房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用分析

王國中 谷雨

[摘 要]近年來，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，促使我國房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展逐漸加速，且房地產(chǎn)檔案管理工作總量越來越大，工作內(nèi)容越來越復(fù)雜，這在一定程度上增加了房地產(chǎn)檔案管理工作的難度。在目前的房地產(chǎn)檔案管理工作中，數(shù)字化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用能夠有效提高檔案管理工作的整體水平和質(zhì)量?；诖耍恼箩槍ξ覈康禺a(chǎn)檔案管理工作中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行分析和探討，希望對相關(guān)人士有所啟發(fā)，提高房地產(chǎn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)檔案管理;數(shù)字化技術(shù);應(yīng)用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.083

[中圖分類號]F299.23;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）16-0-02

0? ? ?引 言

采用數(shù)字化模式開展房地產(chǎn)檔案管理工作時(shí)，檔案管理部門要運(yùn)用各種各樣的管理方式整合大量的數(shù)據(jù)信息，之后將整理好的信息數(shù)據(jù)存儲到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效傳遞應(yīng)用信息，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，有效提高各項(xiàng)檔案資料的應(yīng)用效率，共享信息資源。近年來，我國信息化技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，各個(gè)行業(yè)都在應(yīng)用新技術(shù)，房地產(chǎn)檔案管理工作也不例外，充分運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)可以有效提高管理水平和工作效率，為我國房地產(chǎn)行業(yè)的健康發(fā)展提供保障。

1? ? ?房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀

房地產(chǎn)公司在日常的經(jīng)營工作中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，各級部門人員需要收集大量的信息資料，這些信息資料屬于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)檔案。工作人員需要將檔案交到檔案管理室，檔案管理室再進(jìn)行相應(yīng)的排序分類，匯總各項(xiàng)資料文件，完成項(xiàng)目建設(shè)之后，將其做成宗卷，分類存放。同時(shí)，還需要錄入宗卷，提供輔助性服務(wù)，做好日常維護(hù)工作，遵循以人為本的原則，收集整理各項(xiàng)房屋建筑信息。檔案管理工作人員一定要熟悉客戶的相關(guān)情況，保證信息的安全性。檔案管理人員在收集、歸類檔案時(shí)，通常采用手工抄錄的方式，由于房地產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)多且復(fù)雜，手工抄錄會浪費(fèi)大量的人力成本和時(shí)間成本，且出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率比較高，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤難以修改，嚴(yán)重影響房地產(chǎn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

如今社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，信息每天都在更新，檢索房地產(chǎn)檔案資料時(shí)很容易出現(xiàn)問題;政策的不斷更新，導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)現(xiàn)實(shí)情況不符，且一些企業(yè)沒有提高對檔案管理工作的重視度，只關(guān)注高效益部分，不重視長期效益。在管理檔案過程中，減少資金投入，看似節(jié)約了成本，但沒有考慮企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。此外，采購人員進(jìn)行采購工作時(shí)，沒有關(guān)注檔案管理的輔助設(shè)備，沒有意識到檔案管理工作的重要性，無法更好地儲存相關(guān)資料，導(dǎo)致工作人員后期查找資料比較困難，嚴(yán)重阻礙資料信息的存儲和使用，長此以往就會對企業(yè)發(fā)展造成阻礙。

2? ? ?在房地產(chǎn)檔案管理中利用數(shù)字化技術(shù)的重要性

在房地產(chǎn)檔案實(shí)際管理工作的過程中，檔案管理部門科學(xué)運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)，能夠在很大程度上提高工作時(shí)效，節(jié)約房地產(chǎn)企業(yè)的人力、物力成本，減輕各級人員的工作強(qiáng)度和壓力，提升工作水平與工作質(zhì)量，利用數(shù)據(jù)維護(hù)，做好各項(xiàng)管理工作，調(diào)取各類資料，在具體查詢時(shí)，相關(guān)人員可以通過輸入某個(gè)關(guān)鍵詞查找需要的數(shù)據(jù)資料，同時(shí)可以根據(jù)查到的內(nèi)容尋找對應(yīng)的紙質(zhì)文件，為工作提供便利條件。另外，通過應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，能夠有效降低錯(cuò)誤發(fā)生概率。在過去的檔案管理工作中，大部分資料是由人工進(jìn)行手填錄入的，不僅工作量極大，且出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率也較大，存在各種主觀因素，錯(cuò)誤頻出。目前，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能夠控制此類錯(cuò)誤，檔案管理人員上傳資料，收集檔案，保存后再提交，系統(tǒng)會自動(dòng)識別其中存在的問題，然后選擇直接提交或進(jìn)行修改，將各項(xiàng)資料轉(zhuǎn)到系統(tǒng)后臺中，提高管理效率。

