推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的淺析

張園英

摘 ?要：機關事業單位應該重視對檔案管理工作的重視，更新單位管理理念，創新機關事業單位的管理手段，加強對管理隊伍的構建，推動單位檔案管理向規范化標準化的方向發展，進而為社會的發展提供自身的力量。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;規范化標準化;標準化

前言：

機關事業單位的公益性、服務性、專業性的特征，必然要求其檔案管理工作具備較高的水平，以便更好的為人民服務。檔案管理工作的規范化標準化是單位長遠健康發展的基礎性工作。隨著機關事業單位改革的推進，立足新時代、新職能、新要求，機關事業單位檔案管理與服務模式不斷規范化標準化，做好單位檔案資料整合管理工作，能夠使工作效率得到有效提升。因此，必須將檔案管理規范化標準化工作納入重要議事日程，健全制度，規范管理，為機關事業單位改革發展提供有力支持和保障。

一、檔案管理規范化標準化的重要意義

檔案管理是一項基礎性工作，其主要任務：將以往的重點工作以各種資料形式進行記錄;要將大量的記錄分門別類的妥善儲存;在工作需要時，快速準確的調取相關歷史信息。這項工作看起來沒有大的作用和貢獻，但卻關系一個單位長遠發展的重要基礎工程，因為檔案承載著一個單位從建立到發展壯大的整個過程，是反映精神文明建設、科學發展水平程度、用人情況、工作內容以及性質、干部隊伍文化的重要組成部分，所以檔案管理的準確性、有效性以及科學性，直接關系到事業能否科學順接和傳承，是維護和保護歷史發展的一項關鍵性工作。檔案工作非常重要，同時也是一項比較繁重的工作。一是數量大。只要開展工作，就會產生相應的檔案，日積月累，檔案數量規模越來越龐大。二是種類多。實踐證明，隨著我們工作的創新發展延伸，事業發展的越好，那么檔案的種類也就越多。三是要求高。檔案記錄不是簡單的將資料收集就可以了，還需要精準的整理和分類。因此，要做好檔案工作必須要加強規范化標準化管理。

二、面臨的問題

（一）創新發展理念不足。

“看著說著重要，抓起來次要”的現象依然存在，在大數據時代，檔案管理工作發展步伐過緩、理念還相對滯后。

（二）缺少統一的規范化標準化要求。

近年來，隨著部分機關事業單位機構、職能、人員的變化，檔案工作是非常重要的企業管理組成部分，尤其很多醫院、學校都建立的專門的檔案管理機構。但從整體情況看，目前，檔案管理工作規范性法規是《檔案法》，但根據當前檔案工作實際需要看，不同的機關事業單位應該制定不同的檔案管理工作規范化標準化要求，有的服務性單位甚至越細越好。

（三）檔案管理工作作用體現不明顯。

對檔案管理工作的重要性認識不足，重視程度不高，想不到通過利用檔案解決現實問題。許多工作在遇到瓶頸與難題時，可以通過查找檔案和歷史資料解決問題，但是由于不了解、不熟悉檔案管理工作，不掌握工作歷史和過往情況，無法利用檔案管理工作推動當前工作進展，發揮不了檔案管理工作的應有作用。同時，由于檔案管理不規范，查檔人員無法從檔案中獲取有用信息，從而影響了對檔案管理工作的信任和需求，長此以往形成惡性循環。

（四）從業人員專業水平較低。

部分檔案管理工作由行政職能處室非檔案專業人員兼職負責，缺少扎實的專業技能，缺乏專業化培訓，阻礙了檔案管理工作長遠發展。

三、推進機關事業單位檔案管理規范化標準化的做法

目前，在開展檔案管理工作的時候，無論是管理模式還是服務模式都存在一定的問題，嚴重阻礙了檔案管理工作的有序正常開展，對后期的發展也有較大影響。因此，要結合新時代發展的實際需求，建立完善檔案管理規章制度，特別是對于各部門的領導和管理者，一定要起到模范帶頭作用，通過完善嚴格的規章制度開展工作。在檔案管理部門，工作人員要充分認識到自身工作的重要性，樹立創新意識和服務意識，積極主動地開展檔案管理工作，提供熱情優質的服務。并要充分利用現代化技術，使檔案管理工作高效完成，積極學習相關的技能，實現電子檔案管理模式，確保檔案管理的有序高效開展。

