新時代檔案管理工作的創(chuàng)新探究

摘要：隨著經(jīng)濟水平的發(fā)展和信息技術(shù)的騰飛，學校檔案管理工作也要適應時代的要求進行改革和創(chuàng)新。在新時代，檔案管理工作也面臨著挑戰(zhàn)和機遇，只有加快改革步伐，推動技術(shù)創(chuàng)新，提升管理人員的綜合素質(zhì)和能力，建立起信息化檔案管理制度，才能逐漸適應不斷變化的信息技術(shù)環(huán)境。本文通過提出檔案管理工作存在的問題，從而探索新時代學校檔案管理工作可實現(xiàn)的創(chuàng)新途徑。

關(guān)鍵詞：新時代 檔案管理 創(chuàng)新探究

在信息高速發(fā)展的背景下，學校傳統(tǒng)的檔案管理逐漸被社會淘汰。手工的收集、整理和查詢不及網(wǎng)絡收集、整理和查詢速度快，人們更多選擇在檔案系統(tǒng)上瀏覽和查詢電子目錄及電子文檔內(nèi)容，而不是拿著厚重的圖紙或紙質(zhì)檔案。在這樣的情況下，學校檔案管理工作必須建立起數(shù)字信息化檔案管理制度，逐漸適應時代的變化和發(fā)展。同時，學校檔案在人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承創(chuàng)新等活動中直接形成的對師生、學校、社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，也需要提供具有本地化特色的多元服務，從更深層次上，挖掘檔案管理真正的文化價值，與各方資源實現(xiàn)對接和共享，更好地服務于社會。

一、檔案管理工作的重要性

有序的檔案管理工作可以為有關(guān)單位人員在決策時，提供資料和依據(jù)，還可以梳理脈絡，優(yōu)化信息資源。但是隨著市場經(jīng)濟改革的深入，檔案管理工作也被要求從傳統(tǒng)向著具有創(chuàng)新性、復合型、多元化等特色進行轉(zhuǎn)變，才能更好地為社會服務，適應新時代的需求。

二、檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作不重視

許多管理者對檔案管理工作不夠重視，認為這種資料數(shù)據(jù)管理，沒有什么價值和意義。所以在檔案管理工作進行改革的時候，管理者并不愿意投入很多人力、資金和資源。然而檔案管理工作的開展又離不開制度、內(nèi)容、方法等方面的保障，管理者對檔案管理工作的理解和認知的缺失，為管理和發(fā)展帶來了阻礙，也影響了檔案管理工作的社會功能以及價值的實現(xiàn)。

（二）缺少專業(yè)的檔案管理人員

當前缺少專職專業(yè)的檔案管理人員，很多檔案管理人員，是由其他崗位的工作人員進行輪崗兼職，人少，事多，而檔案管理工作本身具有連貫性，很多檔案資料需要長期保存，而且檔案的內(nèi)容有黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基建類、設備儀器類、出版類、外事類、財會類、聲像類、實物等，種類繁多，復雜。從管理、分類到入檔都需要大量的時間和操作來完成。

如果由臨時兼職的檔案管理人員整理檔案資料，會隨著人員的調(diào)崗離職，造成繼任人員難以上手和查找前任保存的資料位置，也不能保證檔案的完整性、連續(xù)性，整理質(zhì)量不能保證。

紙質(zhì)檔案電子化過程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)和電子數(shù)據(jù)在銜接上也存在一些不足。但是很多檔案管理者，又恰恰不具有數(shù)據(jù)遷移、新時代數(shù)據(jù)信息技術(shù)管理的經(jīng)驗和水平。除此之外，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，數(shù)據(jù)量也在持續(xù)增長，這種情況下，除了需要重視檔案資料的存儲，還需要注意檔案信息的安全性。所以，具有專業(yè)知識的電子檔案存儲安全人員依舊缺乏。

（三）檔案管理效率低下

檔案管理工作，需要由工作人員對其進行有序的管理，包括資料文書的分類、收納等工作。為了方便人們進行查閱，管理工作人員需要不斷地投入精力，完成各種收集、分類歸檔、錄入工作。這不僅給工作人員增加了工作量，也不符合經(jīng)濟效益。

如果不能采取相關(guān)的措施，在信息量爆炸的現(xiàn)在，不僅不能提高檔案管理工作的效率，也會降低整體管理的水平，使工作節(jié)奏無法跟上時代進步的步伐，工作管理推進不斷受到制約。此外，檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)脫節(jié)，導致檔案管理工作也缺乏科學的信息化管理手段。雖然也有些部門對檔案管理進行了基礎(chǔ)設施建設配備，但是實際運用時，依舊是簡單的目錄管理系統(tǒng)，缺乏整體的聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)接口，導致檔案收集、搜索和對數(shù)據(jù)庫的有效利用，檔案資料的歸檔模式煩瑣，既不能滿足多元化的檔案管理需求，也降低了檔案管理效率。同時，各個部門的信息資料庫獨立，沒有形成共享。

