醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的缺陷及對(duì)策

劉志遠(yuǎn)

摘?要：醫(yī)院是保障人們生命健康安全的重要機(jī)構(gòu)，每天都有許多患者進(jìn)行門(mén)診和治療，這就使醫(yī)院的文書(shū)、檔案等資料比較多也比較復(fù)雜，因此就需要進(jìn)行有效的辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案的管理工作。然而在當(dāng)前醫(yī)院進(jìn)行辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的工作中，還存在著一些問(wèn)題，使辦公室文書(shū)的管理變得雜亂，降低了文書(shū)和文書(shū)檔案管理的水平。本文將探討研究醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，分析并提出解決的對(duì)策，希望能夠提高醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的水平，保障醫(yī)院文書(shū)檔案的完整性和有效性，為研究學(xué)者提供幫助與借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院?辦公室文書(shū)?文書(shū)檔案管理?存在問(wèn)題?解決辦法

中圖分類(lèi)號(hào)：G277??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）09-00-01

前言

醫(yī)院的辦公室文書(shū)是醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行信息管理和患者信息記錄的重要工作，而文書(shū)檔案管理也是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成部分，因此醫(yī)院辦公室文書(shū)和文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量直接影響著醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的好壞和患者能否得到及時(shí)、有效地治療。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，人們對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)質(zhì)量有了更高的要求，這也要求我們必須提高醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的能力和水平。

一、醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

1.醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案的重要性

醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理具有重要性的特點(diǎn)。一方面，醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理中的信息中包含關(guān)于醫(yī)院發(fā)展，患者基本信息和重大事件、決定等，對(duì)于醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展建設(shè)具有十分重要的意義;另一方面，醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理中有著患者的病情、治療等信息，并且根據(jù)患者就診的日期，文書(shū)資料的撰寫(xiě)、采集日期等有明確的書(shū)寫(xiě)，對(duì)于患者之后的就診、復(fù)診和治療有著重要的作用，因此醫(yī)院進(jìn)行合理、有效的辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理十分重要。

2.醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的多元化

醫(yī)院在進(jìn)行辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，具有多元化的特點(diǎn)。首先，根據(jù)對(duì)信息收集的方式不同，醫(yī)院的辦公室文書(shū)和文書(shū)檔案可以分為圖片、錄音、影像、文字等，需要進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的存儲(chǔ);其次，是根據(jù)其中記錄的信息內(nèi)容不同，可以分為協(xié)議書(shū)、責(zé)任書(shū)、檢查資料和觀察治療記錄等，對(duì)不同內(nèi)容的文書(shū)與文書(shū)檔案進(jìn)行合理、有效地管理能夠提高管理的水平和效果，促進(jìn)資料查找和歸類(lèi)效率的提升;最后，根據(jù)文書(shū)資料載體的不同，醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理還可以分為紙質(zhì)資料結(jié)合電子資料等。這些不同的類(lèi)別使醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理變得比較復(fù)雜和困難，需要我們進(jìn)行研究分析，找到有效的方法。

二、醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理不重視的問(wèn)題

在進(jìn)行醫(yī)院文書(shū)與文書(shū)檔案管理工作中，出現(xiàn)的最重要的問(wèn)題就是重視性不足的問(wèn)題。首先，是部分醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中不注重辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案的管理，認(rèn)為是否進(jìn)行合理、有效地辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)影響不大，這就導(dǎo)致了醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中檔案混亂，資料查找困難，甚至?xí)霈F(xiàn)文書(shū)檔案資料丟失的情況，影響醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，不能對(duì)患者進(jìn)行及時(shí)、有效地治療，阻礙了醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展;其次，是部分醫(yī)院在市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的條件下，過(guò)分重視業(yè)務(wù)和服務(wù)，對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)和文書(shū)資料的管理看輕，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的能力和水平降低，影響了醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展;最后，部分醫(yī)院的工作人員認(rèn)為檔案管理工作不重要，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展不存在影響，導(dǎo)致其在進(jìn)行醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)資料的管理過(guò)程中更容易出現(xiàn)失誤，使文書(shū)與文書(shū)檔案出現(xiàn)不完整甚至是丟失，影響醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。對(duì)醫(yī)院和患者的信息安全造成嚴(yán)重的不良影響。

