企業檔案管理人員必備素質探討

姜小媚

摘要：人事檔案管理是現代企業管理中的重要組成部分。目前，國內企業對于檔案管理日益重視，檔案從業人員素質也日益提升。隨著涉及檔案的各項法律法規日益完善，各類涉及檔案的規范和標準日益體系化，各種高新技術應用于檔案管理，對檔案管理人員的素質要求也日益提升。本文從檔案管理人員的職責出發，分析目前國內檔案管理人員素質現狀，提出了企業檔案管理人員應具備的必要素質。

關鍵詞：檔案管理人員;素質

企業檔案管理人員是對企業檔案進行綜合管理的一線人員，檔案管理人員的素養直接決定了企業人事檔案管理的水平和質量。在正確認知企業檔案管理人員的工作職責基礎上，通過一定的分析，明確檔案管理人員應有的最基本素質（必備素質）或基本能力，對于有效選拔檔案管理工作人員，提高其綜合工作素養有著重要作用。

一、什么是企業檔案管理人員

本文所指企業檔案管理人員，特指在各類公司、廠礦、金融投資機構等企業單位中，負責員工人事檔案的接收、歸檔、轉移、轉接等具體工作的人員。企業人事檔案管理人員的工作特點與政府機關、事業單位、高校、醫院等同類型崗位略有不同。一是部分企業單位（特別是民營企業、外資企業），無人事檔案管理權限，其檔案管理人員的主要工作內容是與人才中心等專業管理機構（或外包機構）對接，不負責具體檔案管理事宜;二是部分企業單位（主要是歷史較久的國營企業），具備人事檔案管理權限，設置有檔案室等專職機構，但是人員往往兼職從事人事檔案管理工作，與政府機關、事業單位等比較，專業程度較差。本文所討論的主要是具備人事檔案管理權限的企業中的人事檔案管理人員的必備素質。

二、企業檔案管理人員的主要工作職能和重要作用

（一）企業檔案管理人員的主要工作職能

一是負責制度建設，協助公司主要領導或直接上級，建立符合各項法律規范的檔案管理制度。二是負責流程建設，根據檔案管理工作實務，結合公司本身實際，從檔案的接收、裝訂整理、檔案查閱等方面，建立公司部門之間、檔案管理部門內部各崗位之間的較為標準化的工作流程。三是負責檔案室的管理，要根據檔案室的建設標準，從軟件和硬件兩個方面入手，低成本高效率建設企業內部的檔案室，有效保管企業內部員工人事檔案。四是負責檔案具體管理工作，包括員工檔案移交、審核檢查、整理統計等，要采用各種統計技術、信息系數和新設備，力求讓企業內部檔案管理，達到規范有序的標準，同時要通過各類檢索手段，讓員工檔案易于調取、提取數據，滿足公司人事決策的具體要求。五是檔案法律管理。檔案涉及個人隱私，檔案管理人員必須在法律范圍內開展檔案管理工作，嚴守《保密法》相關規定，嚴守員工個人隱私，絕不泄密。

（二）檔案管理人員的重要作用

檔案管理工作在企業中有著十分重要的作用。首先，為經營和管理提供詳細的記錄依據。檔案是企業對內部各個方面進行的以文字、數據為主要表現形式的記錄資料，這些資料涵蓋范圍相對較廣，幾乎包括了企業各項經營活動的所有過程和細節，這能直接反映企業內部控制和管理行為的具體情況，為經營決策提供真實、詳細的人事數據。其次，檔案管理可以加強企業內部人事管控。通過檔案審核和檔案信息更新，可以鑒別真偽，了解員工一段時期內的工作情況和思想動態，可以為企業提供較為明確的人事預警信息。企業也能借助各種檔案信息了解自身內部控制環境情況和內部控制工作情況，根據反映的信息對內部工作進行監督，管理內部工作，根據既定目標和計劃判斷各項任務具體的實施和完成情況，從而為自身各項工作的監督和改進提供重要參考。

然而，檔案管理工作能否卓有成效，關鍵在于管理人員能否充分地發揮應有的作用。要發揮人的作用首先需要提高管理人員的素質和能力，保證工作的進行。因此，回答如何發揮人的作用這個問題的第一個答案是：加強檔案管理人才建設，提高管理人員的水平。

三、目前企業檔案管理人員現狀

企業一切活動都以利潤和效益為先。經過幾十年的發展，企業檔案工作改革取得了很大進展，整體業務水平有了很大提高。但要在信息化背景下適應企業發展需要，企業檔案管理人員隊伍建設有待完善。從企業類型來看，國有企業較為重視人事檔案管理，民營、外資企業較為忽視人事檔案管理。大部分中小企業習慣于采用外包的形式，將人事檔案管理職能交付給各專業機構。在相對規范的大型國有企業中，檔案管理也存在著一些弊端，比如企業檔案管理人員整體素質不高、年齡結構不合理、被邊緣化等。此外，由于檔案工作不屬于生產的前線，檔案管理人員多是在寬松的工作環境中，缺少競爭和約束，導致思想上的松懈。這些狀況直接影響了企業檔案工作的整體推進和發展。企業檔案管理人員除了具備自身崗位職責所要求的專業知識外，還要懂得生產專業知識，并能跟上時代潮流，主動學習信息化、數字化、區塊鏈等對于檔案管理有實際意義的新知識。

