淺析房產交易檔案管理

王向東

摘要：本文主要對房產交易檔案管理進行解析，結合其管理情況提出了加強檔案管理信息化建設、提高管理人員的管理意識等建議，希望可以提高房產交易檔案管理質量和水平，促進相關工作的進行。

關鍵詞：房產交易檔案管理;管理意識;信息化建設

房產交易檔案的管理是房產最終歸屬的主要依據，可以有效解決相關人員在房產歸屬上的糾紛，可以有效減少社會矛盾。所以，需要相關部門和房產交易檔案管理人員以法律為前提進行合理管理，避免在管理工作中出現失誤。

1.提高管理人員的管理意識

現階段，我國部分房產交易檔案管理的管理人員對其管理的認識不夠，不重視對房產交易檔案的管理，使相關房產在交易后的工作流暢度受到影響。對此，需要提高房產交易檔案管理人員的管理意識。首先，需要使其認識到房產交易檔案管理的重要性，樹立依法管理的觀念。我國在房產交易檔案管理上的法律政策有很多，例如，《中華人民共和國檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等都涉及到其交易檔案管理的要求。管理人員需要用法律作為管理依據，不斷加強自身的管理意識，保證在房產交易檔案的管理工作中不會出現問題。

其次，保持嚴謹的工作態度，對于房產交易檔案的管理需要認真，具有強烈的責任心，認識到如果管理不妥當會造成的一系列麻煩，從而規范管理行為，保證房產企業的經濟效益，在一定程度上合理的房產交易檔案管理也會提升其自身企業在社會上的口碑。最后，房產企業的領導也要加強對房產交易檔案管理人員的管理，定期進行考查，制定相關的考核體系，引起管理人員的注意，進而使其重視房產交易檔案的管理工作。例如，企業可以針對管理人員的日常表現有針對性地制定房產交易檔案管理準則，如果管理人員的管理行為沒有按照準則進行，給予適當的處罰。

2.加強檔案管理信息化建設

當前社會快節奏的發展對房產交易檔案管理提出了更高的要求，房產交易檔案管理應該充分利用當前的信息技術，加強其信息化建設，實現房產交易檔案的數字化管理。聘用信息技術相關專業的人才，構建房產企業內部的房產交易檔案管理平臺，每次進行交易之后都可以將相關信息及時地錄入到平臺上，讓管理人員可以通過網絡途徑進行管理，提高管理的效率和水平，減少傳統管理形式中出現的不必要的麻煩，使其管理可以與時俱進，更加符合社會發展的需求。同時，在這個環節中需要重視培養管理人員的計算機水平，保證其可以正確使用計算機熟練進行相關操作[1]。

除此之外，加強房產交易檔案信息化建設時需要注意保證信息的網絡安全，防止信息外泄。一方面，做好網絡平臺的安全建設，積極學習先進的信息技術，及時對相關殺毒軟件和防火墻進行更新，定期檢查相關設備的運行情況，做好預防措施。另一方面，對重要房產交易檔案進行加密并且在電腦上設置權限，非管理人員不可以進行查看和操作，密碼只流傳在管理人員內部，防止信息丟失。通過線上線下的聯合防護，保證其在信息化建設中的安全性，推動房產交易檔案管理早日實現全面數字化。

3.優化創新管理方式

房產交易管理方式目前還比較落后，管理手段科學性有待提升，需要進行具體的優化調整。首先，需要建立健全統一的管理標準，加強管理人員內部的協作能力。房產企業可以將管理人員按具體的區域或者交易特點劃分小組，并根據實際情況統一管理標準。增強管理人員內部的良性競爭，使其可以在競爭中得到發展，提升房產交易檔案的管理水平。管理人員自身也應該注意結合社會現狀和企業情況來調整管理方式，做到有效管理。

其次，增強與國內外行業間的交流，在不涉及到具體檔案信息的前提下，交流彼此的管理方式和管理理念，對先進的方式適當地進行引進。其中需要注意在引用借鑒的基礎上進行適合自身管理工作進行的調整、創新，不可以完全照搬，切實做好房產交易檔案管理工作。最后，房產交易檔案管理方式的創新需要多方面的配合，需要管理人員對內、對外都保持良好的溝通。例如，在管理方式發生改變之前通過電話等途徑及時和相關人員進行溝通，在其理解的基礎上進行改變，防止由于房產交易檔案管理信息不同步造成后續不必要的糾紛，促進相關工作的順利開展。

4.完善檔案室的基礎設施建設

當前，部分房產企業過于重視具體的運營環節，在經營過程中往往由于過于重視實際售賣等直接涉及到企業經濟效益的環節，而忽視交易檔案的管理，從而導致檔案室的建設不完善，缺少人力、物力等相關資源的支持，沒有足夠的基礎設施作為支撐，不利于房產交易檔案管理。對此，需要企業加強檔案室的建設，完善基礎設施。首先，加大對檔案室建設的資金投入，保證其在基礎設施建設的環節有足夠的資金作為保障。定期對相關設備進行調換，尤其是全面發展數字化房產交易檔案管理的企業更需要將電子設備及時進行更新換代[2]。

其次，結合企業發展情況調整檔案室的面積。檔案室內部需要做好防火、防潮、防光，其在建設過程中盡量避免使用木質的建筑材料并增加厚窗簾進行防光，保證門、窗和檔案柜的材料都是鐵質的。相關企業要針對其檔案室的現狀結合規范檔案室建設標準進行調整。最后，房產交易檔案管理的基礎設施建設并不局限于具體的檔案室內部，還涉及到房產企業運營的各個部門。所以，需要對企業內部的整體基礎設施都進行完善，促進房產企業的整體發展。

結語

總而言之，在房產交易量不斷上升的新時期背景下，需要通過各種方式做好房產交易檔案的管理工作。相關部門需要規范管理行為，充分結合現代化技術將其在原有的管理手段上進行調整，提高房產交易檔案管理的質量，與時俱進地推動社會整體發展。

參考文獻：

[1]王軍.房產交易檔案管理與新時期電子信息技術結合研究[J].中國住宅設施，2018（12）：54-55.

[2]紀明鴻.從不動產統一登記到房產檔案歸屬問題引發的思考——以太原市為例[J].現代物業（中旬刊），2018（12）：20-21.