高職院校檔案信息化建設的現狀與對策分析

張帥

摘 ?要：當前社會不斷發展，網絡技術以及信息技術在我們日常生活中的應用越來越普遍。并且隨著信息技術的深入發展，檔案信息化也隨之成為了必然的發展趨勢。為了更好地對檔案信息化進行管理，本篇文章即將對當前高職院校檔案信息化建設中所存在的不足進行分析并提出相應的解決對策。

關鍵詞：檔案信息化;解決措施;必要性

檔案信息化的指導手段就是網絡技術及信息技術，信息化的基礎就是最原始的檔案信息。檔案信息化可以更好地對檔案進行收集和管理。并且由于信息化的迅速發展，對高職院校檔案信息進行管理已經成為了檔案管理的重要部分。并且，高職院校檔案信息化產生的同時，也展現出了當前我國在生活中信息化應用的普遍性。可以促進檔案信息化建設得到更多的關注度。當然也希望檔案信息化能夠更好地向上發展，提供更多的技術促進對檔案進行管理的過程可以擁有更高的便利性。

一、高職院校檔案信息化建設的現狀

1.高職院校對檔案信息化建設的重視程度不高

高職院校的來源是由一些中專或者是技術學院而組成的，因此其本身的發展水平就相對較低。學校方面的信息技術不夠先進，從而導致檔案信息化這一方面的建設也不夠先進。并且相關領導沒有對檔案信息化所擁有的重要性進行明確的了解和認識。或者在投資方面也存在著一定的為難，缺乏充足的資金來對信息設備進行完善。甚至還有的高職院校的信息化僅僅是為了檢查，他們沒有真正明白檔案信息化的重要性，也就沒有真正去接受和適應信息化建設。

2.大部分高職院校缺乏基本的檔案信息化建設的設備

很多高職院校都缺乏比較基礎的檔案信息化設備，即使有的高職院校他們有，但是也存在著設備落后，或者是安全性不高的問題。也存在著有的高職院校設備相對齊全，但是信息化技術卻不夠先進的現象。技術人員自身的檔案管理技術也沒有做到真正熟練地掌握，所以他們很難真正做到資源共享，也無法對應用資料進行完善嚴密的保存。

3.高職院校缺乏專職管理檔案建設的新型技術人才

隨著高職院校近幾年的不斷發展，學校的檔案和資料數量也就不斷上升。通常學校里對檔案進行管理的工作人員都是一些年齡較大的或者是沒有很高學歷的畢業生。他們本身技術水平就處于較低的狀態，并且檔案管理這項工作可能在學校又不受重視，這也就直接影響到了工作人員的工作熱情，不利于提升檔案管理的工作效率。對于一所高職院校來說，較好的工作不是對檔案進行管理，而是去進行教學或研究。而從事檔案管理的人普遍都是本篇文章所分析的這兩類人，那么他們也很難去掌握和了解有關數據管理和安全方面的電腦技術，也就無法滿足學校對檔案管理所產生的需求。

二、推進高職院校檔案信息化建設的措施

1.加大對檔案信息化建設的宣傳力度

首先應該對檔案管理人員的觀念進行更新，去改變他們認為檔案管理沒有工作難度，沒有工作前途這一錯誤思想。要讓他們覺得對檔案進行管理的工作與在學校進行教育的工作擁有著相同重要的地位。在當今時代運用數字信息，檔案信息化是必須要進行的趨勢。檔案管理已經不會像以前一樣被局限于紙質，它的新要求就是檔案管理人員可以做到對計算機技術熟練的掌握。真正做到網絡資源共享，通過去學習和了解新技術來適應當今時代的需求。

2.加強高職院校檔案管理的網絡安全保障

高職院校應該對檔案信息管理的安全性抱以重視。通過對通信方面的加密等各種手段，要保障檔案信息處于安全運行的狀態。同時還要去排查網絡信息所訪問網站的安全程度，避免病毒入侵的現象。對一些訪問的網站采取加密的方法，從而保證自身內容的隱秘性，增強安全程度。更好的情況就是要做到專利專用，也就進一步提升了內容安全程度。

3.高職院校應該培養專職的檔案管理人才

為了促進檔案信息化管理效率的提升，推動其管理建設的進程。學校要考慮到檔案管理人員這一重要因素，其進行專業性的知識技術培訓。管理人員擁有了專業性技術之后，才可以促進他們更好地去投入到檔案管理的工作中。學校還可以去舉辦網絡信息交流大會，讓一些專業的或者是不專業的管理人員之間進行問題探討，通過交流而讓雙方都得到提升。專業性的檔案管理人員可以通過交流進一步促進自身工作水平的上升，也就有利于促進檔案管理工作效率的提升。而非專業性的人員也可以通過交流明白和學習了較多的檔案管理方面的知識。除此之外，學校還可以采取一定的考試管理制度，這種制度可以通過較為強硬的手段讓檔案管理人員主動地去學習相關知識，做到與時俱進。

三、結束語

社會數字化信息化的迅猛發展，已經給我們的日常生活帶來了很大的變化，也提升了生活便利程度。但是為了更好地享受便利，我們也應該不斷去學習新技術。同樣，高職院校檔案信息化建設也面臨著這樣的挑戰，通過不斷應用最新的檔案管理技術，推動高職院校檔案信息化建設的發展。

參考文獻：

[1]黃友蘭，羅星海.高職檔案信息化建設的現狀與對策[J].交通職業教育，2016（6）：34.

[2]王麗.關于加強髙職院校檔案信息化建設的思考[J].科技展望，2016（26）：112.