔案編研工作不論從精神需求還是從實(shí)際需求，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的主要手段，不斷地開(kāi)發(fā)、創(chuàng)新、提供、運(yùn)用和推廣檔案資源創(chuàng)造的高質(zhì)量編研作品，宣傳檔案動(dòng)態(tài)，才能實(shí)現(xiàn)檔案編研社會(huì)化，使廣大師生、員工對(duì)檔案編研重要性的認(rèn)知程度不斷提高。當(dāng)前及今后檔案管理的工作中，必須圍繞和諧社會(huì)建設(shè)，圍繞廣大師生、員工及學(xué)校的工作中心服務(wù)。因此，檔案編研要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)闊視野，創(chuàng)新形式，為學(xué)校的中心工作及師生員工的需求提供主動(dòng)、積極、全面有效的服務(wù)。

二、編研是檔案的延續(xù)，使檔案資源“活”起來(lái)

1.檔案資源“活”起來(lái)的前提條件是讓思維“活”起來(lái)。首先要把檔案信息資源變成文化資源，變成文化產(chǎn)品，需要打破我們熟悉的編研方式、思維方式，在內(nèi)容組織、展現(xiàn)形式等方面要借鑒文化產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的思路，遵循文化產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的規(guī)律，順應(yīng)大眾的需求來(lái)進(jìn)行檔案編研。為適應(yīng)在校學(xué)生和廣大校友的需求，我校編纂了《歷年錄取新生名冊(cè)指南》《授予畢業(yè)研究生、本科生學(xué)位文件匯編》《批準(zhǔn)碩士、本（專(zhuān)）科生畢業(yè)文件匯編》等。這些檔案編研成果讓廣大師生員工得到了快捷、方便的服務(wù)，尤其是離校多年、離退休多年的老校友、老同事到檔案館查閱檔案時(shí)有賓至如歸的感覺(jué)，感受到母校的關(guān)懷及殷切期望，增進(jìn)了學(xué)校與學(xué)生之間、學(xué)校與老同志之間的感情，是學(xué)校與學(xué)生、學(xué)校與離（退）休老同志的紐帶和橋梁。為更好地服務(wù)，全體檔案人員集思廣益，開(kāi)動(dòng)腦筋，通過(guò)多種形式和方式，開(kāi)發(fā)檔案，讓檔案資源“活”起來(lái)，最大限度地為廣大師生、員工提供利用，為各界校友服務(wù)。

2.讓檔案編研的內(nèi)容“活”起來(lái)。在內(nèi)容方面要立足于檔案，將檔案內(nèi)容與時(shí)事、熱點(diǎn)問(wèn)題、大眾需求相連接。圍繞學(xué)校的中心工作來(lái)進(jìn)行檔案編研，學(xué)校召開(kāi)教代會(huì)、黨代會(huì)，檔案部門(mén)就要圍繞這些事件來(lái)進(jìn)行編研，比如《歷屆教代會(huì)匯編》《歷屆黨代會(huì)匯編》《歷屆團(tuán)代會(huì)匯編》等。這些編研很好地補(bǔ)充了檔案在利用時(shí)因年度跨度大、時(shí)間久、查找不方便等不足，檔案編研把它們有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，既方便了利用，又使檔案編研的內(nèi)容“活”起來(lái)，是一舉兩得的事情。讓檔案編研的內(nèi)容既要立足于館藏，又要著眼于大局，又不可忽略有特色的專(zhuān)題，不流于形式主義、表面現(xiàn)象，深入挖掘檔案客觀存在的東西，讓其重放光彩，讓檔案編研的內(nèi)容生動(dòng)起來(lái)、鮮“活”起來(lái)，這也是我們專(zhuān)職檔案員的職責(zé)所在。

3.讓檔案編研的形式“活”起來(lái)。要改變以往檔案部門(mén)關(guān)起門(mén)來(lái)搞編研的傳統(tǒng)方式，貼近實(shí)際、貼近生活、貼近群眾的要求，通過(guò)創(chuàng)新讓“沉睡”在檔案館（室）的檔案資源“活”起來(lái)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，為廣大師生、員工服務(wù)[2]。形式多樣化，包括紀(jì)事形式;按照年代的順序進(jìn)行編研，比如大事記、學(xué)校成立（調(diào)整）委員會(huì)編研;有人物傳記形式的，以某個(gè)人物為主，對(duì)獲得國(guó)家政府津貼以及知名的老教授、老學(xué)者進(jìn)行人物傳記編研，對(duì)某一事件的專(zhuān)題編研等等。這些都讓檔案館（室）的檔案資源“活”起來(lái)，讓檔案的學(xué)術(shù)交流功能“活”起來(lái)，讓檔案的市場(chǎng)服務(wù)功能“活”起來(lái)，讓檔案的文化功能“活”起來(lái)，不斷為廣大師生、員工提供形式多樣、生動(dòng)活潑的檔案文化精品和服務(wù)，滿(mǎn)足廣大師生員工多層次、多樣化、多方位的精神文化需求[3]。

