新時(shí)期下檔案管理工作的創(chuàng)新管理策略

牟仁夢(mèng)

摘 要：檔案管理工作本身就與人類社會(huì)的發(fā)展息息相關(guān)，因?yàn)槿祟惿鐣?huì)所取得的每一個(gè)進(jìn)步都是在真實(shí)的、豐富的檔案支持下所取得的。在現(xiàn)代社會(huì)，各行各業(yè)都在追求高效，信息的傳播與共享效率很快，所以檔案管理工作人員必須要自主創(chuàng)新檔案管理工作形式，不斷優(yōu)化管理效益。本文將從拓展檔案資源的類別與數(shù)量、優(yōu)化檔案資源的采集形式、分類歸總并保存檔案資源信息三個(gè)角度來分析新時(shí)代下檔案管理工作人員應(yīng)該如何創(chuàng)新工作形式。

關(guān)鍵詞：檔案管理;新時(shí)代;創(chuàng)新策略

目前，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)層出不窮，人類社會(huì)的生產(chǎn)生活方式與思維特點(diǎn)也發(fā)生了很大的變化。其中，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使得檔案管理工作變得越來越重要，因?yàn)闄n案管理本身就是記載、傳播文化信息、科技信息等多種數(shù)據(jù)的基本媒介。如果單純以手工活動(dòng)來管理檔案，那么必然會(huì)面臨檔案內(nèi)容不全、檔案信息更新不及時(shí)、檔案管理工作效率低下等現(xiàn)實(shí)問題。因此，在新時(shí)代下，檔案管理工作人員必須要積極開拓新的檔案管理方式，不斷保證檔案管理工作的有效性。為此，檔案管理工作人員便要樹立開放、先進(jìn)的發(fā)展眼光，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，在實(shí)際的檔案管理工作中充分展現(xiàn)自己的專業(yè)智慧。

一、拓展檔案資源的類別與數(shù)量

在檔案管理工作中，檔案資源本身的數(shù)量、質(zhì)量十分重要。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展與行業(yè)的多維變革，檔案管理所面對(duì)的信息源也越來越多。既然檔案管理最終要服務(wù)于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，那么也必然要隨著社會(huì)進(jìn)步與數(shù)更新而得以拓展完善，否則很難提供完善的檔案信息。因此，檔案管理工作人員要積極拓展檔案資源的類別與數(shù)量，切實(shí)豐富檔案資源的內(nèi)容。

為了構(gòu)建完善的、豐富的檔案管理資源庫，筆者會(huì)定期整理、更新檔案資源信息，從多個(gè)方面來搜集數(shù)據(jù)資料。由于城鄉(xiāng)居民社會(huì)保險(xiǎn)管理局是針對(duì)城鄉(xiāng)居民的社會(huì)保險(xiǎn)來構(gòu)建群眾保險(xiǎn)檔案的，所以重點(diǎn)集中在社會(huì)保險(xiǎn)層面。除此之外，只要群眾提出要求，我們也會(huì)竭盡全力去整理檔案資源，希望可以更好地滿足群眾的發(fā)展需求。在不斷的檔案更新與完善活動(dòng)中，我們所構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)不僅收錄了與社會(huì)保險(xiǎn)有關(guān)的檔案信息，還形成了一些民生咨詢，很好地服務(wù)于普通群眾，提高了檔案管理的使用率，讓人民群眾可以更加幸福、美滿地生活。

二、優(yōu)化檔案資源的采集形式

一直以來，為了改善檔案管理工作質(zhì)量，檔案管理工作人員一直在強(qiáng)調(diào)豐富檔案信息的數(shù)量、管理結(jié)構(gòu)，也積極創(chuàng)建了數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)，但是，檔案數(shù)據(jù)的采集是組織檔案管理工作的基本前提，如果前提的采集活動(dòng)不科學(xué)，所搜集到的檔案信息是無效的、過時(shí)的或者是不全面的，那么則會(huì)直接影響后續(xù)的檔案管理工作質(zhì)量。因此，檔案管理工作人員要積極優(yōu)化檔案資源的采集方法，全方位地豐富檔案資源，以便切實(shí)優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)與質(zhì)量，提高檔案管理工作效率。

為了全方位采集檔案資源，筆者會(huì)與同事分工合作，每個(gè)人分別負(fù)責(zé)調(diào)查不同板塊、不同區(qū)域的檔案信息，由此拓展檔案信息的來源，以便切實(shí)豐富檔案資源。在此過程中，筆者也會(huì)積極創(chuàng)新檔案信息的基本來源，除了自己會(huì)主動(dòng)整理、采集檔案信息之外，也號(hào)召普通群眾提供相關(guān)資訊。為此，群眾可以直接以書信方式來傳播檔案信息，或者是利用現(xiàn)代通信技術(shù)來發(fā)送郵件、網(wǎng)絡(luò)留言等等，以便筆者及時(shí)采集有效資訊。另外，筆者也會(huì)關(guān)注一些微信自平臺(tái)、微博公眾號(hào)等等，利用各個(gè)線上通道豐富檔案資源的采集方法，希望可以及時(shí)優(yōu)化檔案內(nèi)容，切實(shí)優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。

三、分類歸總并保存檔案資源信息

面對(duì)越來越豐富的檔案資源，檔案管理工作人員必須要采用恰當(dāng)?shù)墓芾矸椒ú拍苡行岣邫n案的利用率。傳統(tǒng)的做法是通過紙筆材料來保存、整理檔案數(shù)據(jù)，但是這種方法不適合應(yīng)用在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作變得混亂無序，還會(huì)直接加重檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)。因此，在分類匯總、保存檔案資源時(shí)，檔案管理工作人員也要?jiǎng)?chuàng)新常規(guī)做法。為此，檔案管理工作人員可以借助數(shù)字化工具來歸類、保存檔案信息。

目前，信息化檔案管理系統(tǒng)變得越來越普遍，筆者也會(huì)利用這一數(shù)字化工具來登記、保存與管理檔案信息，由此提高檔案管理工作效率，減少無效工作行為。在這一系統(tǒng)中，在登記檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候，筆者便會(huì)在特定板塊輸入檔案內(nèi)容，選擇檔案屬性。點(diǎn)擊保存之后，這一信息軟件便可直接錄入相應(yīng)的檔案資源，自動(dòng)保存，只要在后續(xù)的檔案使用活動(dòng)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行調(diào)查與搜索即可。由此，則可讓檔案管理工作變得更加高效有序，不會(huì)浪費(fèi)工作時(shí)間。

總而言之，在檔案管理工作中，每一個(gè)流程都不容忽視，直接影響著檔案管理的工作結(jié)構(gòu)。因此，檔案管理工作人員要積極完善檔案管理工作，由此保證檔案資源管理的完善性與豐富性，從采集、管理、保存、使用等多個(gè)流程優(yōu)化檔案管理工作，切實(shí)實(shí)現(xiàn)有效發(fā)展。

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