民政檔案管理要點和方法分析

車福林

摘 要：民政部門主要秉持為民服務的原則和精神，落實民政檔案管理工作。隨著工作時間的推移會積累較多的檔案數據，增加工作人員任務量。本文通過分析民政檔案管理要點，圍繞法制管理等方面探究優化民政檔案管理質量的方法，進而圍繞“實事求是、服務為民”的原則開展工作，促進民政事業的可持續發展。

關鍵詞：民政檔案;數字化管理;基礎設施

民政部門是管理社會行政事務的機構，內部行政檔案與民政事業發展、社會和諧穩定息息相關。實現檔案的規范化管理是檢驗單位工作能力的關鍵，因此，新時期民政檔案部門應優化檔案管理效率，實現檔案管理信息化，提升檔案管理工作質量，進而滿足人們的檔案查詢和應用需要，做到民政檔案標準化建設。

1 民政檔案管理的要點分析

1.1 檔案管理秩序化

民政檔案中包含文書、電子、實物、聲像等內容，屬于部門基礎性工作，對于提升整體工作效率十分關鍵。新時期國家民政單位存在多元化發展的特點，其內容覆蓋面較廣、資料廣泛、形式多樣，因此為民政單位提供新要求。同時，檔案一體化和信息化管理形式又為檔案收集工作提供技術支持，確保數據收集過程的規范性。因此，應科學研究檔案資料，劃分接收和歸檔的范圍，提升檔案管理科學性，對聲音、電子、圖像等檔案進行備份和存儲。

1.2 檔案管理制度化

管理民政檔案之前必須建立完善的規章制度，并對管理過程實現監督。在全體員工心中樹立檔案管理意識，組織其學習法律法規和相關政策，使工作人員可以結合檔案的類別進行管理。例如，制定檔案使用、借閱、檔案歸檔、檔案保密等制度，將同種管理規定進行匯總，實現匯編成冊。此外，可以設置民政考核、獎懲機制，構建績效考核制度，提升大家的工作熱情。

1.3 檔案管理數字化

信息時代視域下民政單位的工作手段逐漸便捷化，對于檔案的獲取、存儲、備份已經逐漸摒棄了傳統人工模式，提升了檔案資料的利用率。因此，有必要構建民政檔案信息管理系統，錄入檔案文書、收集數據信息、上傳和統計數據，進而將網絡和數據充分結合，完成民政部門的互聯互通，實現數據共享。同時，民政檔案管理數字化應圍繞“為人民服務”的原則，對于公開資料需及時發布至互聯網上供民眾查閱。此外，應加大檔案數據存儲量，依據雙套機制提升檔案信息價值，提高檔案信息管理的安全性。

1.4 檔案管理規模化

傳統檔案信息管理大多在辦公樓房內，但檔案存儲對于周邊環境的要求較高，需做到防火、防水、防潮、防蟲、防塵、防盜，因此應加強對檔案管理基礎設施建設，增加資金投入和設施改造。例如，構建專業的檔案庫房，內部配置溫濕度計量設備，進而優化檔案存儲環境。此外，對管理人員加強檔案學、職業道德的培訓，實現檔案管理規范化、規模化。

2 優化民政檔案管理工作的方法

2.1 檔案法制化建設

樹立工作人員檔案管理法制觀念，實現法制化建設。管理過程中需依據《檔案法》、《實施辦法》等文件進行管理，圍繞“依法行政、以人為本”的原則。依據政策法規提升工作人員的法律素質及法制水平，將法制實踐和檔案工作相結合。同時，針對機密檔案工作，相關人員需加強信息保密度，做到依法決策和依法行政。建議構建檔案管理小組，構建縱橫交錯、上下配合的管理網絡結構，健全管理規章制度，通過定期檢查并收集民政檔案，在檔案歸檔之前解決相關問題。此外，統一保管資料及檔案，實現檔案轉出、轉入、借閱的規范化管理，促進民政工作和檔案管理工作的協調化。

