新形勢下加強事業(yè)單位人事檔案管理的策略分析

宮瑾

摘 要：基于分析新形勢下加強事業(yè)單位人事檔案管理的策略。首先分析出新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義，以及存在的問題。其次分析出新形勢下加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效策略，通過強化人事檔案管理意識;完善人事檔案管理制度;建設信息化人事檔案管理三種途徑，來增強管理的水平。最后分析出在新形勢下的事業(yè)單位人事檔案管理，能夠充分發(fā)揮其價值和作用，為事業(yè)單位的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。

關鍵詞：新形勢;事業(yè)單位;人事檔案管理

在科學技術的發(fā)展和不斷進步階段，開始廣泛應用在事業(yè)單位中，尤其是對檔案管理工作。因此，新形勢的背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作，也應與時俱進，改變傳統(tǒng)單調的檔案管理方式，積極轉變管理的理念，為事業(yè)單位提供更多且最新的信息資料，實現(xiàn)對經(jīng)濟市場發(fā)展走向和趨勢的全面掌握，為人事檔案管理工作開創(chuàng)全新的局面。從而，逐漸強化人事檔案管理的水平，推動事業(yè)單位的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

1 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義

人事檔案管理，主要是單位企業(yè)在運營和發(fā)展期間，通過人事文件材料的收集、整理歸檔、提供查閱利用從而協(xié)助事業(yè)單位對員工進行管理與調配。其中包括了人員的基本信息、個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)以及工作能力等，這些都是人事檔案管理工作的重點內(nèi)容，對人才政策的制定起到了決定性的作用，同時也是事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)人才并對其管理的依據(jù)。因此，在新形勢下的事業(yè)單位人事檔案管理，能夠為人事檔案管理工作提供真實有效的信息，可以進一步了解每一位員工的個人資料，比如工作經(jīng)驗、職業(yè)道德等。

并且，人事檔案管理，對事業(yè)單位的整個管理工作起到了重要的作用。在事業(yè)單位中，一些管理干部的考核、單位人才的建設、員工的績效考核等方面，都需要人事檔案作為參考依據(jù)，只有對人事檔案的信息全面且綜合性的分析，才能確保事業(yè)單位管理工作更加科學有效[1]。而且，人事檔案管理，可以最大程度的優(yōu)化人力資源的配置，從而增強管理工作的質量和效率。

2 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

1）缺乏管理意識。對于事業(yè)單位的人事檔案管理工作，通常出現(xiàn)的問題，就是工作人員的工作積極性不夠，缺乏檔案管理的意識，通常是需要利用人事檔案時才發(fā)現(xiàn)沒有收集、整理歸檔，加之人員崗位調動文件材料未曾交接，讓需要利用的材料無處可尋。經(jīng)常將人事檔案管理工作安排在所有工作的后面，無法發(fā)揮出人事檔案管理在事業(yè)單位中的作用和價值。同時，一些事業(yè)單位，沒有專門的人事檔案管理部門或者專業(yè)工作人員，很多從事在人事檔案管理的人員，都是身兼數(shù)職，導致其對該項工作的重視力度不足，嚴重影響了工作的效果。

2）管理水平滯后。現(xiàn)階段的事業(yè)單位人事檔案管理，管理人員的流動性較大，大部分都是在就業(yè)服務中心人員代為管理，導致檔案管理工作缺乏長久性。并且人事檔案管理質量不高，基本都是對過去的情況進行記載，很少能夠反映出當前的情況人事檔案較少。同時，一些人事檔案材料中的結論性較強，單一的內(nèi)容難以起到實質性的作用[2]。從而，相對滯后的管理手段和水平，以及基礎設施的不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的效率。

3）傳統(tǒng)管理體制。雖然在新形勢的發(fā)展背景下，但很多事業(yè)單位，依舊沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理體制，導致管理工作的效果十分不理想。由于傳統(tǒng)管理體制的落后和存在的弊端，在實際的工作過程中，會造成大量人力、財力和物力的浪費，為事業(yè)單位帶來了嚴重的經(jīng)濟損失。同時，在現(xiàn)代化的今天，網(wǎng)絡信息技術開始廣泛應用到各個領域中，而事業(yè)單位的人事檔案管理信息化程度較低，無法合理的借助先進的網(wǎng)絡技術，去進行資料的收集、分類和管理工作，從而在很大程度上阻礙了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