4.編研使檔案利用率“活”起來(lái)。我校從1998年至2012年期間，經(jīng)歷了3次校慶，2次教育部教學(xué)合格評(píng)價(jià)、學(xué)校升格更名大學(xué)，以及專(zhuān)業(yè)設(shè)置、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室評(píng)估等重大事件。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，檔案利用率由20世紀(jì)80年代的2%提高到現(xiàn)在的50%以上，檔案利用率進(jìn)入活躍期。檔案編研從不同角度、不同層面、不同方位提供各種檔案原始基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，學(xué)校的檔案工作及檔案工作者經(jīng)歷了一次又一次重大活動(dòng)的洗禮和考驗(yàn)，檔案編研功不可沒(méi)。檔案的利用以往的情況是各職能部門(mén)和教學(xué)單位通過(guò)電話查詢(xún)或者直接到檔案館（室）來(lái)查詢(xún)，可以說(shuō)是一種被動(dòng)的查詢(xún)，并且在查詢(xún)的過(guò)程中，由于檔案沒(méi)有進(jìn)行編研和二次開(kāi)發(fā)，遇到年代久遠(yuǎn)的文件查詢(xún)起來(lái)相對(duì)困難一些，查準(zhǔn)率和查全率相對(duì)低些。針對(duì)這些問(wèn)題，檔案人員積極主動(dòng)出擊，有針對(duì)性地對(duì)檔案資源進(jìn)行編研，使一些檔案通過(guò)編研，可以有針對(duì)性地進(jìn)行查找和利用，大大提高了檔案的查準(zhǔn)率和查全率。例如，《本（專(zhuān)）科專(zhuān)業(yè)及專(zhuān)業(yè)方向批復(fù)匯編》《碩士學(xué)位批復(fù)匯編》《歷年黨代會(huì)匯編》《本（專(zhuān)）科成績(jī)單檢索目錄匯編》等，這些編研成果在一定程度上緩解了檔案的被動(dòng)利用狀態(tài)，使被動(dòng)服務(wù)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，廣大師生、員工在有困難需要幫助時(shí)，首先想到的是到檔案館查閱，并且非常高興到檔案館調(diào)閱和復(fù)印各種檔案資料，這種和諧、融洽的關(guān)系使檔案利用效率顯著提高，贏得了廣大師生、員工的一致好評(píng)。檔案編研為學(xué)校制定各種方針政策，提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，尤其是在學(xué)校舉行各種重大活動(dòng)時(shí)，檔案編研的作用不言而喻。在1998年、2002年、2006年教育部對(duì)高校進(jìn)行教學(xué)合格評(píng)價(jià)過(guò)程中，檔案編研成果《專(zhuān)業(yè)設(shè)置匯編》《對(duì)外交流國(guó)家合作辦學(xué)匯編》《本（專(zhuān)）科專(zhuān)業(yè)批復(fù)匯編》等等，為學(xué)校順利通過(guò)教學(xué)評(píng)價(jià)起到了一定的作用。事實(shí)證明，在日常工作中檔案編研對(duì)檔案檢索、利用、查閱是一個(gè)不可忽視的工具，檔案編研使檔案的利用率“活”起來(lái)。

5.編研使檔案的歸檔率“活”起來(lái)。檔案編研在提高檔案的查準(zhǔn)率、查全率的同時(shí)，也提高檔案的歸檔率。通過(guò)檔案編研使專(zhuān)職檔案員了解各個(gè)職能部門(mén)在歸檔過(guò)程中有哪些散失的文件，尤其是在教學(xué)方面，如增設(shè)專(zhuān)業(yè)批復(fù)、學(xué)士學(xué)位授予權(quán)、碩士學(xué)位授予權(quán)等批復(fù)文件在收集過(guò)程中，能督促立卷單位對(duì)缺少的文件及時(shí)補(bǔ)充完整。檔案編研可以清晰地了解學(xué)校一年來(lái)發(fā)生的重大事件，使專(zhuān)職檔案員有針對(duì)性、有目的性，隨時(shí)對(duì)職能部門(mén)歸檔材料進(jìn)行指導(dǎo)，查漏補(bǔ)缺，編研使檔案的歸檔率“活”起來(lái)。

綜上所述，檔案編研作為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的一種重要形式，是高校檔案部門(mén)向社會(huì)提供利用服務(wù)的一項(xiàng)重要舉措，體現(xiàn)了高校檔案館（室）的檔案管理水平。作為專(zhuān)職檔案員，在做好日常工作的同時(shí)，要有耐心和細(xì)心的工作態(tài)度，有這股鉆勁和韌勁，才能把“死”檔案變成“活”檔案。隨著社會(huì)的發(fā)展，高校廣大師生員工對(duì)檔案信息資源的需求日益增大，檔案管理工作從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向現(xiàn)代化檔案信息管理方向轉(zhuǎn)變已成為一種必然的趨勢(shì)。因此，為適應(yīng)這種需求和要求，檔案工作者應(yīng)積極拓展檔案工作思路，加大檔案編研工作的力度，實(shí)現(xiàn)檔案編研工作創(chuàng)新。郭沫若同志在1960年寫(xiě)下《題贈(zèng)檔案館》一詩(shī)：“前事不忘后事師，自來(lái)墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽(tīng)誦詩(shī)，國(guó)步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。上林春訊人間滿(mǎn)，剪出紅梅花萬(wàn)枝。”檔案風(fēng)光無(wú)限，檔案編研讓檔案資源“活”起來(lái)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊冬權(quán).怎樣認(rèn)識(shí)檔案工作新常態(tài)[N].中國(guó)檔案報(bào)，2015-10-12（3）.

[2]吳光政. 讓“沉睡”的檔案活起來(lái)[N].中國(guó)檔案報(bào)，2015-03-09（3）.

[3]李寶玲. 讓檔案資源“活”起來(lái)[N].中國(guó)檔案報(bào)，2015-07-02（3）.