干部人事檔案信息化管理的探索

馬萍

摘 要：組織人事部門對教職工的考核與管理及各類原始記錄，都保存在干部人事檔案中，是組織教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎。現如今，傳統的干部人事檔案管理手段已無法滿足干部現代化管理的需求，組織人事部門應盡快轉變觀念、引入信息化管理技術，才能干部檔案現代化管理的發展需求。

關鍵詞：干部人事檔案;現狀分析; 信息化管理; 發展對策

干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的作用舉足輕重，中央、自治區多次出臺相關文件要求各相關部門要牢固樹立政治意識、大局意識，切實把干部人事檔案作為干部培養、選拔任用、管理監督的重要基礎。同時，人事檔案還是干部職工個人職務（崗位）晉升、職稱評定、工資晉升以及離退休辦理的重要依據，可以說，干部人事檔案影響甚至決定著干部職工在社會工作中的方方面面。單一使用紙質檔案進行人事管理，人事檔案管理人員思想落后、管理手段相對滯后、管理人員配備嚴重不足等，是組織人事部門在管理人事檔案時普遍存在的問題，如何積極運用信息化管理手段，實現更現代化、多元化、高效化的干部人事檔案管理，已然成為進一步提高干部人事檔案利用率、實現干部人事檔案管理現代化的研究方向。

1.現階段干部人事檔案信息化管理現狀

1.1 干部人事檔案信息化管理觀念落后

受到歷史沿革和管理條件等因素影響，干部人事檔案信息化管理的普及度不高，普遍面臨管理思想落后、管理方法單一等現實問題。很多檔案管理人員沿用的還是傳統的管理思維和工作手段，更傾向于記錄紙質檔案而不愿意使用計算機，也沒有接受過系統化、專業化的檔案信息化管理培訓，這不僅造成了人力資源浪費，降低了工作效率，也不利于檔案的長久保存。所以干部人事檔案信息化管理還需進一步從思想認識層面著手，得到相關管理者更多的關注與配合，人事檔案管理工作才能與時俱進，真正將信息化管理落實到位，使干部人事檔案的管理手段更多樣化、現代化。

1.2 干部人事檔案信息化利用效率偏低

干部人事檔案在干部工作中的重要地位與作用，決定了干部檔案管理從紙質化單一管理向信息化等多形式組合管理的必然性。但是總體來看，各單位普遍存在檔案管理人員（尤其是專職檔案管理員）配備不足，專業化尤其是信息化管理相關培訓較為薄弱的現狀，一些已經開始使用信息化檔案管理的單位也只是從淺顯層面將干部人事檔案信息錄入到電腦系統中，沒有深入挖掘更多信息化管理功能并及時進行信息整合，使檔案信息化管理未能發揮預期的價值作用。

2.干部人事檔案信息化管理的意義

2.1 信息化管理有利于強化檔案管理規范

干部人事檔案工作是一項政策性很強的工作，強調工作的保密性和原則性。以往在記錄干部人事檔案信息時多采用單一的紙質記錄，導致因個人筆誤或有意無意錯填信息、涂改造假檔案等現象普遍存在，極大影響了干部人事檔案信息的真實性與完整性，也大大降低了人事檔案的權威性及可利用率。采取信息化多形式管理之后，統一了信息錄入的格式與字體，確保信息錄入的規范性，進一步避免了人工舞弊行為的出現。

2.2 信息化管理有利于提高檔案管理效率

檔案管理要考慮的問題之一就是如何方便應用，由于檔案資料本身就有內容多、要求高、管理復雜等特征，過去開展干部人事檔案管理，需要耗費大量的時間與精力，而且無法真正保證獲取信息的準確性。但是應用信息化管理之后，快速地錄入信息并分類保管，有利于管理人員快速瀏覽、查詢與應用，極大提高信息應用效率與應用質量。

2.3 信息化管理有利于延長檔案管理期限

傳統紙質檔案不利于長期保存，經過一段時間之后，紙張返潮或破損、字跡消退不易識別，而且紙質文件還有可能丟失，需要占用大量的空間存儲。相較而言，信息化管理實現了數字化的云存儲，并且每一份檔案都有備份，不怕丟失或者損毀，有利于永久保存以便隨時查用。

3.新形勢下干部人事檔案信息化管理對策

3.1 轉變思想，重視信息化管理

檔案管理工作人員是信息化管理的直接操作者，所以要加強相關人員的專業培訓，引導他們重視信息化建設，充分認識信息化管理的先進之處。首先，客觀分析傳統檔案管理的弊端，了解信息化檔案管理不僅操作便捷、工作效率高，而且能更好地保障檔案的保密安全，符合現代檔案管理的各項需求;其次，為了讓檔案管理工作人員能嫻熟地操作信息化管理工具，要定期開展信息化技能培訓，科普檔案信息化管理的必然趨勢與現實意義，幫助他們解決具體操作中遇到的各種問題，讓信息化管理手段真正落實到日常工作中。

3.2 嚴格把控，培養信息化人才

檔案管理人員的專業水平、職業素養以及信息化應用能力等等，這些都直接影響干部人事檔案信息化管理的效果。因此對于崗位人員選拔要嚴格把關。一方面，適當提高檔案管理人員的聘用門檻，既要具備專業能力、經驗豐富，也要與時俱進，善于運用信息化技術手段開展工作。另一方面，對于現有的檔案管理工作人員隊伍，表現出的年齡大、專業不足、素質偏低等種種問題，要加強考核與培訓，鼓勵他們主動學習、更新知識與技能，跟上信息化時代發展的需要。

3.3 積極推進，搭建信息化平臺

干部人事檔案信息化管理既要有人力的支持，也要有物質的支持，盡快建立一套適用于高校實情的干部人事檔案管理信息化平臺，支持檔案管理人員開展相關工作，提高人事檔案收集、整理、管理以及共享信息的效率性，為推進干部人事檔案信息化管理夯實基礎。

3.4 加強管理，保障信息化安全

計算機應用雖然便捷，但是其中蘊含的安全問題也不能忽視。干部人事檔案信息化管理剛剛起步，無論是人為操作失誤還是計算機本身風險都客觀存在，所以加強管理非常必要。一方面，要求工作人員嚴格按照相關規范操作執行，對于重要的檔案資料要做加密處理，限定不同級別賬號用戶的讀取權限;另一方面，所有錄入的檔案信息都要做好備份，計算機系統要定期更新、殺毒、維護，做好檔案數據的安全管理。

綜上所述，互聯網+時代的到來對于高校干部人事檔案管理既是機遇也是挑戰。管理者要充分認清現階段干部人事檔案管理的不足，轉變觀念、加強學習，盡快將干部人事檔案管理從過去的人工操作模式過渡到信息化模式，同時確保檔案管理的安全性、高效性與完整性，為干部人事檔案管理提供優質服務。

參考文獻：

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