科研單位搞好檔案數(shù)字化建設的思考與實踐

文| 黃艷彤

科研單位搞好檔案數(shù)字化建設的重要性

科研單位檔案的整理和管理在較多檔案管理工作中屬于比較復雜的一項，檔案數(shù)字化就是利用新型技術縮短檔案整理的時間，并且可以節(jié)省一些中間人工，從而工作效率也會提升（圖1）。在這樣的工作流程當中，哪怕是涉及內(nèi)容非常廣的科研成果形成的檔案，也可以省下很多人工處理的時間。將這些信息量較大的檔案在數(shù)據(jù)庫中保存，有需要的時候可以進行反復的查看，這樣一個紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案的過程，不光可以提升科研檔案工作的服務質(zhì)量和水平，還可以將很多科研活動的工作效率也進行提升。

圖1

加強科研單位檔案數(shù)字化建設的措施

（1）將數(shù)字化檔案建設標準建立。數(shù)字化檔案的管理和以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有很多不同點，不能夠?qū)鹘y(tǒng)管理標準直接應用到數(shù)字化檔案當中，需要重新建立符合數(shù)字化檔案管理的標準。建立數(shù)字化檔案的標準，其中主要建設的內(nèi)容就是對數(shù)字化檔案的收集、整理、歸檔已查詢等日常的管理。在檔案生成的時候還需要對生成、歸檔的時間進行標注。在這樣具有標準體系的數(shù)字化檔案管理中，不光可以讓投入的人力和財力有效的利用，還可以推動檔案工作的開展和發(fā)展，將一些不必要的流程省略，提升工作人員的工作效率，也為借閱檔案提供更高質(zhì)量的服務。在進行紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中需要嚴格按照相關的制度進行轉(zhuǎn)換，檔案當中別的主題詞要統(tǒng)一，并且檔案中主次主題都需要有相對的指引，這樣可以讓數(shù)字化檔案更加的科學合理，也可以在查閱檔案的時候更加方便快捷。（2）建設數(shù)字化管理的安全防范機制。安全防范主要是對檔案的使用和管理進行一個權(quán)限的限制，也要對這些科研項目的檔案資料進行監(jiān)控。現(xiàn)階段的檔案都在使用數(shù)字化儲存的辦法，對于借閱檔案的人員必須將權(quán)限劃分清楚。如果是保密級別或者是安全級別高的檔案，工作人員需要在必要的情況下將這些檔案進行文件的加密和防泄漏等工作，必須要使用網(wǎng)絡監(jiān)控技術對這些檔案進行實時的監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)問題就追溯源頭找到問題的根本從而防止檔案被泄露和盜取。除此之外還需要定期檢查計算機是否有中病毒或者是黑客攻擊的現(xiàn)象，在日常也要對此進行預防，保證電子數(shù)據(jù)庫的安全防止將科研成果等檔案泄露和丟失。（3）加強檔案工作人員的培訓和設備的投入。想要搞好數(shù)字化檔案的建設，加強工作人員的培訓和設備的投入是建設的基礎，需要硬件和軟件一起投入進去。硬件所說的就是更換檔案工作中所使用的設備，例如計算機等，軟件所說的是，計算機當中的殺毒軟件或者是數(shù)據(jù)庫等。這樣軟件和硬件的強強聯(lián)合，才可以保證數(shù)字化檔案建設順利開展。在這樣的基礎上加強對人員的培訓，讓他們學會使用計算機當中的每一項內(nèi)容，增加檔案工作隊伍的綜合素質(zhì)，從而提升檔案管理的效果和服務的水平。（4）將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫建設。對于電子檔案來說，數(shù)據(jù)庫就相當于之前擺放傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的檔案室，也只有將數(shù)據(jù)庫建設好才可以順利開展檔案數(shù)字化工作。在建設數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的時候需要根據(jù)紙質(zhì)檔案中的編號進行設定，這樣才可以保證檔案的一致性。在建設數(shù)據(jù)庫的時候需要做好以下幾點：第一，對于新收集的數(shù)字化檔案需要及時的進行歸檔處理；第二，對于已經(jīng)保存到數(shù)據(jù)庫的檔案需要定期的查閱維護，將缺少的內(nèi)容補充進去，如果有受損的檔案需要在第一時間進行修復；最后，將已經(jīng)歸到數(shù)據(jù)庫當中的檔案進行分類，讓需要查閱的人員更快捷的查閱，以免耽誤工作進程。在數(shù)據(jù)庫建設之后，工作人員也可以將數(shù)據(jù)庫當中所保存的內(nèi)容使用局域網(wǎng)共享，將這個科研成果和資料及時的共享給所需要的科研人員供他們查看。值得注意的是，在局域網(wǎng)中共享科研數(shù)據(jù)需要保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性，也不要讓不法分子在共享的過程中尋到可以趁機盜取檔案資料的機會。

結(jié)束語

總而言之，在信息技術不斷發(fā)展的今天，科研單位想要得到更好的發(fā)展，建設數(shù)字化檔案是不可缺少的一部分。數(shù)字化檔案不光可以提升檔案工作人員的工作效率還可以更加有效的進行檔案管理，促進數(shù)字化檔案的發(fā)展。