基于“三位一體”構建方法及“7C”寫作原則的實際英語外貿函電撰寫策略淺析

【摘要】在如今的對外貿易領域，英語外貿函電仍是占據主導地位的交流溝通方式，是建立外貿關系、進行外貿商談及促成外貿交易的重要交流手段。本文基于“三位一體”英語外貿函電構建方法對“7C”原則進行深層次分類，細化分析英語外貿函電理論撰寫原則，同時基于實際情景，針對實際英語外貿函電撰寫提出細化的可行性策略分析，分步驟構建實際英語外貿函電撰寫過程。

【關鍵詞】英語外貿函電;“7C”寫作原則;實際情景;策略分析;步驟構建

【作者簡介】王志捷（1998-），男，江蘇南京人，西北農林科技大學外語系，本科。

一、引言

互聯網的飛速發展及即時通訊技術的日趨成熟為貿易全球化提供了堅實的技術支撐;電腦端及移動端即時通訊軟件的井噴式出現為貿易全球化提供了可靠平臺;公司為追求成本最低化及利益最大化大力推進對外貿易常態化，貿易全球化趨勢日漸深入，商務英語亦隨此趨勢而在外貿溝通中扮演著重要角色。

基于長途電話的昂貴費用及耗時性，即時通訊軟件的即時短消息通訊、語音通訊或視頻通訊的功能局限性及非正式性，英語外貿函電依舊是外貿交流中占據主導地位的信息交換方式，其主要形式已基本完成了由紙質英語外貿函電書信向電子英語外貿函電郵件的轉變，其書信結構及內容要求也隨著時代的變遷、技術的更迭及載體的更替發生了變化。近年來，有關英語外貿函電撰寫的理論及原則層出不窮，如通過詞塊理論進一步探究英語外貿函電的語言特性等。本文將“三位一體”構建方法及“7C”寫作原則相結合，綜合細化分析撰寫英語外貿函電應遵循的基本理論規則，并基于理論規則結合實際情景構建撰寫英語外貿函電的基本步驟。

二、分析方法概述

1.“三位一體”英語外貿函電撰寫策略。“三位一體”中的“三位”指代語言、語氣及內容三個層面，基于這三個層面衍生出不同的策略構建方式，即“語言組織策略構建”“語氣表達方式策略構建”與“內容書寫及表達策略構建”。“三位一體”英語外貿函電撰寫策略可與“7C”英語外貿函電撰寫原則相結合，細化分析外貿函電撰寫的理論指導。

2.“7C”英語外貿函電撰寫原則。“7C”英語外貿函電撰寫原則基于著名的Grice及Leech針對商務英語提出的“合作原則”和“禮貌原則”構建。“合作原則”具體包括“質量準側”，“數量準則”“相關準則”及“方式準則”;“禮貌原則”具體包括“得體”“慷慨”“贊譽”“謙遜”“一致”及“同情”六項準則。“7C”原則取7個英文單詞的同一首字母“C”而成，具體指“Consideration”（體諒）、“Courtesy”（禮貌）、“Clarity”（清晰）、“Conciseness”（簡潔）、“Correctness”（準確）、“Concreteness”（具體）、“Completeness”（完整）。

三、實際英語外貿函電撰寫理論規則分析

1.語言組織策略構建。英語外貿函電由于其自身的商務溝通特點而具有語言使用上的獨特性，結合“7C”原則，其獨特性具體體現在“Clarity” “Conciseness” “Correctness”三個方面。

“Clarity”集中體現了函電語言組織及表達過程中絕無歧義及模糊含義的原則。清晰原則避免由于同一文段的不同理解而造成溝通誤解，導致貿易出現偏差。清晰原則集中體現了英語外貿函電撰寫的嚴謹性。“According to the requirement of our customers， we have a general set of standard for the testing results of pesticide residue provided for our suppliers.”這句話無語法及選詞等錯誤，但由于句式結構及不同主體的不同理解方式，所以會產生歧義，即“農殘測定的標準是由客戶提出，作為客戶需求的一部分”還是“由于客戶的需求，我公司制定提出了一系列農殘測定的標準并提供給我公司的供應商”。兩種不同的理解方式中提出農殘測定標準的主體不同，給收信人的理解造成了很大困難。這句話可改為：“Our customers have provided the standard required for our company. Here we enclose this standard for our suppliers reference.”

