科技計劃項目檔案整理方法分析

周美林

摘?要：在2000年，國家推出了《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，在此要求中，對于科學技術檔案整理方法做出了相應的改革以及劃分，2008年做出了進一步的修訂。本文主要針對科學技術檔案整理方法進行分析，對于當下我國科學技術檔案整理方法存在的問題和未來發展過程中的建議也進行了思考。

關鍵詞：科技計劃?項目檔案?整理方法

中圖分類號：G27??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

伴隨著科技的發展與社會的進步，我國科學技術有了迅速地提升以及較大的發展，因此科技項目檔案整理工作也需要進行全方面地發展與進步，從而幫助我國科技實現更好的數據記錄?？萍加媱濏椖繖n案屬于科技檔案中的科研檔案一類，科技系統的檔案工作者需要根據國家推出的項目檔案管理要求進行實際工作，同時在工作過程中還需要加入有關于科技項目的要素，從而滿足科技項目管理的要求。

一、科技計劃項目檔案整理方法改革的必要性

1.改革有利于項目檔案的歸檔

科技計劃項目檔案主要由課題組和科技部門進行整理，一般來說這兩大部門承擔了科技研究過程中的主要工作。而由于整理者不是專職的檔案工作人員，因此難免會發生不專業的現象。在未來的發展過程中整理工作的改革與進步要求提升檔案整理效率、簡化檔案整理方法，這能夠降低檔案工作人員的工作量，提升工作質量。

2.改革有利于將工作重點轉移至深化檢索

在將整理方法進行改革之后，有利于科技檔案整理效率的提升，將更多的時間與精力集中于深化檢索上面。通過計算機系統的升級以及換代，能夠更好地實現檔案管理全程信息化，幫助檔案管理工作實現更加全面化以及細微化的提升。與此同時，使用計算機系統還能夠實現數據自動捕獲、全文檢索、跨庫檢索等功能。需要注意的是在未來的工作過程中，科技檔案整理工作的刪繁就簡并不是簡單地將科技檔案不重要部分進行刪除，而是設立更深層次的檢索方式，幫助整理工作得到大幅度的效率提升。在使用了計算機系統和檢索檔案的方法后，這種檔案方式成功的滿足了與時俱進的要求，達成了簡約不簡單的目標。在這樣的前提下，研究簡化方案能夠更好地實現各類知識的融會貫通以及靈活運用，因此需要檔案整理人員擁有更加強大的專業技能以及專業知識。

二、科技計劃項目檔案整理方法改革的若干建議

在未來的發展過程中，科技項目檔案整理方法的主要依據應該是參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，結合科技計劃項目檔案整理的實際過程。與此同時，在進行整理的過程中，還需要尊重文件材料的具體形式以及當時情況，根據檔案管理過程中的實際材料來完善細節。在進行科技檔案整理方法改革的過程中，需要始終以簡化為目標，將檢索條件設定為改革的核心發展方向，實行科技計劃項目檔案管理方法的進一步提升。

1.裝訂與檔號章

在我國對于檔案整理方面的具體要求中提出，檔案內部文件可以卷的形式進行裝訂，同時也可以件為單位進行裝訂。除此之外在裝訂的過程中還需要保證成冊、成套的科技文件材料能夠保持原有形態，因此在進行裝訂的過程中需要考慮到以上三種裝訂方法的具體要求。而對于檔號章來說，需要以件為單位在每件首頁空白處加蓋。

而在未來的發展過程中想要將檔案整理方法進行進一步的深化改革，應該始終貫徹以件為單位進行裝訂。使用件為單位，不僅僅可以避免成冊、成套的科技文件能夠成為一份文件，不被拆散整理，還能夠極大地降低文件數量，幫助檔案整理工作人員工作效率得到提升。而對于檔號章來說，此處的改革與深化應該集中在文件首頁空白處抄寫文件檔號章。在我國2008年出臺的檔案整理規定中提出，科技檔案檔號章只有檔號和序號兩大格式，序號是指卷內文件的順序號，而檔號則是文件級別的檔號，其中包括全宗號、分類號、案卷號和卷內順序號。想要將整體工作進行進一步的簡化提升，可以考慮手抄檔號的方式，避免了加蓋檔號章過程中的審核。

2.頁號與頁數

在我國2000年第1次修訂的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》中提出，成套或成冊的科技文件材料自成一卷時，原目錄可以代替卷內目錄，不必重新編寫目錄。而如果成套成冊的科技文件與其他科技材料組成一卷時，應該排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫入卷內目錄，無須重新編寫頁號。而在未來的發展過程中想要實現更好的整體效率提升，那么可以將已有頁號的文件不再重新編寫頁號，而沒有頁號的文件，則需要以件為單位編寫頁號，每一件文件的實際頁碼需要在備注中進行填寫。

3.文件排列順序

2008年版《科學技術檔案案卷構成一般要求》中提出，科研類案卷需要遵守課題可行性研究立項、方案論證研究、實驗總結、鑒定成果和知識產權申報、推廣應用等階段的順序進行排列。

在未來的發展過程中想要更好地提升工作效率，在科研檔案文件排列過程中，需要遵守時間順序。這是因為科研工作是隨著時間而發展的，遵照時間進行檔案整理，能夠更好地將科研整體情況展現于檔案中。對于科研檔案中存在的成冊成套科技文件，需要以及最后形成的文件時間作為排列時間列于科研檔案中的相關位置，通過這樣的排列能夠更好地實現統一化檔案排列管理。

4.案卷脊背

在2008年版規定中提出，案卷封面應該印制在卷盒正表面，同時也可以采用內封面的形式進行包裝。與此同時，2008年版規定中也提出，案卷脊背項目需要根據實際需求來進行選擇填寫。然而在實際工作過程中可以發現大多數單位采用的排列方式都是豎版排列，這是為了能夠更加方便地進行調檔以及打印。在未來的發展過程中想要提升整體工作的效率，可以只填寫案卷脊背內容，不再填寫案卷封面內容，案卷脊背需要使用正楷進行填寫或直接進行打印。而如果采用打印機打印卷皮，由于卷皮的薄厚程度不同，因此需要重新調整格式，這也加大了工作時間長度。因此在未來的工作當中，使用打印機打印時可以將脊背和封面只取其一來進行數據庫錄入，在進行調檔時，可以通過這類數據進行精確查詢。然而經過實際工作當中可以發現使用打印機打印并不會比使用正楷填寫更加省時省力，因此在未來發展過程中，各大事業單位需要根據自己實際需求來選擇卷皮打印或正楷填寫。

結語

在未來的發展過程中，科技還將得到繼續的進步與提升，因此想要實現更好的發展，就需要加強對于科技檔案的管理力度，從而實現全方面化的改革與創新?？萍紮n案作為記錄科學研究整體進程的數據庫，對于我國科技發展和經濟提升都有著無與倫比的重要意義，相關工作人員需要不斷加強整理效率及整理能力，從而幫助其得到更好地發展進步。

參考文獻

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