關于醫院檔案歸檔管理要點的探討

鄭輕舟

摘要：醫院的檔案歸檔管理包含了各種工作內容，如醫院科研檔案、財務檔案以及醫院病患病歷的收集整理、歸納保存等工作，醫院檔案資料不僅見證了醫院的發展歷程，同時也是影響醫院持續建設和發展的關鍵因素。目前來看，有些醫院的檔案歸檔仍存在一些不容忽視的問題，嚴重導致了醫院檔案歸檔分類的工作效率大大降低。針對這一現象，本文結合實際工作，針對醫院檔案歸檔管理工作的要點進行分析和探討，提出幾點相關策略，以便為各位醫院同仁提供參考。

關鍵詞：醫院;檔案歸檔;管理要點

醫院檔案包含了眾多檔案種類，如醫院科研檔案、財務檔案以及醫院病患的病歷、文書檔案等，這些醫院檔案是見證醫院發展歷程的資料信息，同時也為醫院今后發展的戰略決策提供了良好的信息支持[1]。但是目前，仍有一些問題在影響著醫院檔案歸檔工作的順利開展，這些問題導致了醫院檔案歸檔分類管理效率大大的降低，同時在收集和整理醫院文件時還出現了各種不利于醫院發展的情況。因此，醫院要想持續發展，就需要檔案管理工作人員對傳統的檔案歸檔管理工作進行完善，為醫院的發展打下穩固的根基。

一、醫院檔案歸檔管理的現狀及問題

（一）科研檔案，歸檔效率低

每年醫院都會開展大量的醫學科研工作，生產了較多的科研成果，以及學術論文、醫療書籍等資料，當中也包含了例如經國家批準的臨床研究項目等重要檔案資料，這些研究課題普遍都要經歷數年，才能完成從開展研究工作到成功立項，這就導致在研究課題過程中會有數量巨大的研究檔案信息形成。但是，這些課題檔案資料往往都會在科研人員或科研部門的手中進行保存，因此，在對科研檔案進行收集整理時就面臨了困難，大大降低了醫院檔案歸檔分類管理的工作效率。

（二）設備檔案，信息不齊全

醫療設備是醫院資產中最為重要的固定資產。如今，我國的醫療事業正在不斷的迅猛發展，各地醫院為了使自身具備強大的市場競爭力，開始不斷的添置較為先進的醫療設備，這就產生了各種醫療設備購買申請、設備安裝資料、維修養護報告、性能檢測報告等數量較大的醫療設備檔案信息。其次，部分醫療設備管理部門出于種種原因，在設備管理人員對這些檔案進行處理時，并沒有及時把這些設備信息移交給醫院檔案管理部門，就會導致設備檔案信息發生丟失或損壞等各種情況，對醫院檔案歸檔管理工作產生了較大的負面影響[2]。

（三）電子檔案，管理不完善

隨著信息化科技的不斷發展，醫院檔案歸檔管理部門相應的開展了檔案信息化管理，產生了大量的電子檔案。但是由于醫院的檔案管理部門仍有一部分年齡較大的管理工作人員，對信息化管理技術掌握不夠熟料，以及受到傳統檔案模式的影響，導致了對檔案“重紙質，輕電子”的情況發生。同時，由于醫院對檔案歸檔管理制度不完善，從而忽視了醫院內部傳閱的表格、公文等電子檔案信息，甚至還有一部分地方醫院并沒有開設專門的檔案歸檔管理部門。

二、醫院檔案歸檔管理的重要性

（一）提升醫院管理效率

在醫院長久的發展歷程中，檔案歸檔管理是極其重要的工作環節之一，醫院檔案歸檔管理包含了醫院各種檔案資料，如：人力資源、設備檔案等[3]。其中，占據重要地位的是人力資源，這是醫院保證持續發展的重要核心;設備檔案是記錄醫院設備買賣、維護、使用情況的有效管理憑證;而患者檔案直接影響著醫護人員與患者間的關系。有效的開展檔案歸檔管理工作，是保障醫院綜合能力得以有效提升的重要基礎，通過檔案歸檔管理工作，實現醫院健康、持續發展目標。

（二）進一步實現醫院正規發展

基于醫院的長期發展歷程來看，醫院性質與社會企業有異曲同工之處。因此，醫院為了實時掌握經濟發展狀況，實現利益最大化，也涉及了大量的財務審計、信息資料等。檔案歸檔能夠在醫院開展相關工作時，提供有利的基礎數據信息，為醫院的發展戰略策劃給予支持，以此實現醫院正規化發展。因此，開展醫院檔案歸檔管理工作時，全體醫護人員需嚴格遵守相關管理制度，這將有效避免醫護人員發生工作失誤情況，并深入挖掘醫院發展過程中的各種問題。

（三）明晰醫院事件發展進程

隨著我國社會的迅猛發展，推動著信息加快傳播速度。近年來，逐漸形成了較為緊張的醫患關系，甚至頻頻發生各種醫患沖突事件，此類情況的發生，對醫院的良性發展來說，是極其嚴重的危害。開展有效的檔案歸案管理工作，是有效避免醫患沖突事件發生的重要途徑，將充分還原事件的本質現象。同時，檔案歸案管理還能在一定程度上維護醫院的基本法律權益，保證全體醫護人員工作安全。例如，醫生與婦幼發生沖突事件時，婦幼資料管理將有效的為相關單位提供事件資料憑證，保證醫院事件的法律實效，保護醫院合法權益。