（一）建立健全檔案管理制度體系。

制度建設是做好工作的先決條件和重要基礎。一是建立責任落實制度。明確檔案管理工作的各級領導責任和檔案管理工作人員的具體職責。二是建立任務分解制度。將檔案管理列入單位內設機構重要日常工作內容，作為考核評價標準，督促內設機構認真參與檔案管理工作。三是建立專業的管理制度。在檔案管理專門部門建立健全專業化的工作制度，細化管理，提高規范化標準化、科學化工作流程。

（二）推進加強檔案管理工作信息化建設。

在開展檔案管理與服務模式改革創新工作的時候，信息化占據非常重要的地位，是基于現代網絡技術和信息技術實現信息化、數字化、虛擬化檔案處理模式，提高檔案服務職能效率，這也是當前這個時代必然的發展需求。在開展檔案工作的時候，一定要結合自身單位的發展現狀，制訂完善的發展計劃，針對檔案管理工作采取相對應的服務模式。并對每一項環節進行詳細規范，制訂完善的實施方案，嚴格按照計劃進行操作。還應當盡快建立專門的網站，為需要檔案服務的群眾提供便捷優質的服務，這樣不但可以提高檔案工作效率，還能夠為社會發展提供了相應的服務。另外，要盡快健全電子檔案管理體系，實現數字化檔案管理，對信息及時進行收集整理，為實現檔案數據化發展要定堅實的基礎。還有最為重要的一點就是確保檔案管理的安全性。雖然應用計算機信息技術能夠大大提高檔案管理效率和質量，但出現檔案信息泄露的問題也越發嚴峻，為了確保檔案存儲的安全問題，必須要對每一個環節加強改革，嚴格按照程序進行操作，提供完善的檔案資源服務。

（三）提高檔案信息利用率。

對傳統檔案管理模式進行創新，最終的目的是檔案管理機制更加完善，進而提高檔案信息的利用率，確保其有序健康發展。開展檔案管理制度完善工作，要充分結合自身的發展現狀和目前的發展特性，充分調動檔案人員的工作積極性，確保檔案管理工作的順利開展。

（四）提升檔案工作人員的專業化水平。

作為發展的基礎部分，檔案管理工作要充分重視起來，因為直接關系到整個的工作質量和工作效率。基于此，應當建立專門的檔案管理部門，由專業人士歸納整理所有的資料，方便后續進行使用和查詢。這也充分體現出了檔案管理人才的重要性，其工作能力和專業素質水平都會影響到檔案管理質量，需要一支專業檔案人才隊伍。一是加強專業培訓。確保從事檔案管理工作人員，熟悉專業工作知識，掌握現代化操作技能。二是做好檢查考核。定期開展對檔案管理人員的技能考核，保證從業人員熟練掌握檔案管理操作技能和方法。三是增強從業人員榮譽感。教育引導從業人員認識到檔案管理對機關事業單位發展建設的重要性，提高榮譽感和使命感，調動工作人員積極性。

四、結束語

總而言之，隨著時代的發展，要對傳統的管理模式進行創新優化，應用先進的信息技術、大數據等開展檔案管理創新工作。首先需要做的就是轉變檔案管理人員的傳統思想，確保檔案管理創新工作落到實處，讓其充分認識到自身工作的重要性，提高檔案管理的效率;其次就是對檔案管理服務模式進行深化改革，建立檔案數字化管理服務體系。在新時代，要重視培養檔案管理人才，不斷改革內部檔案管理與服務模式，使單位運行效率不斷得到提升，促進各項工作有序健康發展。

參考文獻

[1] ?梁琴.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].商訊，2020（10）.