高校財務“報銷難”的情況簡析

宋克茜 王秀婷

0 引言

近年來，高校財務進行了較大變革，2019年全面實行新政府會計制度推動了高校財務報銷模式發展進程，加之電子票據的普遍應用，光學字符識別程序的快速發展，為各類發票的電子信息來智能采集提供可能。但是，影響高校財務報銷模式變革步伐的主要原因仍是“報銷難”的問題。“報銷難”的成因不僅僅是制度、信息化水平等原因，更大的原因是信息的不對稱、部門之間的業務合作效率低等，下面就從財務核算人員的視角分析“報銷難”的原因，并提出合理建議。

1 目前高校財務“報銷難”的原因

1.1 信息不對稱

信息不對稱是導致高校報銷難的主要原因之一，主要體現在前臺財務人員與報銷人員掌握信息不對稱。

（1）高校財務人員輪崗快、制度更新快、部分人員經驗不足；報銷高峰期間，高校財務報銷窗口人員不足。根據會計制度的要求，財務人員需要定期輪崗，通常情況，有經驗的前臺報銷人員輪崗后會做預算、財務分析等工作，再回到前臺時高校財務制度規定、簽批流程甚至高校財務制度等已經變革，回到報銷崗位需要大量時間重新學習。一部分前臺報銷人員是新手，由于高校財務報銷業務細致復雜，他們需要很長一段時間才能熟練勝任高校財務報銷工作，在此期間，工作效率不高。另外，高校財務報銷高峰期，工作量倍增，面臨高強度、高精度的報銷環境，需要加班加點，多數高校財務報銷窗口人員不足，頻繁地手工審核報銷單和錄入記賬憑證導致賬務錯誤率高，在此期間，高校財務前臺會計人員忙于窗口業務，沒有時間兼顧報銷的電話咨詢、窗口咨詢等業務，影響報銷人員對財務服務的滿意度。

（2）報銷人經驗少，對高校財務制度了解不足。一是老師委托經辦人報銷造成信息傳達不準確，由于經辦人對經費使用范圍、經費支出情況等信息知之甚少，報銷時出現“一問三不知”的情況，致使一項經濟業務反復跑腿，降低了高校財務報銷效率。二是報銷人員對本校報銷信息的更新不夠敏感，造成新制度已經執行很久，一些老師仍按照舊制度的規定來報銷的情況；加之有時報銷人員對文件的理解有偏差，使報銷工作出現分歧，降低財務報銷效率。三是文件的出臺時間和執行時間與高校財務實際執行時間不對稱。文件的執行需在高校財務部門收到文件后，財務人員進行學習、分析，根據本校的財務情況制定出執行方案，執行方案出臺后，高校需要自行制定文件執行時間并通知各部門、學院，一些重大事項需要經主管校長或校財經工作小組開會研究通過才能執行，這使得文件的出臺與學校的是實際實行有一段時間差。

1.2 需要與其他部門配合業務效率低

（1）科研經費、學科經費、人才經費等需要其他部門簽批管理的經費

跨部門管理的經費，部門之間信息不共享，課題組成員工作壓力大。由主管部門、財務部門及經費負責人共同管理的課題經費，面臨著部門之間獨立性強、信息不共享，出現同一經費的預算、支出、結題等環節不夠連貫，課題組成員工作量大，工作效率低等問題。各部門業務系統相互獨立，不能夠有效提取交叉數據。例如，財務系統與科研管理系統相對獨立，數據不能實時共享，對賬人員需要將系統數據導出進行核對，不同系統的數據口徑不同、計量方式的不同，增加了核對人員的工作量，降低了工作效率。科研經費預算調整，需要通過科研部門填寫預算調整表，到相應學院、部門簽批，再提交科研部門及財務部門，若能夠實現多部門相關業務信息共享，財務部門可直接提取科研部門審核并非確定的數據，減少課題組成員的工作量。

各部門管理的經費審批額度不同。例如科研經費單張發票★★★元需要科研處簽批、學科經費單張發票★★★元需要研究生院簽批、人才經費單張發票★★★元需要人事處簽批，而這些金額并不相等，報銷人員經常記混，到財務報銷時經財務核算人員提醒再去補充簽批手續；同時，也不利于財務核算人員記憶，財務核算人員未及時提醒簽批金額，會導致簽批流程不齊全報銷，后續補簽也需報銷人反復跑腿[11。

