城市化建設環境下城建檔案管理信息化構建思考

李敏

[摘 要] 隨著互聯網技術的發展，信息技術對各行各業都產生了巨大影響，而城市化進程的不斷推進，人們的生產生活，都以數據的方式存在著，這也讓城建檔案信息數據規模不斷增大，讓城建檔案管理上實現信息化發展，更具現實意義。在此時代背景下，相關部門更應當充分利用信息化技術，最大程度對管理流程進行簡化，以符合社會信息化發展要求。文章將從城建檔案管理信息化概念談起，結合城建檔案管理信息化構建的原則，提出若干對策，旨在拋磚引玉，共推城建檔案事業發展。

[關鍵詞] 城市化建設；城建檔案管理；信息化構建

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

互聯網時代的來臨，對各行各業產生的巨大影響，是每個人都能切身體會的。而在城市化建設的不斷發展中，會不斷生產一些基礎性信息，也就是城建檔案信息，對城市建設有重要的記錄和參考價值。如果能夠有效應用此類信息，就會為城市中的教育科研、基礎設施建設等相關工作帶來巨大的推進力量，有不可估量的價值。由于我國經濟一直處在中高速發展階段，城市規模的擴大，時代的變遷，也為城建檔案管理帶來了各種棘手問題，無論是檔案管理不具備較強規范性，還是檔案的較低利用率，都會對城建檔案管理發展帶來嚴重的負面影響。為了建設現代化城市，在檔案管理工作上也應當和信息技術的優勢相結合，實現城建檔案管理信息化發展[1]。

一、城建檔案管理信息化概念闡述

當前社會背景下，互聯網、信息技術、電子化已經在生活中全面普及，很多互聯網詞匯也成了人們口中的熱詞，通過諸如大數據、VR技術、云計算等詞匯，就能對時代發展有所感知，這也側面證明了信息技術為人們生產生活帶來的巨大便利。但是在城建檔案管理工作方面，卻并未能和信息技術的優勢相結合，很多具體工作仍然要依靠人力進行落實，在檔案收集、管理工作方面投入了巨大人力物力，不僅令檔案共享度達不到要求，還容易出現各種誤差。城建檔案管理信息化能夠彌補傳統檔案管理方式帶來的弊端，可以增強相關部門的協作性，在檔案管理各個工作環節體現信息技術的優勢，令檔案信息資源更具科學性，有效提升利用率。

城建檔案管理信息化的主要內容包含兩項。首先是建立標準規范，相關部門應當在開展檔案管理相關工作階段，和城市自身發展狀況相結合，兼顧標準和規范的統一性，對不合理的地方及時進行調整，從而達到完善城建檔案管理信息化的目的，為后續檔案的管理和查閱工作，提供最大的便利，并減少遺漏情況。需要注意的是，標準規范的制定不能脫離國家法律法規的框架，并應當注重計算機網絡的安全性，對計算機病毒進行預防[2]。

其次是建設基礎設施，該項工作主要是為了降低工作人員的工作壓力，加強檔案管理的集中性。相關部門有必要引起足夠的重視，進而保證檔案信息的完整性，錄入到對應電腦系統。

二、城建檔案管理信息化構建原則

我國幅員遼闊，城市眾多，每個城市的經濟發展和信息技術普及情況都各不相同，因此檔案管理的標準應當立足于城市實際發展狀況制定。由于復雜性較強，這也令檔案管理人員會面臨諸多問題。為了減少問題所帶來的負面影響，應當嚴格遵循以下原則。

首先，應當注重時代發展需要。在城建檔案管理信息化構建階段，應當注重文件資料和檔案管理服務的契合程度，因此應當基于時代發展需求，落實檔案數字化歸檔的工作，在需求滿足上，不能單純糾結于當前城市的發展，還應當站在長遠角度，適應未來社會發展需求，保證資源利用的高效性。

其次，應當注重檔案的保密性。城建檔案是國家機密文件，因此城建檔案管理信息化構建，應當重視數字化檔案歸檔的保密性，嚴格把控各個工作環節，防止為他人所盜取，產生不必要的麻煩。

最后，應當遵循實用性原則。相關部門應當建立起對城建檔案管理信息化構建的正確認識，其根本目的在于更好為人民服務，利于檔案管理的信息化發展。因此在系統設計上決不能過于復雜，導致在檔案入庫、查詢等工作上帶來新的問題，進而打擊工作效率，對城建檔案管理信息化系統的應用帶來負面影響。

三、城市建設檔案管理信息化構建的問題

（一）受到傳統觀念較大阻礙

很多員工都受到傳統檔案管理方式的影響，未能真正接受信息化新觀念，由于信息化管理方法相較于傳統檔案管理方式較為新穎，因此在檔案管理方式的革新上，有很大抵觸心理，因此不能有效令信息化管理手段落實于工作細節中。

