檔案社會化服務的社會取向

摘要：服務范圍從本單位擴大至全社會，是檔案社會化服務區別于一般檔案室、檔案館服務的重要特點之一。傳統形式的檔案服務主要基于單位內部，如單位檔案室、企業檔案館等，負責收集、保管機構內部產生的檔案，僅面向機構內部進行服務。而檔案社會化服務不同于一般的檔案服務，它超越了機構內部，面向社會不同行業、不同領域提供服務。服務面的擴大，對檔案社會化服務機構和人員提出了更高的要求，他們要具備更全面的專業知識，了解不同行業檔案工作特點，有針對性地提供服務。

關鍵詞：檔案 社會化 服務 社會取向

一、基于社會分工的檔案服務

所謂社會分工是指，超越一個經濟單位的社會范圍內的生產分工。也就是說，不再是局限于某個企業或行政區域內的分工，而是指全社會范圍內的社會分工。基于社會分工而產生的檔案社會化服務主要存在以下特點。

第一，服務工作效率大幅提高。檔案社會化服務是遵循社會發展、專業分工的原則而產生的，這種分工的有利之處在于集中了優勢資源，包括人力資源、物質資源等，極大地縮短了勞動時間，提高了勞動效率。

第二，推動產業結構的演進。整個社會經濟是由不同產業相互作用而推動發展的。社會分工的逐漸細化，推動檔案社會化服務等新興服務業產生，促進產業結構的變化與調整，社會資源得到更加充分的利用。現代服務業的蓬勃發展，促進了產業結構由低級到高級，由失衡到基本合理的演進，推動社會經濟更好更快地增長。

二、體現規模效益的檔案服務

（一）降低企事業單位管理成本，保障文件檔案管理質量

1.降低企事業單位交易成本

具體說來，一方面，企事業單位選擇檔案社會化服務，可精簡組織內部的文件檔案管理部門，節約人力成本、管理成本，降低內部交易費用;另一方面，通過檔案社會化服務獲取產品及服務的費用更加低廉，從而降低了企業的外部交易成本。

2.獲取優勢資源，提高文件檔案管理質量

資源是企業競爭中不可或缺的重要因素，企業應將主要精力放在爭奪有利于鞏固其市場地位的核心資源上。以量子偉業為例，其為東方航空公司成功打造的符合公司需求的檔案信息化管理平臺。東方航空公司成立至今，檔案數量大、種類多，傳統的管理模式已無法適應信息的爆炸式增長，各類檔案無法及時、規范收集、管理和利用，工作效率低下。鑒于此，該公司選擇與量子偉業進行合作，量子偉業利用其專業技術上的優勢，完成了東航電子檔案管理系統項目，實現了利用信息化平臺對檔案進行規范收集、高效管理。該案例的成功，幫助東航公司利用檔案社會化服務彌補其在檔案管理領域上的不足，提高了管理水平和質量。

3.增強企業核心競爭力，提高企業績效

所謂企業核心競爭力是指企業開發獨特產品、發展獨特技術和發展獨特營銷手段的能力，是能使企業保持持續競爭優勢的能力。企業在核心競爭力上的投資能產生較大的拉動和放大作用，遠遠超過在非核心競爭力上的投資收益。正因如此，企業會將有限的資源投入到具有核心競爭力的業務上，而將非核心的支持輔助性業務外包給服務機構來完成。檔案社會化服務就擔負了減輕企業負擔、解決企業后顧之憂的使命，以此來提高企業核心競爭力，實現企業績效的最大化。

（二）精簡政府職能，提高政府工作效率

檔案社會化服務機構提供的服務業務內容廣泛，涵蓋了文件管理、數字歸檔、在線備份、安全銷毀、文檔管理咨詢等，并且服務專業性強，服務質量可靠。政府將文件、檔案管理職能以業務流程外包的方式交付給檔案社會化服務機構，一方面符合當前精簡政府職能的時代需求，另一方面也能促進政府轉型，提高政府工作效率和工作有效性。

1.推動政府職能專業化、集中化，提升政府行為有效性

根據《政治學辭典》的解釋，政府職能是指政府的職責和功能。基本職能有兩種：階級統治職能和社會管理職能。具體體現為：指導職能、服務職能、協調職能、監督職能、控制職能、保衛職能。政府職能的具體內容隨著社會的發展而變化。在實際工作中，政府職能是有限的，全能政府是不存在的，政府管得過多、過寬，在一定程度上只會增加行政成本，降低工作質量和效率，不利于其核心職能的發揮。通過服務外包的方式，政府將非核心、非專業的文件檔案管理業務外包出去，專注于核心職能，有助于推動政府職能專業化、集中化，保證政府集中資金和精力辦本職工作。

檔案社會化服務機構在面向政府提供服務時，要立足專業優勢，提供完善的服務產品，推動政府工作效率的提升。紫光慧圖針對政府機關提出了具有針對性的解決方案，其典型的政府客戶包括國家發改委、財政部、國務院國資委以及中共中央直屬機關事務管理局。其為政府客戶提供的服務包括電子文件實時歸檔、基于電子文件保管期限表的自動鑒定、電子文件定期轉錄、實時遷移以及信息安全保障等。通過這一系列服務，可簡化政府電子文件管理流程，保證政府機關將更多精力投入核心業務。

