事業單位檔案管理工作的優化路徑探究

于正芒

摘?要：事業單位在我國社會發展中扮演著重要角色，并且隨著時代的發展也產生了越來越多的檔案數據信息，為了保證事業單位相關工作的順利開展，則需要對傳統的檔案管理工作予以優化創新。基于此，本文將主要結合筆者工作經驗，對當前事業單位的檔案管理工作優化路徑進行探究，希望能為相關從業者提供全新工作思路。

關鍵詞：事業單位?檔案管理?優化路徑

中圖分類號：G27??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

前言

建立檔案的目的是為了對社會發展歷程進行完整、清晰地記錄，在建立之后更要管理與維護，才能充分發揮出檔案信息的作用。事業單位作為我國社會與經濟發展中的關鍵力量，對于檔案管理工作需要格外重視，而隨著事業單位改革工作如期而至，傳統的檔案管理工作也暴露出了諸多不足，所以需要對該項工作進一步優化，才能推動事業單位的穩定發展，從這一點來看對事業單位檔案管理工作進行優化有著重要的現實意義。

一、事業單位檔案管理工作的優化原則

其一，制定與執行并重原則。事業單位檔案管理工作優化過程中要制定完善規章制度，同時也要注重制度的執行落實，這不僅是檔案管理制度建設的出發點，同時也是落腳點。所以，事業單位需要加強對檔案管理制度的制定與執行環節加強監管，保證檔案管理朝著規范化、科學化方向發展。

其二，權責統一原則。檔案管理人員作為事業單位檔案管理工作的執行者，其個人能力、工作態度會對檔案管理質量形成直接影響，所以一定要保證權責明晰且統一，促使其認識到檔案管理工作的職責與權益，并且在工作中予以保障。

二、事業單位檔案管理工作的優化路徑

1.觀念優化，提高檔案管理意識

新時代背景下，事業單位管理人員要對傳統的檔案管理觀念保持辯證看法，清楚認識到以往檔案管理工作中存在的不足，為提高檔案管理工作質量，積極轉變傳統的檔案管理觀念，同時不斷更新自身的檔案管理思路與工作方法，與事業單位檔案管理工作實際情況進行融合。結合檔案管理工作本身來講，唯有充分地將該項工作與事業單位運轉體系高度融合，才能發揮出檔案資料的最大作用。因此，無論是檔案管理人員，還是事業單位管理人員，均需要為檔案管理工作開展提供支持，為提高檔案管理工作質量共同努力。

2.制度優化，強化法規與制度保障

過去事業單位的檔案管理工作開展缺乏完善的規章制度，監管力度不足，所以很多時候檔案信息的收集與整理工作要花很長時間，并且因為檔案管理規范化流程缺失，所以很多檔案信息只是雜亂無章地擺放，在查閱時往往難以短時間內找到，嚴重影響了檔案信息的利用效率。所以，對檔案管理工作的優化還需要重視管理制度層面優化，具體來講要做好以下兩點：其一，在檔案管理工作開展前，需要結合實際工作量提前規劃好工作計劃，制定獎懲標準，對工作表現優異的人員給予獎勵，進而調動檔案管理工作人員的積極性;其二，事業單位針對檔案管理工作要制定科學合理的規范化流程，要求管理人員嚴格按照流程辦事，如若有違反規定的情況必須按規處罰，保證檔案管理工作規范化開展。同時，事業單位也要認識到檔案管理電子化已成為趨勢，還需要在安全性方面制定相應制度，結合自身實際情況，以法規與制度去保證檔案管理工作的有序開展。

3.技術優化，推行檔案信息化管理

傳統的事業單位檔案管理手段較為落后，在收集與整理檔案信息中往往需要耗費較長時間，并且工作質量也難以保證。而隨著信息化技術的發展，越來越多工作領域逐漸與計算機信息技術相互融合，檔案管理工作同樣可行。因此，事業單位管理人員也要緊隨時代發展趨勢，嘗試推行檔案信息化管理，運用信息技術去展開檔案信息的收集與分類工作，不僅能夠提高工作質量與效率，而且在保證檔案信息保密性方面也有不錯效果，因為借助信息技術能夠對檔案進行更好地加密處理，非權限用戶無法查閱到相關內容。當然，檔案的信息化管理并非意味著紙質化檔案將完全被數字化檔案替代，部分關鍵檔案信息仍需保留紙質檔案，所以可采取紙質與數字兩種形式相結合的方法，推動檔案管理技術的優化。此外，檔案管理人員還需將不同檔案信息放在不同的文件夾中，并且利用硬盤、網盤等工具做好同步備份，降低檔案信息的丟失概率。

4.服務優化，構建在線服務系統

事業單位檔案管理工作的優化，還需要重點關注其服務模式，作為檔案管理人員要善于應用信息技術展開檔案管理工作，同時事業單位也需要為檔案管理部門構建在線服務系統，方便檔案管理人員向其他部門傳送所需要的檔案信息，通過在線服務功能的使用去實現發射優化，很大程度上能提升檔案管理工作效率。此外，檔案管理人員還能基于在線服務系統去整理與分類各個部門的檔案信息，并且對資料文件進行更高效、更全面地分析，大大提高了檔案信息的利用率。

5.人員優化，提高檔案管理人員素質

事業單位的檔案管理工作對專業要求較高，并且有著較強的實踐性，所以相關工作人員的綜合素質必須要提高，事業單位方面也要加強對檔案管理人員的培訓，除了要在業務技能方面下功夫以外，還要重視職業道德素質培養。新時代背景下事業單位檔案管理人員應當具備如下幾方面素質：其一，較強綜合分析能力。在檔案管理工作中需要對許多復雜的檔案信息做分類整理，同時要快速判斷檔案材料的重要級別，所以綜合分析能力不可或缺;其二，較高政治素養。事業單位的檔案材料有許多帶有極強的機密性、政治性特點，所以在管理過程中不僅要保持關注與高度負責，更要有一定的政治敏銳性。

結語

綜上所述，在當前社會時代背景下，事業單位不僅要提高對檔案管理工作的重視度，更要從觀念、制度、管理手段以及管理人員素養等多個方面予以優化，保證事業單位各項工作的完善的檔案信息支持下得以順利開展。所以，作為事業單位內部檔案管理人員，不僅要積極配合事業單位的改革去優化工作方式，也要提高自己的服務意識，不斷更新知識儲備，保證檔案在憑證與參考方面的作用得以最大化發揮，形成對事業單位發展的有效推動。

參考文獻

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