3? ? ?房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的主要特征

檔案日常網(wǎng)絡(luò)化管理包括快速收集信息、移交信息、在網(wǎng)絡(luò)上綜合利用檔案等。這樣一來，能夠有效提高信息利用效率，節(jié)約統(tǒng)計(jì)檔案、檢索信息等工作的時(shí)間。同時(shí)，這種方式也改變了以往紙張、錄音、錄像等儲存介質(zhì)。通過數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等，將信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖片、文件、聲音等形式，再利用分級儲存管理技術(shù)，將圖片、聲音等文件儲存在磁盤光盤上，之后，可以利用各種快捷的查詢手段，查到想要的資料信息，將其發(fā)布在廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)中，并通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行各類資料的查詢、儲存，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。

4? ? ?房地產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的原則

首先，遵循安全性原則。利用數(shù)字化技術(shù)管理檔案時(shí)，房地產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)避免各方面因素對硬件、軟件造成的危害，避免房地產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)遭受損壞、丟失等。目前，房地產(chǎn)檔案管理人員需要完善各項(xiàng)管理制度，應(yīng)用不同的管理技術(shù)，提高管理的安全性，設(shè)置用戶基本權(quán)限，備份各項(xiàng)數(shù)據(jù)，每隔一段時(shí)間更新應(yīng)用軟件，長久保存檔案。其次，遵循真實(shí)性原則。在檔案管理過程中，要避免虛假信息，以免影響后續(xù)檔案管理工作。真實(shí)性不僅屬于管理理念，也是管理要求，加強(qiáng)技術(shù)研究、完善制度，從而控制其真實(shí)性。由以往的手工檔案管理轉(zhuǎn)換為如今的數(shù)字化檔案管理，主要因?yàn)閿?shù)字化檔案管理更加快捷，信息查詢更加方便，在完成房地產(chǎn)檔案處理工作后，不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，可以瀏覽多項(xiàng)信息，多人查詢相同的檔案，提高內(nèi)容的完整度與真實(shí)性，有效保存房地產(chǎn)檔案，充分發(fā)揮檔案本身的可利用價(jià)值。最后，遵循精煉性原則。經(jīng)過掃描、儲存、整理等相關(guān)工序，檔案管理部門投入人力、物力、財(cái)力，提供技術(shù)支撐。鑒定人員在開展鑒定工作的過程中，應(yīng)清理重復(fù)的文件或者無價(jià)值的文件，精簡檔案，反映真實(shí)的歷史活動(dòng)，節(jié)約成本，滿足大多數(shù)用戶的需求。

5? ? ?加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的方法

5.1? ?做好檔案統(tǒng)計(jì)工作

在房地產(chǎn)檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，能夠提高檔案管理工作的效率。目前，社會各領(lǐng)域全面發(fā)展，在房地產(chǎn)檔案管理過程中，不能只依靠各業(yè)務(wù)人員，還需要其他多個(gè)部門的支持。檔案管理部門應(yīng)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，組成檔案統(tǒng)計(jì)模塊。在檔案統(tǒng)計(jì)模塊中，明確劃分不同類別的檔案，儲存原始檔案憑證，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

5.2? ?設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限

在現(xiàn)階段，各類計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件都設(shè)定了層級權(quán)限，因此，房地產(chǎn)檔案管理軟件也應(yīng)設(shè)定層級權(quán)限，根據(jù)管理人員的崗位、職位、級別等差異設(shè)定不同的層級賬戶和密碼，這樣能夠?qū)⒎康禺a(chǎn)的眾多檔案進(jìn)行有效整合和利用?，F(xiàn)階段，房地產(chǎn)檔案管理部門必須制定科學(xué)的權(quán)限系統(tǒng)，對各級別、各部門、各職務(wù)人員的查閱權(quán)限進(jìn)行分級、分類，比如，房地產(chǎn)檔案管理部門在連接戶籍管理系統(tǒng)時(shí)需要設(shè)置權(quán)限;在房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，以提高管理安全性。

