新時代背景下二級學院教學秘書工作的相關思考

唐亮

高等教育改革如火如荼的進行著，以一流大學和一流學科建設為己任，謀前途、求發展，二級學院教學秘書屬于一線教學管理者，需要具備一流的管理能力，扛起肩上的擔子，做好本職工作，為學校和社會的發展做出應有的貢獻。本文從實際角度出發，對新時代背景下二級學院教學秘書工作模式予以思考。

隨著時代發展和社會變遷，高等院校教學管理工作已經歷了數十個年頭，現在慢慢向科學化和規范化方向以及信息化方向邁進。基于上述形勢下，需要不斷的深化教學改革相關事宜，旨在全面提升教學質量和教學效率，而身為教學秘書，更應該負起責任來，需要擁有一定的教學責任感和嚴謹工作態度以及扎實的基本功，而后全方位、多角度的為學生、為教師、為學校所服務。

1 當前二級學院教學秘書的主要職責分析

首先是要深度落實學院的相關方針與政策。高校教務工作的要求，通常情況下會借助相關工作會議等將任務傳達給各級學院的教學秘書。所以教學秘書一職，需要準確領悟會議精神和內涵所在，有效的將信息傳遞給分管教學院長，之后在此基礎上按照分管院長決策文件要求，將會議精神和命令落實在具體工作細節上。另外，教學秘書要負責文件的收發、處理工作。

其次是要幫助分管教學院長處理相關教學管理問題。教學秘人員書應按照教學計劃進行課程表常態化制定，在進行課程表編排時務必要做到人性化操作。關于教師上課時間方面、教室多媒體使用方面等，都要進行一定協調處理，如此方可在最大限度上保留教師精力，讓其專心搞科研和學術交流。另外，教學秘書還負責下發教材征定申請表，全權負責教材征定工作。教師日志和班級考勤表收集也是教學秘書工作中的重中之重，而且還負責各類大型考試的監考和巡視等工作，務必要認真對待、公平公正、科學合理。

最后是要做好相應的文件分類工作以及資料保管工作等。教學秘書需要做好這些工作，對重要教學文件和學校資料予以科學保存，對不同時段的教學計劃和專業課程設置以及學生檔案等，都要根據專業以及類別等加以匯總，基于此，進行針對性的整理歸檔，不僅如此，檔案裝訂和資料更新工作也要隨之跟進。

2 教學秘書提升自身業務能力的方法

2.1 了解不同類型的教學文件內容，掌握全院的教學動態信息

教學秘書在正式就職之前，理當向教務處索要一套完善性的教學管理文件匯編，隨后針對當中的重點內容進行反復閱讀和熟練記憶，諸如學生學籍管理的規定、教學突發事故的認定管理方法、考試管理的準則等等。一旦說發現文件中有些內容比較模糊或是存在任何疑問時，要盡快和教務處進行反映交流，確保日后學生詢問這部分內容時，可以為他們提供滿意的解答。至于全院教學信息則包羅萬象，諸如教研室和實驗中心的名稱、單位間的隸屬關系、系主任和教學督導等職員信息等等，作為一名優秀的學院教學秘書，當長期和各個教研室秘書維持親密的交流關系，特別是在課程規劃、教材篩選應用、任課教師確認、考試安排、會議通知等環節，都要做到彼此深切交流和合作規劃，從而令各學科教學工作得以順利進行。

2.2 增強活動組織、經驗交流、矛盾協調等能力

高校整體和相關學院都會定期組織一系列的學術或是教學會議，亦或是有關期末考試監考方面的規劃等等，想要將這些事務進行妥善性處理，都要求教學秘書擁有超群的活動組織能力。另外，教學秘書還時刻扮演著學院教授、學科教師、學生彼此間的交流紐帶角色，因此，在不同類型的教學管理工作之中，其都要保留較強的溝通和協調技能。畢竟其平常工作過程中，不單單要和本院師生接觸，同時還會和其余學院、教務管理部門、校外企業等打交道，這些現實結果，都需要教學秘書使用良好的交流技巧和矛盾協調方式。