三、檔案管理工作的創(chuàng)新探究

（一）構(gòu)建完備的管理體系

在信息時代和大數(shù)據(jù)的背景下，進行檔案管理工作的信息化改造是時代的趨勢和必然。檔案管理工作，首要任務是收集文獻資料，對其進行分類與歸檔，通過把紙質(zhì)資源變成數(shù)字信息資源，做好信息化的檔案管理服務。

檔案管理部門還應做好軟硬件配套設施的配置、改造和升級工作，堅持對現(xiàn)有技術(shù)進行改造，引入先進技術(shù)，為檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展奠定基礎(chǔ)，提供支持。

一般是根據(jù)檔案資料的內(nèi)容進行分類歸檔，同時也需要兼顧檔案查詢使用用戶的需求、使用習慣、關(guān)鍵字搜索情況，從而建立檔案數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)。

在構(gòu)建自身系統(tǒng)服務的基礎(chǔ)上，組織各部門、二級學院進行跨部門合作，由辦公系統(tǒng)接口，直接導入各單位、部門的檔案資源，建立檔案資源共享平臺，通過導入資源，加強合作共享，為用戶提供更加便捷的收集、整理、查詢途徑，提升公共服務的水平，提高服務效率。

引入管理工作的評價體系，不僅可以通過評價體系接受這種外在的監(jiān)督，從而發(fā)現(xiàn)自身的問題，及時做好改進工作，還可以加強與用戶的交流互動，在交流中，挖掘用戶真正的需求，推動檔案信息化管理體系進入更深層次的改造。檔案管理工作，除了提供服務，還需要收集最新的行業(yè)信息，結(jié)合自身改造的經(jīng)驗，為管理層決策提供依據(jù)。

檔案管理工作需要與辦公自動化系統(tǒng)進行合作，因為檔案管理工作屬于社會性服務，非營利性質(zhì)的服務，這就需要辦公自動化系統(tǒng)的支持，開展各種收集活動，推廣檔案管理，讓更多的人了解到這個工作，認識到這工作真正的意義和價值。人們也可以通過參與收集，真正感受到檔案中那些歷史文化的魅力。

新時代的檔案管理工作，不僅是對現(xiàn)有信息資源的梳理，也需要建立有特點的檔案管理工作，即根據(jù)所在地的特色和文化，建設有地方特色的檔案管理。

（二）提升管理人員的水平

要提升管理人員的水平，首先要讓管理人員明白檔案管理工作真正的意義和價值，讓其明白檔案管理工作不僅是資料整理歸檔的工作，還是通過規(guī)整這些檔案資料，保護歷史文化。讓工作人員真正意識到，檔案資料是文化價值所在，才能鼓勵他們樹立正確的檔案工作意識。

在招聘過程中應盡量選擇從檔案管理專業(yè)畢業(yè)，或者多年從事管理工作的人員，同時，這些人員還需要掌握一定的信息技術(shù)能力，方便后期進行在職培養(yǎng)。此外，針對已經(jīng)在崗的管理人員，需要他們提高自身的技術(shù)技能，參加專業(yè)知識培訓，提高檔案歸類的能力，加強檔案信息化管理水平，在平時的管理工作中，運用現(xiàn)代化管理技術(shù)，使檔案資料發(fā)揮作用。

（三）注意檔案信息的安全

除了需要安排專職檔案管理人員從事信息化管理工作，還要不斷加強網(wǎng)絡信息安全意識。首先需要定期做好本地備份，防止原始資料被惡意篡改、損壞和丟失。同時對用戶權(quán)限進行控制，需要驗證用戶登錄的信息，限制訪問和閱讀權(quán)限。其次需要更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，加強防火墻，安裝補丁，提升系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，減少外來攻擊的可能。采用密鑰、數(shù)字簽名等手段，加強安防保護。

四、結(jié)語

檔案的利用要不斷滿足人們對檔案和學校公開信息的需求，提供“廣、快、精、準”的檔案服務，發(fā)揮檔案存憑、留史、育人的獨特作用，保障查檔效率和服務質(zhì)量，對社會的發(fā)展十分重要，是社會文化建設的重要組成部分之一。隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作只會對社會大眾的作用越來越大，即使現(xiàn)在還存在諸多不足之處，但是隨著不斷地進行改進，提高工作效率，終會更好地為社會服務，推動文化建設發(fā)展。而作為檔案管理人員，也需要不斷創(chuàng)新，將管理理念與新時代需求進行匹配，充分運用自身的管理知識，配合信息化技術(shù)手段，將檔案管理工作的價值和作用發(fā)揮出來。

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（作者簡介：杜小平，女，本科，四川大學錦城學院，館員，研究方向：檔案）

（責任編輯 劉冬楊）