檔案收集整理的重要意義分析與研究

孫博

摘?要：檔案收集整理是檔案管理部門中的一項(xiàng)重要工作，它是大部分檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作的起點(diǎn)，因此，檔案收集整理在社會各部門工作中扮演著重要角色。本文主要從檔案收集整理的重要性、檔案收集整理存在的問題以及解決方案三個方面進(jìn)行重點(diǎn)的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案收集整理?意義?分析與研究

中圖分類號：G272.2??文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

檔案收集整理是對具有價值的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類和整理，將分散的檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，使得后續(xù)查詢等過程可以有序地進(jìn)行。有效的檔案收集和整理有助于促進(jìn)其后續(xù)工作的高效開展。因此如何簡化檔案工作，使得檔案可以快速有效地得到利用，是目前值得關(guān)注的問題。

一、檔案收集整理的重要性

檔案收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案收集的完整與否，它不僅影響其他環(huán)節(jié)工作的進(jìn)行，還會影響到社會各部門對于檔案的利用。而檔案的整理影響的是獲取檔案的高效性，科學(xué)規(guī)范的檔案整理有助于各部門集中統(tǒng)一管理，并且保證各部門檔案資料調(diào)查等工作的有序進(jìn)行。檔案收集整理有利于反映部門的工作歷程，并且能夠從檔案中獲得規(guī)律，使得各個部門可以更有效地進(jìn)行工作。例如人事檔案，它記錄一個人的主要經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治面貌等重要資料，對企業(yè)錄用或者單位選拔等提供參考的依據(jù)，具有全面性、真實(shí)性以及動態(tài)性。很多工作的進(jìn)行都需要檔案的幫助，因此檔案收集和整理具有重要的意義，而如何高效地進(jìn)行檔案收集整理工作是需要各部門相關(guān)人員注重的問題。

二、檔案收集整理過程中存在的問題

隨著信息時代的發(fā)展，社會各個工作部門都很注重檔案收集整理這一環(huán)節(jié)。但由于檔案的數(shù)量過多，一時間無法將紙質(zhì)版的檔案全部更改成計算機(jī)輸入，因此大部分部門的檢索方式仍然采取手工，勞動強(qiáng)度很大，查找效率不僅低，而且可能因?yàn)楣ぷ魅藛T的失誤造成錯漏等問題，使得檔案部門工作效率低。在收集檔案時，由于部分檔案的遺漏等問題，會使得檔案無法完整的收集，最終使得檔案的信息不完整。

許多檔案不只是文章，可能還包括圖紙、相片等重要檔案，這類檔案的收集整理較為煩瑣，因此大部分工作人員都是采用的手工方式，不僅不利于檢索，也不利于保管，無法全面地進(jìn)行檔案收集整理，發(fā)達(dá)的現(xiàn)代科技技術(shù)的應(yīng)用無法落到實(shí)處。

很多管理部門的制度流于表面，檔案管理制度的進(jìn)行不嚴(yán)格，部分檔案沒有及時歸檔的時候，卻沒有采取合適的方案解決，使得檔案丟失等問題的發(fā)生，造成部門的重要損失。有的部門和企業(yè)對檔案管理人員的招聘較為寬松，沒有統(tǒng)一的對檔案工作人員進(jìn)行訓(xùn)練，這類工作人員沒有擁有專業(yè)的檔案整理知識，無法判斷資料的信息，容易使檔案收集和整理時出現(xiàn)混淆，導(dǎo)致檔案工作混亂，破壞了檔案的準(zhǔn)確性和完整性，使得其他部門工作在利用檔案時出現(xiàn)錯誤的情況。

目前也已經(jīng)有很多部門采取電子檔案的方式進(jìn)行統(tǒng)一集中的管理，但是卻常常忽略檔案的保密性，檔案的安全無法得到保證，可能會泄露或者丟失相關(guān)重要信息。

三、解決問題的具體方案

1.建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度

檔案的收集整理是一項(xiàng)很煩瑣的工作，檔案管理部門可以將檔案分類，可以按照時間、類型等進(jìn)行不同的分類，進(jìn)行多樣化的、重疊式的分類，才能使得檔案的收集和整理高效地進(jìn)行。每個工作人員明確自己的工作職責(zé)，不僅要確保檔案收集整理的進(jìn)行，也要確保歸檔工作的進(jìn)行，要嚴(yán)格地進(jìn)行檢查。制定合適的獎懲機(jī)制，使得部門的工作可以和諧有序地進(jìn)行。在檔案交接的環(huán)節(jié)上，要保證人員的統(tǒng)一，使得文檔安全、完整并且利于查詢，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的工作態(tài)度和工作意識。

2.提高工作人員的思想和素質(zhì)

檔案工作人員的專業(yè)知識需要時刻地更新，要定期進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)與考核，提高工作人員的專業(yè)水平，并且需要工作人員對各個部門的工作有一定的了解，才能保證檔案收集和整理工作的進(jìn)行。在招聘工作人員時，要經(jīng)過嚴(yán)格的面試等工作，錄取擁有專業(yè)知識的人才，不斷地更新收集整理的技術(shù)，保持工作人員思想和技術(shù)上與時俱進(jìn)。

3.采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)

很多涉及相關(guān)技術(shù)的資料并且附帶照片等會給檔案的整理帶來一定程度的困難，如果只是采用手工的紙質(zhì)版的收集整理方式，不僅無法有效地管理檔案，還會給檢索時帶來不便。因此需要采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)行信息化的收集整理。利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使得檔案的錄入方便，并且可以使查詢資料時方便，在查找類似的病例或者采取相同的解決方案時有突出的效果，實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理。采用先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)，還有利于保密工作的進(jìn)行，紙質(zhì)版的檔案不利于保密工作的進(jìn)行，而且極容易丟失。采用科學(xué)技術(shù)并且配備相應(yīng)的設(shè)施，可以確保檔案的管理和安全，消除隱患，避免泄露個人信息等造成重大錯誤，不給非法分子可乘之機(jī)。

結(jié)語

檔案收集整理工作的進(jìn)行對于社會各部門和企業(yè)都有很重要的意義，有效的檔案收集和整理，不僅可以降低工作人員的勞動強(qiáng)度，還可以一定程度上提高檔案的利用率。但檔案收集整理需要與時俱進(jìn)，保證檔案完整和安全，加強(qiáng)現(xiàn)代化的建設(shè)，才能為社會提供更好的服務(wù)并且滿足社會各部門的需求。

參考文獻(xiàn)

[1]韓貴林.關(guān)于加強(qiáng)檔案接收進(jìn)館工作的思考[J].蘭臺世界，2019（S2）：42.

[2]唐亞邦.新時代高校干部人事檔案收集整理現(xiàn)狀及策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：174+189.

[3]蒲冬梅.檔案收集整理工作的常見問題及解決對策[J].城建檔案，2019（06）：93-94.

[4]潘璟.信息環(huán)境下檔案管理工作發(fā)展探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2018，15（24）：165+167.