“Conciseness”集中體現了英語外貿函電語言組織及表達過程中絕無拖沓贅余，突出重點的原則。簡潔原則確保能在最短的時間，通過最精簡的語言表達出信函最核心的意思，避免收信方閱讀時間的增加以及耐心的消磨，進而對雙方關系造成負面影響。“In terms of the anthocyanin content， according to the testing method provided by China Co.， Ltd.， the testing result should be reanalyzed.”這句話無語法及選詞錯誤，但“In terms of”及“according to”引導的兩個非主句造成了整句結構上的冗余，因而增加了收信人的閱讀時間，其需要表述的意思完全可以經過凝練而變得更為簡潔。這句話可改為：“According to the testing method of anthocyanin content provided by China Co.， Ltd.， the testing result should be reanalyzed.” 此外，簡潔原則在實際的外貿函電撰寫中，亦可由指定的外貿函電縮略術語實現，例如FOB、 CIF等。此外，如是日常通信溝通信函，語體嚴肅程度非“Frozen”或“Formal”，這一原則也可由眾多常用的溝通縮略詞實現，例如APSP等。

“Correctness”集中體現了英語外貿函電語言組織及表達過程中杜絕各種形式上的錯誤，確保函電全文正確的原則。另一方面，“Correctness”亦針對英語外貿函電的語體特點進行了要求。依照不同情景，語體由嚴肅到隨意劃分成以下五類：“Frozen” “Formal” “Consultative” “Causal” “Intimate”，根據不同的實際溝通情景，英語外貿函電語體通常為“Frozen”，少部分可有“Formal”或“Consultative”。準確原則是函電語言組織的基礎，任何其他語言組織甚至于語氣及內容構建層面上的原則都需基于準確原則。

2.語氣表達方式策略構建。英語外貿函電基于其自身構建貿易往來關系、進行商務交談或深層次溝通甚至談判等功能，其言語表達中使用的語氣至關重要，對構建及維持雙方的友好關系發揮著不可或缺的作用。結合“7C”原則，其獨特性具體體現在“Courtesy” “Consideration”兩個方面。

“Courtesy”及“Consideration”集中體現了函電語氣表達中尊敬禮貌、體恤對方的原則。禮貌及體諒原則確保函電在意思表達正確清晰、重點突出的基礎上，充分表示寫信方的尊重，體現構建貿易往來的誠意。“For your information， goods are seriously damaged and we shall send you our claim APSP.” 這句話中的“For your information”及“we shall”的表達顯得冰冷而缺乏禮貌，可修改為：“We regret to inform you that goods are seriously damaged and we have to send you our claim APSP.”

3.內容書寫及表達策略構建。英語外貿函電基于其自身貿易溝通交流的目的，其內容組織亦富有自身的獨特特征。結合“7C”原則，其特點體現在“Completeness”及“Concreteness”兩個方面。

“Completeness”集中體現了函電構建的結構及內容完整性。結構完整性很大程度上反映了外貿函電自身獨特的構建特點。通用外貿函電構結構包括14個部分，其中7個為必要部分，7個為非必要部分。14個部分分別為：“Letterhead” “The Reference” “Date” “Inside Address” “Attention Line” “Salutation” “Subject Line” “Body” “Complimentary Close” “Signature” “Enclose” “c.c” “Name Initials” “P.S”。其中，第2、5、11、12、13及14項可根據具體情境增減。內容完整性則確保函電表意完整，未缺漏重點。

“Concreteness”集中體現函電構建具體原則，即可以表述明晰精確到施行細節的內容絕不模糊表述。如“My flight arrives at 3：30 on Wednesday.”這句話應修改為“My flight MU2858 arrives at Nanjing at 3：30 on this Wednesday.”

四、實際英語外貿函電撰寫步驟分析

基于上述函電撰寫策略原則，英語外貿函電撰寫步驟可分為：

1. 通過來信或溝通情景確定撰寫使用語體，基于語體使用不同風格語言詞匯;2. 基于情景確定函電結構，即14個信函部分的取舍;3. 基于自身交流溝通目的，根據上述具體寫作策略原則填充信函具體內容;4. 完成撰寫復讀檢查時，應注意語氣層面下禮貌及體諒原則的要求。

五、結語

結合實際情景下的英語外貿函電撰寫相較于理論研究及紙面撰寫較為復雜。想要完成優質函電撰寫，鍛煉培養優秀的撰寫能力，需要學習者及從業者在掌握基本理論原則的基礎上，不斷在實際情景中磨煉撰寫能力，積累不同情景下的撰寫經驗（很多情況下與理論知識相距甚遠），才有極大可能成為優秀的函電撰寫人。

參考文獻：

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