（2）政府采購、固定資產、工程項目等購買需在其他部門辦理繁雜手續的報銷項目

政府采購、固定資產、工程等經濟事項，需要通過政府采購部門、審計部門、資產管理部門等辦理繁雜的手續再到財務部門報銷，一個環節有瑕疵，整個流程都會滯后，很多業務將近年末才將手續辦理完成，這也是年末財務業務多的原因之一。

制度的不斷更新為高校財務報銷帶來新的挑戰。近年來，購買辦公用品的政府制定的網上商城在高校普遍應用，資產管理部門增加 了低值耐用品的錄入與審批工作，政府會計制度改革要求固定資產計提折舊等制度的變革[2]，報銷時需要財務部門配合，在原有業務基礎上增加了業務量，增加報銷所需附件，同時也為高校財務部門與資產管理部門的業務配合增加了難度。

新的矛盾不斷產生，許多采購商城的付款金額有隨機減免、紅包抵值現象，發票金額比實際付款金額多，而錄入固定資產的人員默認以發票金額錄入系統，而財務賬中以實際支付金額錄入，這導致同一固定資產在固定資產系統與財務系統的金額不同，是新的矛盾所在。

1.3 大數據時代信息化迅速發展對高校財務報銷帶來的沖擊

大數據時代的到來也推動各行業信息化迅速發展，高校財務也在時代洪流的推動下不斷推陳出新，與時俱進，尋找自我革新的突破口，緊跟信息化迅速發展的步伐。下面就列出幾點大數據時代信息化的飛速發展對高校財務報銷業務的影響。

（1）電子票據的誕生給高校財務報銷帶來的影響。電子發票、收據的誕生，為高校財務報銷的單據審核出了一個難題，高校雖購買先進的軟件輔助財務人員檢查電子發票重復報銷的問題，但對于機器識別不了的二維碼、因經費不足等原因不予報銷時，需要財務人員手動添加、刪除電子發票，流程繁瑣，增加了前臺財務人員工作量。

（2）業務量的增加對高校財務報銷的影響。大數據時代，很多事項變得更加具體，發票的項目更加細致，高校財務報銷所需的附件不斷增加，使得高校財務報銷的業務量大大增加，而原始的會計報銷審核模式報銷效率低，報銷人員和財務人員都覺得“報銷難”。目前，高校財務報銷多數采用排隊叫號報銷和投遞報銷的報銷方式等[3]，這些方法各有利弊，部分高校已經實現部分報銷業務網絡化。

（3）財務系統不完善

財務系統的不完善是阻礙高校財務推進全面信息化建設的重要原因，主要體現在以下幾個方面。一是多數高校財務的信息化人員配置不足，基礎信息設置不完善導致系統的一些功能未能發揮其作用。高校財務信息化快速發展的前提是大量的基礎信息設置，需要既懂高校財務情況又精通信息化操作的綜合性人才。二是現有的財務系統仍有許多漏洞，系統更新時會出現漏洞，并且持續一段時間，不易察覺，財務人員發現后，需要進行補救，加大了工作量、降低了報銷人員對財務人員的滿意度，影響績效。三是目前的高校財務系統相對孤立，不能與OA系統、科研系統、固定資產管理系統等進行有效的數據對接，降低了數據輸出效率。

1.4 預算執行難

財政撥付款項支出中，財政撥款項與財政專戶管理資金（原非稅回撥資金）支出時，需要國庫錄入人員掌握該經濟分類的財政撥款經費是否使用完畢，并且每個經濟分類的財政撥款是否使用完畢都需要前臺財務人員單獨記憶，會計人員不能從賬務系統中實時提取國庫系統中的各款項余額，為保證嚴格執行預算，待國庫錄入人員告知后需要會計核算人員對賬務進行調整，增加了會計核算的工作量，也降低了財務人員的工作效率。

2 改善高校財務“報銷難”的建議

2.1 核算人員勤學習，報銷人員多思考

提升財務人員專業素養，勤學習、多交流。高校財務部門應經常組織財務人員進行財經業務學習，及時了解新的制度，定期鞏固基礎業務，使財務人員對每個崗位的業務都有所了解，輪崗時可輕松勝任新的崗位，報銷高峰期可借用其他科室骨干人員協助前臺財務人員完成報銷工作。高校財務人員內部需要經常交流經驗、探討難點業務，對易產生歧義的環節及時形成統一口徑，避免不同窗口報銷時出現爭議。

