高職院校學生檔案管理規范化路徑

摘要：檔案管理是學校管理的基礎，亦是促進學校規范化管理的重要環節之一。學生檔案管理是高職院校了解學生個人信息的首要前提，同時也是學校推進人才的培養過程，但當前，學生檔案管理存在文書處理不規范、管理制度不完善、管理人員素質欠缺等問題，導致學生檔案缺乏完整性。本文就高職院校學生檔案管理的現狀，對其管理的規范化路徑提出了幾點相關建議。

關鍵詞：學生檔案管理;高職院校;規范化路徑

前言

檔案管理屬于學校建設中的基礎性工作，但大部分高職院校并未充分意識到學生檔案管理的重要性，加之檔案內容較為復雜繁瑣、管理機制不完善等原因，學校的學生檔案管理工作并不十分規范[1]。然而對于高職院校而言，檔案管理方式屬于教學工作的重要組成部分之一，其可對學校教學工作的整個過程進行直接反應，也可間接體現教學管理水平的高低及教學工作質量的好壞[2]。近年來，大多高職院校的學生檔案管理數量不斷增長，而如何有效、同步提高其管理質量，并探究其管理規范化路徑就顯得格外重要。基于此，本文建議高職院校對學生檔案管理的必要性及其優點進行充分了解，同時對管理制度進行改革及優化，尋找管理的規范化路徑，以提高高職院校對學生檔案管理工作的效率。

一、高職院校學生檔案管理現存問題

1.文書處理不規范

在許多高校中，文書處理及檔案管理工作并未引起重視，學校對于檔案管理的觀念意識較為淡薄，而學生檔案本身需要學校多個部門收集，再對其進行整理、匯總，最終經手檔案室歸檔存檔歸案，在這一過程中，常常會出現管理者管理意識不強，未能規范性管理文書處理工作及檔案工作的情況。同時，由于文書管理缺乏規范性，檔案管理過程中容易出現重復管理現象，導致管理資源浪費，工作效率低下。

2.管理制度不完善

就目前來說，大部分高職院校迫于需求設立了檔案管理室，然而檔案室設立后，學校并未擬定及施行檔案室相關管理制度，在人力資源調配上也存在較多問題，長久之下，便形成了管理制度不完善、責任劃分模糊的局面，最終導致學生檔案管理效率不高，且工作繁雜[3]。另外，隨著現代信息技術的飛速發展，信息化技術逐漸進入各行各業的視野中，包括各大高職院校，但目前的現狀是，因資金限制，部分高校暫未引進信息化技術，而已引進信息化技術的高校，也存在引入機制不健全的缺陷，致使學生電子檔案的使用、整理及劃分流程不明朗，難以實現高職院校學生檔案規范化的管理。

3.管理人員素質欠缺

當前，在經營過程中，許多高校均對師資力量及教學成果予以高度重視，而對于學校檔案管理工作人員的要求則相對較低，普遍存在年管理人員年齡較大、學歷不高等現象，加之缺乏系統的檔案管理培訓，此類管理人員專業知識及實戰經驗均不足，以至于難以有效開展學生檔案管理工作。而除此之外，仍有部分高校的檔案管理人員以手動操作方式收集整理檔案，對計算機的運用并不十分熟練，管理水平較低，難以適應信息化技術的發展，跟上高職院校學生檔案管理信息化改革的步伐。

二、高職院校學生檔案管理規范化路徑的探討

1.加強文書處理工作的規范性

相關研究顯示[4]，文書處理工作屬于高職院校管理的基本工作之一，其與檔案工作之間雖存在不同，且具有獨立性，但文書的檔案來源是一致的，可以說學生檔案管理的本質就是文書管理，因此，加強文書處理工作的規范性對于提高高職院校學生檔案管理效率具有重要意義。此外，增強文書處理工作的規范性，有利于記錄、量化數據研究，同時準確分析檔案管理中的規律及發展趨勢，進而為學生檔案管理工作提供真好似可靠的原始數據，有效提高檔案管理的科學性。

2.樹立信息化建設管理制度

在學生檔案管理工作中，高職院校要想順應信息化時代的發展，提高檔案管理的規范性，除轉變管理思維外，還需正確認識學生檔案管理之于學校整體管理的重要性，盡力完善、優化檔案管理制度。其一，學校樹立信息化建設管理制度需以我國出臺的《檔案法》為依據，以建立科學合理的管理機制，同時對分工及責任進行明確劃分，以規范檔案管理流程[5-6]。其二，另外，學校還應當對計算機技術進行合理運用，以改善傳統手動管理不易操作及紙質檔案不易保存的不足，有效節約管理成本，提高工作效率。其三，學校應當設立資源數據庫，對該數據庫進行良好的開發及利用，規范學生電子檔案的收集、整理、歸納、利用等一系列過程，及你不彌補傳統檔案管理手動操作的不足，提高管理效率。

3.提高管理人員道德素養

高職院校學生檔案管理工作人員的綜合素質對工作效率具有直接影響，在信息技術化飛速發展的時代，檔案管理人員必須與時俱進，熟悉現代化計算機軟硬件，學會計算機操作，同時提高自身職業道德修養。首先，學校需成立綜合數字檔案管理室，合理利用數字化信息，實現學生電子檔案的良好監督及保管，確保檔案的真實性、完整性、有效性;其次，學校需招聘一批檔案管理的專業人士，同時將學生檔案管理內容作為考核的一環，以提高管理人員專業素養;最后，學校需對部分管理人員進行合理化培訓，定期引入檔案管理工作的新思維，同時增強管理人員的服務意識，調整檔案室工作作風，規范檔案管理流程。

結語

由于高職院校的檔案管理工作屬于學校基礎性工作，因而學校的整體管理具有一定推動作用，值得引起學校管理者的重視。但就高職院校學生檔案管理的規范化路徑而言，加強文書處理工作的規范性，完善檔案管理制度以及提高管理人員道德修養是關鍵，以上規范化路徑的實施，有利于促使高職院校轉變學生檔案管理思維，采取有效措施，合理運用信息化技術，優化檔案管理流程，最終提高其管理工作效率。

參考文獻：

[1]陳亞偉.淺談高職院校二級學院教學檔案管理的幾個問題[J].檔案與建設，2017 （12）：82-83

[2]楊麗娜，張云濤.高職院校學生德育檔案的建立與管理[J].辦公室業務，2019 （10）：161.

[3]朱明祥.高職院校學生檔案管理規范化路徑研究[J].中國校外教育（下旬刊），2019 （7）：160-161.

[4]林月麗.探究高職院校學籍檔案管理的規范化路徑[J].考試周刊，2017 （80）：192.

[5]吳文浩，糜莉，馬暉.高職院校學生德育檔案的建立與管理體系構建[J].宿州教育學院學報，2018，21 （3）：64-65，133.

[6]安麗君.新時期高職檔案管理工作規范化分析[J].長江叢刊，2017 （12）：239.

作者簡介：劉兆英（1968.9），女，山東臨沂市人，講師，畢業于山東師范大學，就職于山東臨沂職業學院，研究方向：檔案管理。