5.3? ?做好檔案索引與查找工作

部分業(yè)主在辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，需要用到多項(xiàng)資料復(fù)印件，如果采用以往的方法查找檔案，提取資料，很難找到檔案。而且很多業(yè)主并沒有登記房屋的權(quán)屬，沒有留下任何檔案，或者登記的檔案記錄不準(zhǔn)確等，導(dǎo)致檔案查找工作不精準(zhǔn)、不及時(shí)。此外，一些檔案管理人員由于自身的原因，混合放置了多項(xiàng)檔案，查找起來非常困難與麻煩。目前，檔案管理部門利用數(shù)字化技術(shù)，建立了電子檔案，通過輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字，能夠快速找到需要的檔案，降低錯(cuò)誤率。采用數(shù)字化方式，查找檔案信息，能夠節(jié)約檔案查找時(shí)間，提高工作效率，簡化查找流程。

5.4? ?建立數(shù)據(jù)庫

在房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門中，客戶的資料多且復(fù)雜，如果進(jìn)行分類存儲需要投入較多的人力、物力。基于此，房地產(chǎn)檔案管理部門需要構(gòu)建科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性與保密性，也為相關(guān)工作人員查找和調(diào)用各類數(shù)據(jù)信息提供了便捷條件。

5.5? ?提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在房地產(chǎn)檔案管理工作中，檔案管理部門應(yīng)定期培訓(xùn)檔案管理人員。例如，房地產(chǎn)檔案管理部門可以展開集中培訓(xùn)，定期組織管理人員參加知識講座，組織交流學(xué)習(xí)活動(dòng)。在交流過程中，解決自己在工作中遇到的重難點(diǎn)問題。利用專業(yè)化培訓(xùn)，讓工作人員掌握房地產(chǎn)檔案管理理論知識，應(yīng)用理論知識，指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)，更好地開展檔案管理工作。

5.6? ?優(yōu)化設(shè)計(jì)房地產(chǎn)檔案系統(tǒng)布局

首先，將不同目錄下的各個(gè)項(xiàng)目配置在對應(yīng)的文件夾中，分類保存各個(gè)文件;其次，篩選各類信息，將多項(xiàng)信息規(guī)劃整合，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)模塊化發(fā)展。同時(shí)，優(yōu)化設(shè)計(jì)系統(tǒng)整體布局，提高整體設(shè)計(jì)的成效，建立傳播平臺，充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用價(jià)值，提高信息數(shù)據(jù)的傳遞速率。

5.7? ?明確檔案管理細(xì)則

在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理工作時(shí)，檔案管理部門需要結(jié)合相關(guān)行業(yè)規(guī)范，提前建立檔案分類管理表，編制相應(yīng)的檔案文本期限表，針對不同的材料設(shè)定不同的保管時(shí)間。例如，對于人員調(diào)動(dòng)、花名冊、重要合同文件等應(yīng)采取永久保存的方式，對于項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、常見的重要合同、業(yè)務(wù)往來文件資料等應(yīng)將保存時(shí)長設(shè)置為30年，同時(shí)標(biāo)記出對應(yīng)的目錄號，以便后期工作人員進(jìn)行查閱。

6? ? ?結(jié) 語

在房地產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠提高檔案管理工作效率，節(jié)省很多管理實(shí)踐步驟，減輕管理人員的工作壓力，降低檔案管理錯(cuò)誤率。本文結(jié)合房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的主要特征以及應(yīng)用原則，分析了房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，表明數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能夠提高檔案統(tǒng)計(jì)工作效率、安全儲存原始檔案憑證、提高數(shù)據(jù)整合效率、保證信息的完整性與保密性、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)等，進(jìn)而提高房地產(chǎn)檔案管理人員的管理水平，優(yōu)化房地產(chǎn)檔案系統(tǒng)化設(shè)計(jì)。因此，房地產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)化技術(shù)的應(yīng)用，以提高檔案管理工作效率，促進(jìn)房地產(chǎn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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