2.推動政府轉型，建設服務型政府

如今，市場在資源配置中的作用逐漸加強。檔案社會化服務作為新興服務業，在拓展市場、提供專業服務的過程中，應釋放國內需求市場的潛力，特別是來自政府的需求。因為政府行為具有較強的市場引導作用，這樣一來，便可成功打開市場、拓展業務。這種政府采購服務的行為，能強有力地促進第三產業發展，推動產業結構的調整和經濟轉型，有助于實現政府轉型，建設服務型政府。

當前，國內檔案社會化服務發展較快的企業都將政府作為重要客戶。如量子偉業的政府機關客戶包括廣州市委辦公廳、蘇州市地方稅務局以及各地市檔案局等。它正是借助政府拓寬市場，增強企業競爭力，同時也推動當地政府職能的轉變。政府通過服務產品采購，培育第三產業發展潛力，為經濟建設服務。

三、合乎規則的檔案服務

檔案社會化服務不僅要遵從檔案領域內的規則，同時也要遵從社會化領域內的細化的相關制度規范。具體說來，合乎規則的專業取向要求檔案社會化服務符合三個層次的規則：國際組織規則、國家規則以及行業規則，如此方可實現文件檔案的規則管理和利用。合乎規則的專業取向一方面能規范檔案社會化服務機構自身的工作流程，樹立在行業內的權威性;另一方面能幫助客戶做到合乎規則，優化客戶經營管理流程，實現雙贏。

第一，國際組織規則。在經濟全球化迅速發展的今天，檔案社會化服務需要擁有全球視野，在服務過程中遵從相關國際組織規則，這既是提高服務水平和檔次的客觀要求，又是走向國際化、與世界市場融為一體的必經之路。以建筑標準為例，其要求會員必須遵從《典型建筑代碼與國家防火協會規定》，該標準遵從了“國際建筑官員和代碼管理者協會”制定的《國家建筑標準（修訂版）》以及國際建筑官員大會和國際南部建筑代碼大會制定的標準。

第二，國家規則。毋庸置疑，遵從國家規則是維護市場秩序、規范經營行為、杜絕惡性競爭的有效途徑。檔案社會化服務既要遵從國家檔案領域內的規則，也要遵從針對檔案社會化服務的具體規定。相對于國外較完善的規則監管體系而言，我國從規則上對檔案社會化服務實踐予以規范的進程相對比較緩慢。在全國范圍內，至今尚未有完整、健全的規則體系，但地方上相關立法已逐步展開，取得了一定成果，不過內容主要局限在經營范圍和接受資質認定以及檔案行政機關監督等方面，如《上海市檔案條例》《黑龍江省檔案管理條例》等。已有的規則條例中，條款寬泛，內容不詳盡，可操作性有所欠缺。因此，目前檔案社會化服務在規則取向上不僅要遵守現有的制度規范，同時要通過實踐促進相關規則建設，為未來完善的規則框架出謀劃策。

第三，行業規則。這里的行業規則包括兩層含義：一是檔案社會化服務行業的行業規則;二是檔案社會化服務客戶所在的行業規則，檔案社會化服務機構在服務過程中要遵從以上兩方面的行業規則。

我國檔案社會化服務行業的發展還很不完善，尚未建立專門的行業協會，在規則以及行業標準建設方面較滯后。而在國外，檔案社會化服務行業以及相關規章制度已有相對健全的機制。例如PRISM就是商業性文件中心行業的非營利協會，盡管它并非標準制定機構，卻為會員搜羅了行業領域內相關的規則，供會員參考和遵循。具體的規則包括防火與建筑規范、政府特殊檔案存儲要求、《薩班斯——奧克斯利法案》等。

檔案社會化服務的服務對象涉及醫療保健、金融、規則、能源、零售、音像等眾多領域，因此在遵從檔案領域內相關規則外，還要遵從客戶所屬行業的行業規則，保證其工作的規則、有序。以GRM為例，作為目前國際領先的商業性文件中心，也是我國檔案社會化服務的行業榜樣，其在合規性方面，不僅嚴格遵守相關行業標準，并且根據工作實際建立并完善行業標準，對文件檔案管理標準體系的建設工作做出了一定貢獻。例如，該公司經審核達到了2012年支付卡行業數據安全標準（PCI），加入了PCI安全標準委員會，成為合規的一級服務提供商，為成千上萬的客戶提供信用卡數據保障服務。可見它在提供合規服務方面的表現較優異。

總而言之，合乎規則服務的優勢在于既可保證服務符規則律、技術規范或其他專業準則，符合社會需要;又可吸引消費者，獲得客戶認可和信賴。在合乎規則的專業取向中，規則是開展一切服務的基礎，合規是指導檔案服務科學發展的重要理念。

參考文獻：

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[2]崔紅.談談檔案價值的形成及其實現規律[J].蘭臺世界，2014（S2）：63-64.

（作者簡介：凌佳慧，女，本科，江蘇省南通衛生高等職業技術學校，助理館員，研究方向：檔案）

（責任編輯 劉冬楊）