事業單位檔案管理信息化應用分析

陳一彪

摘 要：信息時代的帶來，影響著我們的生活以及發展，同時也使各行各業逐漸朝信息化的方向發展。本文闡述了事業單位檔案管理信息化建設的必要性，對傳統檔案管理模式中存在的問題進行分析，并提出事業單位檔案管理信息化建設的路徑。

關鍵詞：事業單位;檔案管理信息化;應用;分析

檔案管理在事業單位管理工作中占有重要位置，不僅承載了人才信息，還記錄工作等各種信息。信息時代的到來，傳統的檔案管理存在管理理念落后、業務水平低以及管理設施建設滯后的問題。所以，事業單位檔案管理信息化建設是十分有必要的，如何利用信息技術的優勢來提高檔案管理的效率需要進行深入探討事業單位檔案管理信息化對事業相關工作全面認識，提高其工作效率。

1、事業單位檔案管理信息化建設的必要性

事業單位檔案管理對于事業單位的發展有重要作用，其重要性以及必要性主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理在人才聘用中能夠直觀展示出人才的工作能力以及之前的工作經歷等，能夠全面的展示給用人單位，進而幫助事業單位合理運用人才。第二，很多事業單位在發展的過程中，不只是有績效考核，還有事業單位對未來的規劃，這些方面都與事業單位的發展有直接關系。在檔案管理過程中一般都會詳細記錄，而單位在調取檔案的同時會對有欲望的工作進行科學評價。第三，檔案記錄這一個單位的成長，也是事業單位工作成長的關鍵。通過檔案能夠都會單位發展有清晰的了解，包括人員的流動、未來的規劃等，進而對事業單位的工作有全面的認識，提高工作效率。

2、傳統檔案管理模式中的問題

2.1 管理理念落后

從管理理念上分析，很多事業單位并沒有認識到檔案管理的重要性和必要性，甚至很多單位對相關法律也了解很少，導致很多事業單位的檔案管理并沒有得到有效重視，使檔案管理工作無次序。另外，由于對檔案管理的認識不到位，在工作中，往往只是重視檔案的收集、整理和保存，忽視對檔案的開發和利用，使其管理有效性受到嚴重影響。

2.2 業務水平低

從管理業務上分析，很多事業單位雖然設立的有檔案管理部門，但是并沒有有效的管理制度，很多工作只是只做表面，沒有充分發揮檔案管理的作用。還有些事業單位在檔案的錄入以及檔案銷毀等過程中沒有規范，也沒有遵循相關法律法規，進而造成不必要的損失。

2.3 管理設施建設滯后

從管理設施上分析，信息技術的發展，使檔案管理工作逐漸由人工管理向信息化管理轉變，但是由于事業單位對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理工作者沒有投入更多的精力。由于事業單位人員工作意識淡薄，管理工作得不到有效提升，甚至還有很多單位檔案沒有很好的保存檔案，管理設施得不到有效改善，對檔案管理工作的有效性有嚴重影響。

3、事業單位檔案管理信息化建設內容

事業單位的檔案一般包括文書檔案、專門檔案、聲像檔案等[1]。文書檔案主要是有文書所轉化而來，涉及到命令、指示、報告以及會議記錄等;專門檔案是指事業單位在從事專業性比較強的活動所生成的，具有考查、利用以及保存的價值，并按照特色的管理辦法整理各種歷史記錄;聲像檔案是指事業單位或者是個人在社會實踐中所形成對社會、國家有利的照片以及影片等，具有一定的保存價值。

4、事業單位信息化建設路徑

4.1 轉變管理理念

想要實現事業單位檔案管理信息化的順利發展，管理部門的管理理念起到關鍵作用。首先，事業單位的領導要對信息時代檔案管理的職能以及重要性有充分認識，這樣能夠擺脫傳統的管理理念，在加大檔案管理部門的設備和技術投入，為檔案管理信息化建設奠定物質以及理念基礎。其次，作為檔案管理人員要了解相關法律法規，充分意識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作重視起來，提高自身的專業能力[2]。最后，要加強檔案管理隊伍的建設，定期組織工作人員進行學習，并要求工作人員熱愛該工作以及熟練掌握檔案信息的加工、運行以及多媒體的使用，提高專業知識以及管理技術。

4.2 規范管理標準

在信息化建設的過程中，要規范管理標準，以此對員工的要求起到約束作用。首先，根據不同的事業單位自身的需求建設適合自身發展的執行準則，像數字檔案中的格式、壓縮等，對每個環節做出明確的規定。在制定管理標準的過程中要遵循前瞻性原則以及兼容性原則，對各個標準制定的內容進行全方面考慮，還要在設計的過程中，重視社會各個行業之間的融合以及標準化和檔案管理的兼容。

4.3 提升工作人員素養

工作人員是事業單位檔案管理的主體，所以工作人員的信息技術素養是檔案管理基礎，可以通過以下幾個方面提高工作人員素養。第一，完善機構設置，提高工作人員配置。由于事業單位有其它部門兼職檔案工作職能的問題，所以人員發展管理成效的前提時要求管理人員必須對本單位發展歷史熟悉，能夠正確辨別檔案信息的重要性[3]。第二，要更新工作人員的管理理念，樹立其服務意識。最后，要優化人才構架，對每個工作人員負責的工作范圍進行明確，確保在檔案管理工作中充分發揮自身價值。

4.4 健全管理制度

檔案管理信息化建設有效提高了管理效率，充分體現出信息技術在管理領域中所具有的優勢。為確保檔案信息化管理的有效性，必須健全管理制度。另外，還要建立嚴格的保管制度，對存儲方式以及維護措施進行明確;規范使用制度，要求每個環節都要實名登記，落實到具體負責人，有效提高檔案的安全性。最后，還要把重要檔案信息進行備份，增加雙重保險。

5、結束語

在檔案管理工作中運用信息技術，給事業單位檔案管理工作帶來了機遇同時使其工作面臨重大挑戰。傳統檔案管理模式中存在管理理念落后、業務水平低以及管理設施建設滯后的問題，所以要轉變管理理念、規范管理標準、提升工作人員素養以及健全管理制度，使其更好適應信息時代的帶來。

參考文獻

[1] 劉金龍，邢磊，賈宏慧.探索事業單位檔案管理信息化建設的途徑[J].蘭臺內外，2020（22）：25-27.

[2] 薛相權.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].科技風，2020（18）：143.

[3] 余芳芳.事業單位人事檔案管理信息化建設及發展研究[J].科技經濟導刊，2020，28（18）：197-198.

[4] 侯蘇珊.新時期事業單位檔案管理信息化建設創新探討[J].蘭臺世界，2020（S1）：72.