淺析現代文秘工作與檔案管理工作的規范銜接

孫麗麗

摘 要：一個企業的檔案管理工作在很大程度上對企業的發展以及企業內部的管理有著非常重要的作用。有條理的、規范的、科學的檔案管理能夠進一步提高工作效率。在新時期背景下，企業的檔案管理工作發生了很大變化，高水平的檔案管理工作必須是建立在完善的檔案管理規范基礎之上的。文秘工作與檔案管理的主要銜接載體是檔案公文，特別是在現當代信息技術快速發展的背景下，很多企業的檔案管理工作都已經用電子歸檔，所以這就為文秘工作與檔案管理工作的有效銜接提供了更多可能性，將文秘工作與檔案工作進行有機融合能夠減少檔案管理的復雜程序。所以本篇文章主要針對現代文秘工作與檔案管理工作的規范銜接進行相應探究，通過兩者的有效銜接，進一步推動企業檔案管理工作的有效開展。

關鍵詞：文秘工作;檔案管理;工作銜接;銜接措施

現代文秘工作與檔案管理工作的融合載體主要是相關的檔案和公文，傳統的檔案管理都需要設立專門的檔案管理部門，并且有專門人員進行檔案的收納整理和保管。但是隨著電子信息技術的快速發展，當前也提出了文檔一體化的管理模式，立足于文秘和檔案管理工作的全局出發，在企業公文生成到歸檔的過程，使用信息技術將文檔進行電子錄入。通過這樣的方式方法使公文的管理以及文檔的調取更加方便快捷，也實現文秘工作和檔案工作的共享，使兩個工作能夠做到有效銜接。

一、當前文秘工作與檔案管理工作銜接存在的問題分析

由于文秘工作和檔案管理工作有著較長“各自為政”的歷史，因此在短時間內要想使兩個工作實現規范銜接，不可避免的會存在一些問題，包括文秘工作和檔案工作的本質差距以及相關人員的職業素養、意識等等，都會導致二者在銜接過程當中會存在一些阻礙。

（一）版記欠缺，附件不規范

文書部門和檔案部門的重要銜接紐帶就是版記，版記也是實現新時期文檔一體化的重要標志。但是在文秘工作工作過程當中版記往往會被忽略，特別是對一些主題詞的選用不準確，這為文件的歸檔和調閱造成了極大困難，增加了文檔管理的難度。除此之外，由于《格式》對公文的附件也有明確的標準，但是在當前現行的公文執法中，有的公文附件標志，從而導致附件和正文的序號名稱有出入，這就會使得當附件單獨裝訂的時候沒有標注正文的排列序號。而有的只有正文不存在附件，這又會導致兩個工種在銜接過程當中非常混亂，也嚴重的影響著公文的規范和文檔歸檔[1]。

（二）缺乏規范的編號以及完整的原稿

眾所周知，公文的原稿是公文處理的重要依據，即便是相關大文的過程很規范科學，但如果缺乏完整的原稿也會導致分類不準確，而且缺乏原稿還會使得公文的編號不規范，造成漏號、重號的現象，不僅嚴重影響了功能的質量，而且也不符合現當代立卷歸檔的要求。所以缺乏規范的編號以及完整的原稿，都是當前文秘工作與檔案管理工作規范銜接的負面影響因素。

二、現代文秘工作和檔案管理工作規范銜接措施

要了解到當前文檔管理存在的問題之后，相關工作人員就必須要制定有效的措施，實現文秘工作和檔案管理工作的規范銜接，通過兩個工種的有效銜接共同對文檔實施更加科學和合理的管理，促成文檔一體化的管理局面。

（一）加強相關員工的文檔一體化意識

從本質上來說，所謂的文檔一體化就是將文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體的工作流程真正的實現有機融合。通過文檔一體化的實現，加強檔案部門對文件管理的控制，從而保證檔案的質量，也讓檔案部門繁雜的工作程序簡潔化，提高工作效率，保證文檔工作的合理化和科學化。所以必須要加強對相關人員文檔一體化意識的培養，讓每一個文秘工作具有較高的檔案意識，要有“今日事今日畢”的工作態度和理念，充分理解文秘工作除了要為當前的工作服務，還要對歷史工作負責，對未來工作提出要求，這是做好文檔一體化的基礎和必要前提，也是規范每一份公文的有效條件[2]。

（二）培養專業的現代文秘隊伍

由于文秘工作和檔案管理工作都具有較強的專業性，因此從業人員必須要具備較高的職業素養和職業能力。因此打造一支業務能力高素質強的文檔管理隊伍就顯得至關重要。比如對當前的管理人員加強培訓，注重文檔管理人員的晉升和專業培養，立足于現代化信息網絡，讓相關管理人員能夠具備較高的信息素養，用信息技術實現文秘工作和檔案工作的規范銜接，滿足新時期背景下現代文秘工作和檔案管理工作的需要，做到文檔管理的現代化。只有在相關管理人員具備較高的工作能力之后，才能夠根據實際的文檔管理需求，采取針對性的措施，并通過性能優良的設備和自身較高的職業素養實現文秘工作和檔案工作的規范銜接。

結語

總而言之，現代文秘工作和檔案管理工作的規范銜接是一個非常重要的課題，相關人員必須要針對當前文檔管理中存在的問題，對這些問題進行深入的分析，立足于文檔管理一體化的要求，加強對相關人員文檔一體化意識的培養，構建專業的現代文秘隊伍，從而保證文秘工作和檔案工作的規范文件。

參考文獻

[1]蘇娟.規范與統一——文秘工作與檔案管理的銜接[J].辦公室業務，2016（24）：106-107.

[2]張春有.淺談現代文秘工作與檔案管理工作的規范銜接[J].檔案學研究，2001（04）：26-28.