2.醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理人才和能力不足的問(wèn)題

醫(yī)院在進(jìn)行辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，存在著辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理人才、能力素質(zhì)不足的問(wèn)題。一方面，目前專(zhuān)業(yè)的醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理人才較少，使醫(yī)院不能招聘到專(zhuān)業(yè)的、能力優(yōu)秀的辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理人才，同時(shí)部分醫(yī)院為了節(jié)約開(kāi)支，提高經(jīng)濟(jì)效益，不設(shè)置專(zhuān)業(yè)的人員或者僅使用較少的人員進(jìn)行辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理工作，使醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的水平和效率下降，出現(xiàn)差錯(cuò)和失誤風(fēng)險(xiǎn)增加;另一方面，是醫(yī)院進(jìn)行辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理工作的人員能力和綜合素質(zhì)不足的問(wèn)題，部分進(jìn)行醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的人員綜合素質(zhì)較低，專(zhuān)業(yè)技能水平較差，使其在進(jìn)行醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中不能合理、有效地對(duì)辦公室文書(shū)進(jìn)行分類(lèi)和存放，降低了工作的效率和質(zhì)量，對(duì)醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展建設(shè)造成了阻礙。

3.醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理體制不健全的問(wèn)題

醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的體制制度不健全是影響管理效果的重要問(wèn)題之一。一方面，醫(yī)院的辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理具有多元化和重要性的特點(diǎn)，管理起來(lái)比較復(fù)雜、困難，如果不建立合理、有效的管理制度，就會(huì)使醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理發(fā)生混亂，出現(xiàn)分類(lèi)不規(guī)范、儲(chǔ)存錯(cuò)誤和文書(shū)檔案信息泄露、丟失等問(wèn)題;另一方面，醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理體制不健全，還會(huì)使醫(yī)院在進(jìn)行辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案的管理工作時(shí)對(duì)關(guān)鍵的、重要的文書(shū)資料沒(méi)有進(jìn)行妥善地保存，加大了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展、患者基本信息造成威脅，同時(shí)在醫(yī)院對(duì)辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案進(jìn)行清理和銷(xiāo)毀中發(fā)生差錯(cuò)，降低辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的效果和水平。

4.醫(yī)院文書(shū)與文書(shū)檔案管理資金不足的問(wèn)題

在醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，資金是制約其發(fā)展的重要原因之一，由于部分醫(yī)院的資金較少，需要容納的患者量較多，使其在進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中沒(méi)有合適的地方設(shè)置辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的場(chǎng)所，對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案的管理造成了阻礙，降低了醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的質(zhì)量和水平。

三、解決醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

1.加強(qiáng)宣傳教育，提高醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的意識(shí)

要解決醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，最重要的就是要提高醫(yī)院對(duì)辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的重視程度。首先，醫(yī)院要加強(qiáng)宣傳和教育，通過(guò)張貼宣傳畫(huà)，發(fā)放知識(shí)手冊(cè)等方式，促進(jìn)全體工作人員提高對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的重視程度，加強(qiáng)管理意識(shí);其次，要通過(guò)開(kāi)展教育和學(xué)習(xí)活動(dòng)等方式，促進(jìn)醫(yī)院非工作人員加深對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)資料管理的了解和掌握，提高對(duì)辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的能力。

2.加強(qiáng)醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和能力水平

提高醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和能力是解決問(wèn)題的重要方法之一。一方面，醫(yī)院可以通過(guò)加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理人員的教育，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核的方式，提高工作人員的綜合素質(zhì)和能力水平，加強(qiáng)醫(yī)院進(jìn)行文書(shū)與文書(shū)檔案管理的能力;另一方面，醫(yī)院可以通過(guò)邀請(qǐng)、聘請(qǐng)辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人才和優(yōu)秀人才進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)傳授和教學(xué)，提高醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理人員的能力水平，促進(jìn)他們工作經(jīng)驗(yàn)和工作技巧的提高，為醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展提供保障。

3.優(yōu)化健全醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理工作的制度

合理、有效的制度是解決醫(yī)院文書(shū)與文書(shū)檔案管理工作問(wèn)題的基礎(chǔ)，因此我們必須健全、優(yōu)化醫(yī)院的辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理的體制。一方面，醫(yī)院可以向其他優(yōu)秀的單位和行業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒，將其有效的辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理資料結(jié)合自己的實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，促進(jìn)醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理制度完善;另一方面，醫(yī)院要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展變化情況，結(jié)合自己的實(shí)際進(jìn)行研究和分析，建立好醫(yī)院辦公室的文書(shū)和文書(shū)檔案管理制度，保障醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)和建設(shè)發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的辦公室和辦公室文書(shū)檔案管理對(duì)醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展具有十分重要的作用，但是在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中還存在著一些問(wèn)題，這就需要我們針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，找到有效的解決辦法，使醫(yī)院能夠正常地經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，為患者提供有力的保障。

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