淺析司法行政工作中數字化檔案管理的運用

陳阿南

摘?要：目的：隨著社會經濟的不斷發展，數字化辦公成了新的辦公趨勢和行政事業的改革路線。我國的司法行政工作也要緊跟時代發展步伐，進行數字化檔案管理變革。但是在實際的改革過程中，現有的司法行政工作中的檔案管理也暴露出管理制度落后，管理模式不匹配和管理壓力過大的問題。本文主要對司法行政工作中的檔案管理和數字化檔案管理進行解析，同時講解數字化檔案管理的具體運用方法。

關鍵詞：司法行政?數字化?檔案管理

中圖分類號：G270.7;D926.1??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

隨著電子信息技術的逐步發展，社會正在逐步地進行轉型。而檔案工作也需要和社會發展相匹配。在新形勢下，檔案管理工作有著新的發展機遇，同時也對檔案工作提出了更高的要求。在新的社會形勢下，如何做好檔案管理工作的數字化，信息化，強化數字化檔案在司法行政工作中的運用效果，反哺司法行政工作，提升整體工作效率。已經成了一個亟待解決的問題。

一、司法行政工作中的檔案管理特征

司法檔案主要是將具有利用價值的訴訟文書和聲像材料進行集中保管。并且現有司法檔案都是在司法機關的活動中形成的。對于司法檔案的特性，主要有以下幾點。一是嚴肅性，司法檔案是對司法過程和司法結果的公正記錄，同時包含了司法人的詳細身份信息。因此，司法檔案也如同司法機關一樣，具有嚴肅性。二是專業性，司法檔案的記錄過程包含了司法人員進行訴訟的全過程，在司法工作的開展中使用也很頻繁。對于其他的司法人員的工作開展具有借鑒作用。三是隱私性，司法檔案中包括了當事人的個人隱私和存在的犯罪行為細節。基于對當事人的基本隱私權利的保護，司法檔案也應該具備一定的保密性和隱私性。正是由于司法檔案的這些特性，導致了司法檔案需要更高要求的檔案管理。現階段司法檔案一般是通過行政司法機關單獨管理。通過強化檔案管理，也可以推動司法行政單位工作效率和工作質量的提升，在新時期的社會發展過程中具有很強的現實意義。

二、數字化檔案管理的內容

數字化檔案管理是伴隨著社會電子信息技術的不斷發展而誕生出來的檔案管理手段。能夠將數據、文本、影像、語音等內容通過數字化處理后，統一存放在具備檢索功能的信息庫中。通過將文本檔案數字化，可以將原有的紙質文件進行資源的整合，通過數據庫可以將大量的司法檔案進行儲存，同時在有查閱需求的時候，只需要進行關鍵詞或日期搜索就能很方便的獲取信息。縮短的原有的查詢步驟，同時節約了人工，提升了整體的工作效率。所以，數字化檔案管理必將成為檔案管理的下一步發展方向。

三、數字化管理的作用

1.提升檔案管理工作效率

數字化管理可以將檔案文件通過數字化處理后存儲，通過系統內部的分類進行歸檔。通過影像文件等方式，更好地還原當時場景，確保了文件內容的真實性。同時，在司法人員需要查閱文件時，可以通過簡單的關鍵詞或時間檢索就可以得出具體文件。極大地提高的司法人員的查詢效率。同時，讓司法檔案能夠實現真正地永久保存，突破了物理材料的限制。使司法文件從文件實體轉化為信息載體。

2.提升檔案的經濟效益

在傳統的檔案管理過程中，由于需要滿足社會大眾對于檔案查詢的需求，因此需要耗費更多的人工和費用來維持檔案管理工作的正常開展，這也導致了司法單位的行政支出成本的增加。而采用數字化檔案管理的方式進行管理，可以有效地降低人力成本和辦公成本。同時也能將原有的檔案存儲空間進行重新規劃。節約了大量的場地使用費用和人力資源費用。整體而言提升了檔案管理的經濟效益。

3.提升了檔案的使用效率

傳統檔案以文本形式進行存儲，由于查找過程復雜，檔案數量過多也造成了司法人員查詢檢索的困難程度，導致很多檔案的使用率過低。而進行數字化的檔案管理模式，可以通過將數字化信息檢索的方式進行檔案的查詢、司法人員只需要在數據庫的搜索引擎中輸入相應的關鍵詞就可以完成所有的有關司法檔案的查閱，大大地提升了司法檔案的使用效率。

四、數字化檔案管理的實際應用

1.建立完善的數字化檔案管理制度

為了促進數字化檔案管理工作的順利開展，首先需要有完善的制度進行行為引導和約束。司法檔案具備特殊性，很多檔案都是不能公開的，需要進行檔案的保密。在進行數字化處理后，需要著重注意檔案的安全性工作，避免出現檔案流出的情況出現。采用多重防火墻聯合多級權限的方式進行安全性保障。對司法檔案文件的錄入、歸檔、儲存、查詢、導出都需要有專門的制度進行行為引導和約束，確保當事人的隱私權。

2.構建良好的硬件支持系統

數字化檔案管理的載體是電子硬件。為了提升數字化管理的綜合能力，首先需要有良好的硬件系統的支持。包括對系統的性能需求，還要求具有高可靠性，保證司法檔案不遺失。同時針對保密性要求，需要對部分數據進行數據隔離。確保數據的安全性。整個系統還需要具備常規的通用接口，在方便進行硬件升級的同時，方便維修。

3.運用子系統滿足不同需求

為了提升司法信息的查詢和處理效率，在原有司法檔案的基礎上可以通過構建不同的子系統來滿足不同部門的使用需求，為司法案件的辦理提供及時有效的查詢渠道。讓案件辦理過程盡量透明化和公開化。通過信息檢索系統，可以幫助辦案人員和司法人員通過關鍵詞和相關性進行檢索，提高了查詢效率的同時，信息的展示也更加全面。

結語

隨著社會經濟的發展，傳統的司法檔案管理系統已經不能滿足司法行政的工作需求了。為了提升工作效率，降低工作成本，必須要進行司法檔案管理的電子化，通過掃描錄入等方式，將紙質檔案等內容儲存到硬盤中。通過專有的信息檢索系統和安全系統，在保證檔案安全的同時提升了工作效率和檔案使用價值。所以，司法行政部門需要及時進行電子化司法檔案制度的改革，進行硬件系統的建設，通過信息庫提高行政效率，降低工作成本。

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