三、提高醫院檔案歸檔分類管理的效率對策

（一）創新歸檔手段，完善檔案歸檔管理規范

想要使醫院檔案歸檔工作效率得到有效的提高，科學合理的制定檔案管理制度是基礎的前提條件。對檔案歸檔面臨的各種問題及困難，要及時的進行解決，對檔案收集整理、保存利用等各個環節制定較為完善的管理規范制度[4]。例如，對各種科研申請書、科研成果信息、各種合同、學術論文等檔案信息定制各種檔案資料盒，進行統一存放，還要對各種檔案資料盒制作清晰的檔案目錄，方便日后的借閱查找。另外，醫院還要將歸檔管理工作分配給每一位管理人員，讓他們充分的了解到自身的崗位職責，以此來提高醫院檔案歸檔分類的管理工作效率。

醫院的檔案部門還要對本院當前的科研實際水平進行充分的分析，并以此分析結果作為基礎，結合現代化管理理念，勇于創新、完善檔案歸檔管理方法。積極開展科研成果數字信息化管理方式，促使檔案信息查閱更加便捷、更加精準。同時，使檔案歸檔分類管理從根本意義上實現規范化、現代智能化標準，徹底發揮醫院檔案的價值。

（二）開展管理培訓，提升檔案歸檔分類效率

醫院領導層要對本院的具體情況進行實時研究和分析，對現有的檔案管理部門的工作人員開展相應的培訓和學習，使他們擁有更先進的檔案管理理念，促使管理人員能夠更加科學合理的對檔案進行收集歸納、整理保存。另外，醫院在對檔案部門工作人員，以及醫務人員開展業務培訓學習時，還可以聘請專業的檔案信息化管理技術人員，結合醫院不同的檔案資料，將系統化的檔案存檔標準傳授給被培訓人員，幫助他們形成良好的歸檔意識理念，促使檔案歸檔質量有效提高。

（三）制定獎懲制度，促使管理人員工作積極

為了使醫院檔案歸檔管理人員提高自主工作性，就需要對他們的工作動機進行徹底的激發，充分調動他們的工作積極性。醫院管理者可以定期針對檔案歸檔工作開展一些評優活動，對檔案歸檔工作中表現優異并且能夠認真對待工作崗位、謹遵崗位職責的管理人員給予物質獎勵或精神獎勵，另外還可以將這些評優結果作為他們晉升的考核依據。

醫院還可以在科研項目開啟之后，從科研經費中預留出部分資金，當作是科研人員的檔案歸檔保證金，促使在科研項目結束之后，科研項目小組能夠主動移交所有科研資料信息，幫助科研檔案歸檔工作能夠順利完成，否則保證金將不予歸還。通過提高醫院所有醫務人員的檔案歸檔意識，完善檔案歸檔獎懲制度，不僅能以最快的速度完成檔案資源信息的歸檔分類工作，同時還能對所有醫務人員帶來緊迫感，使他們能夠對醫院檔案歸檔的重要性有足夠的認識[5]。

（四）規范管理制度，建設信息化的管理平臺

通過上述的文章內容可以看出，運用傳統的紙質檔案歸檔模式對醫院檔案進行管理，會大大降低醫院檔案歸檔分類的工作效率，同時還會對檔案資料信息的精準性帶來較為嚴重的影響。近年來，隨著迅猛發展的互聯網科技，醫院的檔案歸檔管理工作也務必要緊跟大數據時代的腳步，對管理模式不斷創新。首先，醫院要加大檔案信息化管理的建設力度，投入資金購買計算機、打印機、掃描儀等先進科技設備;其次，聘請專業信息技術人員針對醫院的具體情況設計檔案信息化管理軟件系統，使管理人員在操作軟件時更加系統化，確保在調閱檔案信息時準確率更高，調取速度更快。

首先，醫院在建設檔案信息化管理軟件系統時，還要對檔案部門的管理人員進行技術培訓，要求廣大的檔案管理人員轉變自身的工作理念，摒棄傳統的紙質檔案歸檔模式，使檔案信息化管理軟件系統充分發揮其實質效用。其次，醫院還要規范檔案信息化管理制度，做到對收集來的檔案進行數字轉換時不漏記，認真對待每一項檔案數據[6]。最后，醫院還要加強檔案管理人員的法律意識，做到不利用自身的職務便利，竊取或泄露科研成果、病患信息等資料，做到在檔案管理室不進食、不吸煙、無明火，促使管理人員提高個人的綜合修養，更好的為提高醫院檔案歸檔分類的管理工作效率做出努力。

四、結語

綜上所述，在醫院的整體管理工作中，檔案歸檔管理是極其重要的關鍵管理環節，醫院的檔案歸檔管理人員要充分了解自己的崗位職責，努力做好自己的本職工作。醫院要想持續發展，就必須正確的認識到檔案歸檔管理工作的重要性，利用各種管理手段來提高醫院檔案歸檔分類管理的工作效率，幫助醫院能夠穩定、良性的不斷前進。

參考文獻

[1]李瑩.醫院檔案管理的現狀及對策[J].科技經濟導刊，2018（18）：182–183.

[2]呂志勇，莫言娟.淺議醫院檔案管理的信息化建設[J].中國衛生標準管理，2018，009（13）：4–6.

[3]王杰.創新醫院檔案管理提高檔案工作水平[J].卷宗，2019，009（04）：61.

[4]朱雪梅.醫院文書檔案管理工作的要點分析題目[J].中國保健營養，2018，028（31）：391–392.

[5]牟琳.淺談醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策[J].卷宗，2018（02）：9.

[6]曾霞.基層醫院文書檔案收集與歸檔工作管理的探討[J].管理觀察，2019（36）：63–64.