四、檔案管理人員必備基礎素質

企業檔案管理人員要遵紀守法，有較強的紀律意識;要參加過相關的專業培訓，能夠較為熟練的處理各類與檔案相關的工作實務，也要掌握必備的計算機和網絡知識，具有各種辦公設備、軟件的操作技能，熟悉公文寫作和各類檔案管理方面的規范和標準，能夠適應因企業發展而產生的新要求。

（一）思想政治素質

人事檔案管理人員必須為中共黨員，這是《檔案法》中明確規定的。由于檔案管理崗位的特殊性，要求檔案管理人員必須有著良好的政治覺悟和素養，具備良好的大局觀;思想品質必須過硬，守紀律懂規矩，絕不違反工作規則。

（二）職業道德素質

人事檔案工作的首要任務就是如實記錄個人的成長歷史，是企業人力管理的重要一環。因此從事人事檔案工作的人員，必須公正無私，實事求是，始終在法律和制度認可的范圍內工作;必須光明磊落，堅持原則，在內心中將檔案管理工作置于非常神圣的地位。

（三）崗位專業素質

檔案管理工作表面看起來并不復雜，也很難用量化的績效去客觀衡量，很多年輕人不愿意學習檔案專業，從事人事檔案工作。但實際上，檔案管理專業自古有之，歷史悠久，檔案學是一門博大精深的學問，自結繩記事開始，檔案管理就已經成為人們日常生活的重要一部分。現代檔案管理是融合了管理學、統計學、圖書情報學等多學科的綜合學科，要求從業人員既要懂得基本的檔案整理、裝訂、編排目錄與保管等操作，也要求從業人員必須具備管理學，計算機等多學科的復合知識。

（四）管理創新素質

檔案人員要具備較強的創新意識，要主動適應靜態檔案走向動態檔案這一轉變，要通過各種新技術和管理信息系統的導入，實現企業內部文字檔案走向數字檔案，不斷提升檔案管理和使用效率，讓檔案管理工作在企業人力資源管理工作中發揮更大的作用。

五、如何不斷提高企業人事檔案管理人員素質

（1）加強檔案管理人員思想政治學習。首先要加強政治學習。組織檔案管理人員通過黨課、支部會和學習強國平臺，認真學習習近平新時代中國特色主義思想，大力提升政治覺悟和理論水平，做到入腦入心，引導檔案從業人員堅持用科學論指導自身工作實踐和學習。其次要認真學習《檔案法》《保密法》等相關法律法規，牢固樹立底線意識，絕不觸碰法律高壓線。同時要加強廉潔文化教育，在檔案管理人員心中筑牢廉潔防線。

（2）堅持“走出去”和“引進來”。企業要經常性的組織檔案管理人員參加檔案局、檔案館組織的專業培訓，學習最新的專業知識和管理規范，不斷提升檔案管理人員的專業知識水平。同時，企業還應聘請檔案管理專業人士、檔案管理水平較高的其他企業人員來做專門講座，傳授工作經驗，不斷提升本企業檔案管理人員的實操水平。要在企業內部建立嚴格的培訓上崗制度，要根據檔案管理人員任職要求，進行內部規范培訓和崗前考核，培訓不認真，考核不合格的人員，堅決拒絕其上崗。

（3）筑巢引鳳，獎優罰劣。要適度提高檔案管理人員待遇，為其提供專業發展通道，廣泛吸引各重點高校相關專業（如檔案學、圖書情報學等）的優秀畢業生投身企業人事檔案管理工作，提高企業引才質量;在企業內部，要根據檔案管理工作的特點，設置有的放矢的考核指標和考核辦法，進行可量化的季度或者年度考核，做到努力工作者給待遇給機會早提拔，工作懈怠不負責任的降職級降薪資早警示，實現能者上，庸者下的良性循環。同時，要在企業內部注意、觀察有從事檔案管理潛質的員工，通過合理的內部崗位調配和培養，將合適的人放到合適的崗位上，實現人崗匹配，人事相宜，全面強化企業內部檔案管理人才隊伍建設。

（4）思維創新，提升效能。信息化和數字化技術是當今企業發展所必須的。檔案管理人員必須從紙質檔案走向信息檔案，必須從整理裝訂走向系統錄入，必須從紙筆操作走向計算機操作，熟練操使用檔案管理信息系統，高效使用各類現代化文檔操作設備，有效使用各類現代統計軟件（如spss）和大數據管理技術，使得檔案信息可以實時為企業、部門的戰略決策、人事決策提供有效支撐，從而讓檔案管理在企業整體發展中發揮更大的參謀作用和決策支持作用。

（5）提升檔案管理人員的認知層次。檔案管理人員同企業其他管理崗位人員一樣，必須具備良好的大局觀和戰略視角。企業檔案管理人員要深入理解所在企業發展戰略，學會將自身崗位工作融入與企業戰略發展的大局，時刻關注內外部環境的變化，時刻注意在人力資源領域發揮企業內部人事檔案管理效能，讓人事檔案管理為企業人力資源提質增效發揮作用，讓企業人事檔案管理在企業戰略發展中發揮應有的基礎性作用。

六、結語

企業，無人則止。任何工作的推進，最終都需要優質人力資源的投入。對于企業人事檔案管理工作而言，只有不斷提升從業人員的基礎素質，才能不斷提升檔案管理水平，進而創新創效，讓檔案管理在企業發展中發揮更大作用。

參考文獻

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