2.2 加強檔案基礎設施建設

1）增加經費投入。檔案管理部門需結合2019年1月實行的《機關檔案管理規定》，契合檔案信息化管理要求，實現檔案庫房的數字化和現代化配置，加大基礎設施建設。調用資金購置相關軟硬件設備，配置安全保障系統、網絡基礎設施、專用服務器、硬件系統、存儲設備等，為檔案信息化管理提供條件[1]。

2）安全管理。檔案安全管理需加強數據維護、系統更新力度，通過構建安全性能較強的數據庫，定期優化運行版本。同時，加裝軟硬件防火墻，對系統進行安全防護，防止木馬、病毒的入侵。此外，借助數據備份的方式，通過離線存儲介質備份檔案信息[2]。結合《數字檔案室建設指南》，針對檔案收取、移交、銷毀等過程完成安全管理，防止檔案數據和信息的泄露。

2.3 做好檔案數字化管理

1）配置相關設備。構建檔案信息管理平臺的基礎是配齊硬件設備，如打印機、數碼相機、掃描儀、計算機、輸入輸出設備，這些儀器在文件信息管理中至關重要。同時，需提升檔案資源建設力度，科學整理、掃描、存儲數據，優化檔案存儲質量。實現專題、案卷的數字化管理，將數據存儲至共享系統內。此外，借助權限分配的方式調用數據庫內信息，加快檔案資源數字化管理進程。

2）數字檔案室。民政檔案部門需依據《數字檔案室建設指南》，建設電子檔案管理系統，對相關民政檔案完成數字化管理。同時，應在數字化處理過程中確保元數據齊備，保證數字復印件完整清晰，便于后續檔案的查找和應用。此外，民政單位應結合《電子文件歸檔和管理規范》，制定系統維護運行機制、電子檔案管理機制、檔案數字化管理機制、安全保密機制。建議民政部門借助網絡技術將數字檔案與其他業務系統相連接，自動采集文件資料，完成檔案管理、鑒定、歸檔等工作，提升檔案管理效率。

3）構建檔案管理平臺。當前民政系統開始實現網上辦公，設置在線自動數據處理系統。因此，需要結合網絡環境、信息技術構建網絡管理框架，將檔案管理者身份轉變為信息系統的開發者及管理者，使信息系統和辦公網絡相連接。通過檔案和電子文件的相互轉化，借助收集、整理、錄入、掃描等模式配置檔案信息。例如，將社會救濟人員、低保人員相關檔案轉移至檔案信息管理系統內，構建統一的管理平臺，滿足民眾信息、政策、辦事流程的查詢需求，完成檔案信息的共享。

4）應用云技術。當前云技術的應用與發展使數據庫與云服務相結合，有效節約檔案管理的人工費和相關成本，提升數據信息利用率。例如，國家婚姻登記數據實現了全國聯網，但是在異地信息查詢、登記查詢業務中會出現信息不完善、查詢時間較長的問題。因此，檔案管理部門可以借助云服務平臺構建信息共享系統，統計、分析系統數據，實現內部信息的共享和快速傳遞，營造開放、便捷的資源使用環境。此外，在檔案管理時建議推廣云服務器，做到數據的科學分布、聚合，設置開放檔案應用格局，提升檔案利用率。

3 結論

綜上所述，民政工作與社會保障體系密切相關，其中檔案信息管理涉及人們的衣食住行。由于民政檔案體系較為復雜，且存在職能交叉的問題，建議結合部門實際情況，加強檔案法制化建設。依托信息技術實現檔案數字化管理，優化管理工作效率和質量，健全民政檔案信息庫，為檔案管理提供支持。

參考文獻

[1]王飛.信息化對民政檔案管理工作的作用分析[J].農家參謀，2020，（07）：195.

[2]于濤.淺議民政系統檔案規范化管理工作[J].蘭臺內外，2020，（09）：41-42.