2.3 提升文字書寫、內容表達的效率和水平

教學秘書在平常工作期間，還需要不定期地起草教學和會議通知、擬定協議與合同等文件，并且還有必要在參與各類會議之后整理紀要，為后續新聞報道提供指引性素材。基于此，就要求教學秘書熟練掌握一系列公文的寫作標準，實時性鍛煉和強化自身的文字處理、內容表達等水平。

需要注意的是，教學秘書還應該實時性地和各科教師、不同專業學生進行深入性地磋商，確保積累豐富經驗，以協調處理今后突發的種種矛盾事件，避免和其余學院或是教務處產生沖突。這便需要教學秘書在準確反映事件情況的同時，維持語言的得體性、內容的簡明扼要性，以及表達的清晰準確性。

2.4 激發主觀能動性意識

教學秘書在學院教學工作體系中還時刻扮演著一線管理者、決策執行者等角色，因此其有必要實時性激發個人的主觀能動性意識，確保及時挖掘和提煉教學管理活動中的種種弊端，盡快向學院領導進行全面性和客觀性反饋，以加快教學改革工作的進度。在此期間，切不可過分依靠領導，而是要努力做到事前有規劃、事中有監督、事后有反饋，從而令各類教學管理工作真正落到實處。

3 新時代背景下二級學院教學秘書工作模式分析

首先是強化本體學習意識，不斷提升自己的綜合能力以及素質。教學秘書實際上就是高校教學管理人員，他們需要擁有新型教務管理理論知識，還要掌握最新的國家教育管理方針條例等，全面了解新形勢下學校教育教學管理規律和走向，所以身為教學秘書，務必要順勢強化學習意識，循序漸進提升教育教學管理能力。教學秘書需要對學員教學規章和招生宣傳資料以及教學工作總結等進行科學合理的編寫，而若想完成這些任務，就必須要有著一定的文字駕馭能力和人際交流能力等。旨在維系整個教學教育工作的運行穩定性，教學秘書每天都要處理很多信息資料，所以要具備一定的高效信息處理能力，在處理信息的過程中還要兼顧看法、意見采集等工作，在整理完成后及時反饋給相關部門。

其次是樹立法治觀念，按照法律法規行事。當前，學校和教師出現糾紛的情況屢見不鮮。身為一線教學管理工作人員，直面教師和學生，所以務必要形成法治思維，按照規定去做好每一件事，實現制度化和規范化操作，減少不必要的麻煩出現。二級學院教學管理階段，教學秘書要時刻遵守校方管理的規章條例，與此同時，也要執行學員管理制度，做到真正意義上的按章辦事。最為常見的就是針對考試作弊行為對其進行一定的制裁，嚴格按照學校管理規定標準進行處分，按章辦事、按程序辦事，同時做好組織調查工作，經過職能部門核查之后，方可做出處分決定，最后要向受戒者告知結果。

最后是愛崗敬業精神樹立，提升主動服務能力。繁雜的教學管理任務壓身，此時更要求二級學院教學秘書要擁有愛崗敬業精神，掌握社會主義核心價值觀的精髓、奧義，始終堅持以人為本原則不動搖，全心全意的廣大師生群體所服務，樹立起服務于教學、服務于教師、服務于學生的基本思想、理念，保持理性思維審視一切事物，樹立用心、真心、耐心的服務準則，管理工作階段內需要以換位思考的方式來分析問題和處理問題，將真切、真摯的服務滲透在每個細節上，如此才能獲取廣大師生的認可與贊許，此后，二級學院教學教學管理質量和管理水平必會雙向提高。

4 結束語

綜上所述，二級學院教學秘書工作責任重大，在工作中需要盡職盡責，最大限度上立足于本職工作，和自身的特點相融合，之后形成優質的職業素養和管理理念，充實自己、升華自己，嚴于律己，要強化學習意識，同時不忘依法辦事，還要樹立起愛崗敬業精神，樂于在自己的崗位上奉獻自己，由點及面的滿足學校教務管理需求，為廣大師生和學校所服務，成為新時代教學秘書的楷模。

（作者單位：江蘇城鄉建設職業學院公用事業學院）