3 新形勢下加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效策略

1）強化人事檔案管理意識。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，單位領導要充分認識到檔案管理的重要性，來強化員工的檔案管理意識。首先，事業(yè)單位要的設立獨立的人事檔案管理部門，具有專門的檔案庫、檔案查閱室等，配備相對應的設施，并讓專業(yè)的檔案管理人員任職工作，使工作人員將人事檔案管理工作放在首位，對待工作認真負責[3]。同時，事業(yè)單位要從整體上，增強員工對人事檔案管理的認識，加大宣傳的力度，積極宣傳人事檔案管理工作的意義和價值。其次，對于人事檔案管理人員，要開展定期的培訓工作，包括專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)等方面的內(nèi)容，不斷增強工作人員的專業(yè)水平。并且，可以讓工作人員去學習先進的管理模式和方法，對工作人員進行不定期的技能考核，確保人事檔案管理工作真正落到實處，從而有效的保障人事檔案管理水平和工作質量。

2）完善人事檔案管理制度。由于人事檔案管理，是一項綜合性的工作，需要各個部門之間的有效配合。因此，事業(yè)單位的各部門主管和工作人員，都應積極協(xié)助檔案管理工作，讓全體員工都可以參與到檔案管理工作中，形成一個管理的網(wǎng)絡系統(tǒng)。而這樣，事業(yè)單位就要建立較為完善的人事檔案管理制度，制定科學合理的管理體系，為檔案管理人員明確工作的職責，促使每一位工作人員都能履行屬于自身的工作義務，確保在實際的檔案管理工作中，有法可依[4]。同時，對于一些表現(xiàn)優(yōu)異的員工，可以給予相對應的獎勵，來充分調動起員工的工作積極性和熱情，更好的投入到檔案管理工作中。另外，人事檔案管理部門，要完善相關的法律法規(guī)，來進一步推動人事檔案管理的改革。并聘請專業(yè)的工作人員，對管理技術和設備進行改良，為人事檔案管理工作提供有效的技術支持，實現(xiàn)高質量的檔案管理，不斷提高檔案管理工作的效果。

3）建設信息化人事檔案管理。伴隨著我國社會時代的發(fā)展，科學技術的突飛猛進，人事檔案管理需要引進先進的信息化設備，建設信息化的人事檔案管理。首先，事業(yè)單位要加大信息化基礎設備的投入力度，引入國際化的信息管理系統(tǒng)，比如利用計算機等一些現(xiàn)代科技，將實體的文字、圖片等信息資料，儲存到電腦數(shù)據(jù)中;或者對人事檔案管理系統(tǒng)進行更新，通過網(wǎng)絡來查找和調配信息，共享個人資料等，逐漸轉變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案管理方式，實現(xiàn)對人事檔案的統(tǒng)一高效管理，來增強管理工作的實效性。其次，人事檔案管理人員，可以充分網(wǎng)絡信息資源，根據(jù)事業(yè)單位的實際發(fā)展情況，構建電子檔案系統(tǒng)，對傳統(tǒng)的紙質檔案進行有效的保護，兩者相輔相成，來保障人事信息傳送的及時且準確。并且，借助掃描儀等設備，可以在計算機中輸入檔案資料，通過電腦屏幕進行相關內(nèi)容的查閱，在很大程度上避免了檔案資料的損壞，不僅節(jié)約了工作的成本，減少不必要的人力和財力，還有助于不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作，為事業(yè)單位的運營和發(fā)展提供了強有力的支持。

4 結束語

綜上所述，在新形勢下的事業(yè)單位人事檔案管理，能夠充分發(fā)揮其價值和作用，為事業(yè)單位的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。通過對人事檔案管理制度和體系進行改革，不斷的創(chuàng)新管理的方式和手段，積極建設信息化的人事檔案管理，對人事檔案的信息全面且綜合性的分析，確保事業(yè)單位管理工作更加科學有效。從而，最大程度的優(yōu)化人力資源的配置，實現(xiàn)對人事檔案的統(tǒng)一高效管理，增強檔案管理水平和工作效果，推動事業(yè)單位的更好運營和發(fā)展。

參考文獻

[1]冉龍江.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法[C].教育理論研究（第三輯）.0.

[2]張慧.對加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考體會[J].辦公室業(yè)務，2017（9）：102-102.

[3]孫微.關于新時期下事業(yè)單位人事檔案管理的具體分析[J].科學中國人，2017（17）.

[4]周菲.淺析事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性[J].檔案管理，2017（5）.