建立標準化報銷流程，及時宣傳財務報銷制度。高校財務人員可以根據現行文件規定，結合高效實際情況，參照經濟分類、經費類別等因素逐條分析梳理報銷所需附件及簽批手續，繁雜的業務流程可適當簡化，建立具體、統一的報銷流程，使報銷的每一項經濟業務都有章可循、有據可依、通俗易懂。加強宣傳力度，更加具體地、細致地、及實地將制度更新分享到財務網站、微信平臺等手機平臺，以便老師及時收到消息，及時作出報銷調整。新的制度執行及改革過程中，與相應部門約定一個試用期，經過一段時間的經驗教訓總結，解決了多數使用時出現的問題后再全面推廣使用，使財務人員能夠從容應對改革及創新，也提高財務人員工作效率。財務人員可要求報銷人將每一張發票的稅務局查詢結果打印出來，作為報銷附件，保證了發票的真實性。規范報銷人員的電子發票打印格式、簽批位置，打印的清晰度等，先確認經費卡是否有足夠余額避免電子發票先錄入后刪除情況發生。

建議各學院、部門設置財務秘書。財務秘書崗位的設置大大減少了財務部門的人流量，也方便老師們報銷，提高財務人員與報銷人員的報銷效率。由財務秘書了解、研究財務制度，報銷前確認材料準備充分、簽批流程完整、經費信息無誤，會計初審的不合格票據減少，提高了財務報銷的效率，同時避免反復跑的情況發生。

合理安排報銷時間。建議師生不積攢發票，在經濟業務發生時盡快報銷，合理安排報銷時間，以免在年末集中報銷時碰到排隊時間長、報銷等待時間長的情況。例如科研經費，可以集中在年初、年中報銷；年末財政要收回的款項建議盡早報銷；差旅費、出租車票、勞務費等經濟事項建議發生后及時報銷等。總之，合理安排報銷時間不僅可以均衡財務報銷人員業務量，減少年末報銷的壓力，而且可以提高年末財務報銷的效率及準確率。大型的政府采購項目、工程項目鼓勵早做預算，盡早辦理前期手續，避免在年末報銷高峰期報銷，也避免因匯率、稅費等手續不完全將報銷繼續向以后年度推遲。

2.2 加強溝通，優化系統

做好各部門之間的溝通工作，建立部門之間相關業務信息共享體系，實現交叉業務數據共享，方便統一數據輸出口徑，保證各部門之間的經濟業務的完整性、統一性、真實性，提高部門之間的合作效率。高校引進VPN遠程技術，實現財務、科研等系統的融合使用，方便各部門之間交叉數據的便捷提取。財務部門可與各部門協商，實現不同部門管理的各項經費簽批額度統一，方便報銷人和財務核算人員的工作，提高工作效率，實現高校財務管理的統一化。

高校財務部門需要引進信息化人才，提高現有財務人員信息化水平，重點培養財務人員中信息化技術強的人才。及時更新財務系統，優化財務核算系統和預算系統、國庫系統的對接功能，實現財政撥款與非稅回撥科目能夠自動生成，財務系統中能夠實時看到國庫系統中各指標文的剩余金額，一項款項花完時系統自動提醒，提高財務預算的執行率，提高高校財務報銷的效率。設置專門的財務系統管理員，在保證信息安全的情況下，實現部分財務信息與校園辦公系統、資產管理系統等相關系統的有效數據對接，實現數據輕松提取，減少人工導數據的工作，提升部門間的工作效率。

高校財務需加大與資金投入，以智能化報銷為依托，規范高校財務報銷程序、優化高校財務支出流程、完善高校財務信息化報銷體系、合理分類各項業務、引進先進的信息系統、提高高校財務人員專業水平、充分利用電子成像系統，實現發票簽批、財務審核、憑證生成等流程實現網絡化，盡早實現高校財務資金網上審批、財務票據網上審批、會計憑證自動生成、紙質憑證電子化等目標，強化高校財務的審核功能，利用信息化手段提高財務報銷效率，完成高校財務報銷全面網絡化，早日實現老師足不出戶順利報銷，促進報銷人及財務人員的合作共贏。

總之，解決“報銷難”的問題是高校財務模式轉變的第一步，也是高校財務信息化高速發展的基礎，這需要高校財務人員的正確引領和報銷人員、相關部門人員的積極配合。