淺析聲像檔案的信息化建設

李哲

摘 要：聲像檔案主要是指國家單位或是個人在日常活動或是工作中形成的具有正面形象和保存價值的照片或是影片、錄像帶，主要是借助影片傳達，其中又輔以文字作為解釋說明的一種具有記錄意義的材料。聲像檔案不但是檔案實體的一個重要的組成部分，同時也是人們生活、工作的一個真實寫照，相較于文字檔案而言，更加地生動形象，尤其是伴隨著刻錄技術與網絡技術的飛速發展，對聲像檔案進行信息化管理必然是時代發展必須要經歷的一個過程，也是充分發揮檔案價值的一個有效保障。所以，本文通過對聲像檔案信息化管理的重要性進行分析，提出檔案阻礙我國聲像檔案信息化建設的因素，并針對這些問題提出可靠的解決，從而進一步推動我國聲像檔案信息化建設進程。

關鍵詞：信息化建設;重要性;問題;措施

檔案來源于文件，是由文件有條件地轉化而來，檔案管理是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，尤其是對于機關單位而言，檔案中詳細記錄了和單位創建發展中具有一定關系的事件，包括一些在單位發展過程中舉辦的一系列活動、項目等，這些檔案資料不但可以在相關部門檢查時出示，還可以在單位未來決策制定時提供參考依據。聲像檔案主要是指國家單位或是個人在日常活動或是工作中形成的具有正面形象和保存價值的照片或是影片、錄像帶，主要是借助影片傳達，其中又輔以文字作為解釋說明的一種具有記錄意義的材料。聲像檔案不但是檔案實體的一個重要的組成部分，同時也是人們生活、工作的一個真實寫照，相較于文字檔案而言，更加地生動形象，所以保證聲像檔案的完整性，盡可能延長聲像檔案的使用壽命，全面發揮其存在的價值，是當前聲像檔案管理中的一個重要難題，所以，以下就聲像檔案信息化建設中存在的問題及相關解決措施進行分析，從而進一步推動我國聲像檔案信息化管理的進步。

1 聲像檔案信息化建設的重要性

聲像檔案相較于文字檔案而言，能夠更直觀地再現當時的場景，借助影像、聲音等不但能夠對當時的時間、地點以及任務進行具體的記錄，還能夠如實地反映當時的場景、氛圍等等，相比于單純的文字記錄使人們更能夠直觀地感受到當時情況，這也是聲像檔案相比于文字檔案的獨特價值。但是由于聲像檔案本身是由一些比較特殊的材料制作而成的，材料獨特性導致其對于存放的溫度、場所都有著特定的要求，存放場所沒有進行信號屏蔽、溫濕度極易發生變化、沒有采取避光措施以及庫房內灰塵過多等等都會導致材料損耗，損耗聲像檔案的使用壽命，而對其進行信息化管理卻不需要擔心檔案資料受到這些因素的影響，能夠充分發揮聲像檔案的使用價值。

2 制約聲像檔案信息化建設的原因

2.1 信息化建設資金匱乏

資金問題是影響聲像檔案信息化建設的一個重要因素，聲像檔案信息化建設并不是短時間內就能夠完成的，它需要長時間的積累，需要投入大量的人力、物力、財力作為支撐。比如說在進行錄像帶的光盤轉化這一過程就需要計算機、刻錄機等一系列設備，而這些設備全部配置完畢就是一項龐大的開支，大多是單位都因為資金匱乏，導致在檔案管理方面的資金投入都非常少，根本無法配置相關設備，這在很大程度上導致檔案信息化管理進程無法取得進一步進步，一些重要檔案由于超過使用期限而無法發揮價值。

2.2 檔案管理人員素質低下

檔案管理人員需要直接參與到人事檔案管理工作之中，他們的素質將會直接影響到人事檔案管理工作的質量以及效率，并且會在一定程度上影響到檔案信息化管理的水平，尤其是對于聲像檔案管理人員來講，不但需要具備相應的檔案管理知識，還需要能夠熟練運用計算機技術，只有這樣，才可以確保聲像檔案的信息化建設順利進行。但是就當前實際情況而言，大多數單位的聲像檔案管理人員既不是相關專業的人員，也無法熟練運用計算機技術，大部分都是半路從事這一行業的人員，并且在入職前也沒有進行嚴格的培訓，大多數都無法熟練運用計算機，這將會增大聲像檔案信息化建設的難度。

2.3 聲像檔案的高密性

高密性主要是指聲像檔案的儲存密度要遠遠大于任意一個能夠進行人工識別的介質，比如說將一個單位一年內的所有聲像資料全部儲存到同一張光盤上，一旦光盤丟失或者被惡意盜取，將會導致所有聲像資料都無法再次獲取，造成極大損失。除此之外，由于聲像檔案信息化建設需要借助網絡信息技術，在這種情況下，借助計算機設備對聲像檔案進行刪減或是其他改動都是非常容易的，并且通常情況下都無法被人發現，所以在聲像檔案信息化建設時一定要嚴格按照標準進行，負責將會對聲像檔案的管理帶來極大的威脅。

3 加強聲像檔案信息化建設的措施

3.1 加強基礎設施建設

檔案基礎設施建設是檔案管理部門工作順利進行的基礎，同時也是聲像檔案信息能夠發揮作用的前提條件，聲像檔案管理工作想要保證質量，就需要加強檔案信息化建設，同時還需要實現檔案管理的規范化、現代化。所以，相關部門需要加大在聲像檔案管理的基礎設施建設，檔案部門積極籌集資金，盡可能確保資金投入能夠滿足物質設施建設的基本需要，同時還需要引入新技術、新設備以及國外新的管理經驗，創建數據庫，加大對信息化建設的管理力度。

3.2 加強檔案管理隊伍建設

檔案管理的核心在于人，一個合格的檔案管理人員是數字檔案能夠發揮價值的前提，所以需要加大對檔案管理隊伍的建設力度，加強對現有人員的素質教育，提升他們的專業知識，緊抓他們的培訓工作，并選拔一些有技術、經驗、能力的人才加入隊伍之中，提高整個管理隊伍的人員素質，打造一個不但具有檔案管理專業知識，又能夠熟悉運用現代網絡技術的檔案管理隊伍，從而使聲像檔案信息化管理的工作效率能夠得到進一步提升。除此之外，由于聲像檔案除了少部分是儲存在數據庫中，大多數都是在光盤中，可能由于光盤損耗嚴重導致重要信息資料被破壞，所以聲像檔案的管理人員在進行操作時一定要嚴格按照規定進行。

3.3 規范聲像檔案圖像格式

聲像檔案是檔案的一個重要組成部分，聲像檔案相較于文字檔案而言極其容易被篡改，并且發現的可能性比較小，對檔案信息進行數字化，采取什么樣的格式和數據壓縮技術，是影響其成功與否的一個重要因素，因此在對聲像檔案進行管理時需要規范聲像檔案的圖像格式，并且選取的標準格式不僅需要能夠滿足多種應用程序的要求，還需要具備一定的調整空間，確保使用者可以根據掃描器與打印機的特征進行調節，使其能夠滿足在多種情況下的需要。

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