（二）檔案性質的影響

檔案的記錄性，主要體現于檔案內容與形式上，信息化檔案管理手段將檔案保存和管理形式轉變成電子化和數字化，這就讓檔案原始記錄性內容也消于無形。而且當前管理軟件在開發商步調不統一，整體性不強，沒有強有力信息因素做后盾，制約了檔案管理信息化的發展。

四、城建檔案管理信息化構建措施

（一）城建檔案管理信息化系統結構方案

該方案在設計階段，應當嚴格依照檔案信息化構建的國家標準，城建檔案管理軟件應當具備網絡檢索功能，可以讓用戶根據自己的需求實時瀏覽，而且在文件存儲格式上應當匹配多類型。城建檔案管理信息化系統應當對數據進行嚴格管控，包括數據收集、瀏覽、整理、檢索等各個方面，加強文檔整理的整體性，對業務流程應當提高掌管效率，對信息資源進行高效開發和應用。單位內部的檔案信息保存，以及單位之間的檔案資料交換，與城建檔案管理信息化系統的兼容性、通用性息息相關，因此一定要提高兼容性和通用性。

除此之外，在硬件設備上也應當加大投入力度。城建檔案管理工作中離不開各種硬件設備的支持，例如掃描儀、計算機、打印機等等。欲實現城建檔案管理信息化發展，就要立足于實際情況，加強當前硬件設備的使用率，并重視未來可能應用的硬件設備，包含路由器、數據庫服務器等。最后應當強化電子文件的歸檔工作。城建檔案管理系統應當在建立準則上趨于統一，與社會服務目標群體相對接，提升電子檔案歸檔的速度[3]。

（二）強化城建檔案數字化構建

鑒于城建檔案信息有效反映城市建設工作情況，因此有必要對其完整性和真實性，予以充分重視，從而加強在現實環境中的應用程度。在城建檔案管理信息化工作中，應注重兩個方面工作的落實，首先是建設數字化城建檔案，其次是總結數字化電子文件。前者可以利用輸入設備、掃描儀，通過掃描、壓縮存檔方式實現紙質到數字化的轉換，并合理進行歸類。這種轉換并不是簡單的紙質到數字化的轉換，而是將信息技術的優勢和城建檔案管理工作相結合，應用更多形式的載體，在突破地區限制的條件下，加強城市工作的展示效果，實現檔案信息服務的多元化發展。

接下來是總結數字化電子文件工作，資料的真實性與完整性，可以直接對城建檔案管理系統的運行穩定性，產生較大影響。基于此，相關部門應當在國家標準框架下，基于國家經驗，落實收集電子文件內容的工作，防止城建檔案管理信息化構建工作中行差踏錯。這也是對自身工作的良好總結，在不斷對問題進行總結和分析的同時，能夠有效糾正問題，從而形成良性循環，利于城建檔案管理信息化發展。

（三）提升城建檔案管理人員的專業素質

由于城建檔案管理信息化構建，相較傳統，在工作方式上有了較大的改變，從單一的紙質檔案整理，轉向信息技術應用于網絡空間安全性維護，因此對管理人員的要求也相應提高。具體要求上，工作人員不僅應當加強自身檔案管理知識的專業性，強化自身檔案學、信息傳播學的學習，而且還要掌握一定程度的計算機水平，例如通信技術、信息管理、計算機輔助設計等。因此檔案管理人員一定要保持知識學習的敏感性，檔案管理單位也需要定期開展針對性培訓，并完善考評機制的科學性，定期或不定期對檔案信息化管理掌握情況進行檢查，從而對管理人員的專業素質了如指掌，為后續工作打下良好基礎。與此同時，對于表現較好的管理人員，應當適當給予獎勵，發揮榜樣示范帶動作用，增強全體檔案管理人員的工作進取心。同時應當注意，在業務能力培訓之外，還應當強化檔案管理人員服務意識的培養，樹立職業道德，從而在長遠角度上，保證檔案管理信息化的發展。

五、結語

綜上所述，城建檔案管理信息化構建應當注重和時代發展需求相結合，注重檔案資料的數字化管理，并加強檔案管理人員服務意識和專業素質的提升，進而滿足城建檔案管理信息化發展要求。

參考文獻：

[1]周惠英.新形勢下城建檔案人才隊伍建設的思考--以杭州市城建檔案館“干、學、評”為例[J].城建檔案，2014（2）：18-19.

[2]鞠紅旗，譚淑紅，王玲超，等.基于“一張圖”的智慧城建檔案信息管理平臺研究及應用[J].城建檔案，2019（5）：11-15.

[3]許盛偉，宮輝力，石若明.基于GIS的城建檔案管理系統的研究與設計[J].計算機工程與應用，2005，41（31）：192-194.