現代企業檔案管理創新與服務模式分析

王晶

摘?要：檔案管理工作對企業而言意義重大，傳統檔案管理工作基本依靠紙質材料為主要載體，因此在管理與服務上面臨著較大的難度，工作流程也相對煩瑣。在信息技術飛速發展的現代社會，企業檔案管理工作的創新與服務模式的深入分析，是企業提升競爭力、使自身發展更加適應社會的必然需求。基于此，本文將圍繞現代企業檔案管理的創新與服務模式展開分析。

關鍵詞：現代企業?檔案管理?創新與服務

中圖分類號：F272;G271??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

引言

隨著社會的發展演進以及各類科研成果的實際應用，現代企業的檔案管理工作勢必要采取創新，以提升企業的管理水平，并使企業檔案管理工作為企業的發展提供幫助。在信息化、現代化的發展趨勢下，現代企業檔案管理與服務模式的創新，也必然要圍繞以上內容開展，這不僅僅代表著工作設備的更新換代，更意味著工作觀念、工作方式的全面升級，以確保現代企業檔案管理工作與服務模式的創新，能夠有效推動企業的進一步發展。

一、關于企業檔案管理工作的創新

1.檔案管理工作理念的創新

要使企業檔案管理工作得到有效創新，首先，應針對管理理念進行創新，只有在相應現代化理念的支持下，管理工作本身才會具有現代化的特征，同時也能夠使管理工作本身擁有應有的活力。因此，在創新企業檔案管理工作時，應主動嘗試將現代化、信息化的概念融入工作理念中。由于檔案管理工作本身具有服務于整個企業發展的目的，結合以經濟發展為主要目標的現代社會背景，可以得出企業檔案管理工作的重點就是推動企業的經濟發展水平。因此，企業檔案管理工作的主要職能就應當被定位成服務大局，通過對檔案的高效開發與利用，幫助企業順應社會發展的趨勢，獲取更多的經濟效益。

其次，則是對傳統檔案管理思想的調整。要達到這一點，需要強化改革檔案管理工作的力度，對舊時期及落后于時代的管理思想應予以剔除，積極但辯證性地接受新的管理思想及理念，同時還要堅持管理工作以人為本、為人服務的基本原則。除此之外，在保證檔案安全性的前提下，盡可能提升檔案管理工作的涉及與監督范圍，以使檔案管理工作能夠更加高效地運行，并在企業內部具備更強的影響力。

2.檔案管理工作機制的創新

在理念的基礎上要使檔案管理工作更加切實有效，還需針對工作機制進行調整，使工作機制與工作理念能夠有效契合，共同服務于整個檔案管理工作。管理工作機制的創新，需要先建立完善的檔案資源信息收集系統，該系統的建立是為了順應當前信息化社會的特點。由于信息化社會背景下，各類信息具有信息量大、來源廣、內容豐富的特點，因此只靠檔案管理部門的工作，是無法保證檔案收集工作的即時性與有效性的，因而需要建立成熟、系統的檔案資源信息收集系統。

還有就是完善檔案管理工作的相應規章制度，使檔案管理工作的開展運行能夠具備規范化的特點。這類規章制度可與考核制度及激勵制度掛鉤，以使遵守制度本身能夠引發員工的積極性與自覺性，從而使員工在工作過程中自發遵守相應的制度要求，促進整個檔案管理工作的規范化;同時，還要重視規章制度對相應責任的明確化，確保規章制度的制定能夠將具體責任落實到個人，對考核評價、激勵制度具體內容的規劃也要仔細思量，使之具有應有的科學性及合理性，對檔案管理工作起到積極的助推作用。

二、關于企業檔案服務模式的創新

1.提升編輯檔案資料的能力

盡管企業檔案管理工作是對檔案本身進行管理，但檔案的編撰、編寫等編輯工作也是檔案管理工作中的重要環節，只有在編輯工作展現出相應可靠性與準確性的前提下，才能使檔案服務模式深層次滿足企業發展需求。一般檔案的編輯工作包括對檔案資料的編輯、檔案中真實數據的整理、需要實際操作驗證的檔案數據等，而檔案相關的信息又十分復雜，因此要提升編輯檔案資料的能力，首先要對檔案中的原始信息進行提純、凝練，其中有重大價值及意義的信息更是需要慎重對待，隨后具體處理。在提純過原始信息之后，按照相應的分類流程將檔案信息分門別類、做好歸納。這樣的做法能使得檔案被有效進行編輯與整理，同時也有助于創新檔案服務模式，使之更加能夠適應社會發展需求。

2.增設電子檔案數據庫

電子檔案數據庫（以下簡稱數據庫）的增設是為了滿足當今企業多樣化、大體量的檔案服務模式需求。傳統檔案服務模式工作以紙質為載體，能夠記錄的檔案信息不僅數量較少、占用的空間更多，人力資源的消耗也十分嚴重。在信息化、現代化的社會背景下，檔案服務模式工作需要一種更加高效、更加便捷的數據服務模式儲存方式，因此需要建立數據庫。除此之外，數據庫的優點還在于能夠有效保存檔案內容，大批量檔案的整理、歸納、分類工作也僅需要簡單的操作即可完成。綜合上述內容來看，數據庫的建立是檔案服務模式信息化發展與改進的體現，也是企業實現進一步發展的必經之路，但需要注意的是，數據庫必須做好相應的安全管理措施，通過備份、設置防火墻及反侵略系統等方法，以全面提升數據庫本身的安全性。

3.加入大數據檢索技術

大數據檢索技術的加入，能夠有效提升檔案檢索的可靠性，同時也能使檔案服務模式具備智能化的特點。以大數據技術為基礎的檢索活動，能在極短時間內完成對海量檔案數據的檢索，同時大數據技術還具備查找具體特征的功能，這就使得檢索活動本身具有更強的指向性，也就大幅提升了檢索的準確性，使檔案服務工作得到更高層次的創新。除此之外，大數據技術還能夠全方位分析檔案內容，包括圖表及其他數據，從宏觀上判斷檔案的功能與作用，通過對大量檔案數據的分析，大數據技術可以實現對過往企業發展的評估，在檢索過程中聯動互聯網提供其他相應的參考數據及信息，使企業檔案服務模式得到全面創新。

結語

對于企業檔案管理工作及服務模式而言，創新是使之能夠更好適應社會發展的必然要求，也是提升企業檔案管理有效性的根本。企業檔案相關工作的創新，能夠切實提升企業檔案應用的有效性，充分發揮檔案在企業中的價值，從而為企業綜合競爭力的提升創造條件，幫助企業實現可持續發展。

參考文獻

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