新時期下檔案管理工作的創新管理策略

牟仁夢

摘 要：檔案管理工作本身就與人類社會的發展息息相關，因為人類社會所取得的每一個進步都是在真實的、豐富的檔案支持下所取得的。在現代社會，各行各業都在追求高效，信息的傳播與共享效率很快，所以檔案管理工作人員必須要自主創新檔案管理工作形式，不斷優化管理效益。本文將從拓展檔案資源的類別與數量、優化檔案資源的采集形式、分類歸總并保存檔案資源信息三個角度來分析新時代下檔案管理工作人員應該如何創新工作形式。

關鍵詞：檔案管理;新時代;創新策略

目前，先進的科學技術層出不窮，人類社會的生產生活方式與思維特點也發生了很大的變化。其中，大數據時代的到來使得檔案管理工作變得越來越重要，因為檔案管理本身就是記載、傳播文化信息、科技信息等多種數據的基本媒介。如果單純以手工活動來管理檔案，那么必然會面臨檔案內容不全、檔案信息更新不及時、檔案管理工作效率低下等現實問題。因此，在新時代下，檔案管理工作人員必須要積極開拓新的檔案管理方式，不斷保證檔案管理工作的有效性。為此，檔案管理工作人員便要樹立開放、先進的發展眼光，積極學習先進技術，不斷提高專業素養，在實際的檔案管理工作中充分展現自己的專業智慧。

一、拓展檔案資源的類別與數量

在檔案管理工作中，檔案資源本身的數量、質量十分重要。隨著現代科技的發展與行業的多維變革，檔案管理所面對的信息源也越來越多。既然檔案管理最終要服務于現代社會的發展，那么也必然要隨著社會進步與數更新而得以拓展完善，否則很難提供完善的檔案信息。因此，檔案管理工作人員要積極拓展檔案資源的類別與數量，切實豐富檔案資源的內容。

為了構建完善的、豐富的檔案管理資源庫，筆者會定期整理、更新檔案資源信息，從多個方面來搜集數據資料。由于城鄉居民社會保險管理局是針對城鄉居民的社會保險來構建群眾保險檔案的，所以重點集中在社會保險層面。除此之外，只要群眾提出要求，我們也會竭盡全力去整理檔案資源，希望可以更好地滿足群眾的發展需求。在不斷的檔案更新與完善活動中，我們所構建的檔案管理系統不僅收錄了與社會保險有關的檔案信息，還形成了一些民生咨詢，很好地服務于普通群眾，提高了檔案管理的使用率，讓人民群眾可以更加幸福、美滿地生活。

二、優化檔案資源的采集形式

一直以來，為了改善檔案管理工作質量，檔案管理工作人員一直在強調豐富檔案信息的數量、管理結構，也積極創建了數字化的檔案管理平臺，但是，檔案數據的采集是組織檔案管理工作的基本前提，如果前提的采集活動不科學，所搜集到的檔案信息是無效的、過時的或者是不全面的，那么則會直接影響后續的檔案管理工作質量。因此，檔案管理工作人員要積極優化檔案資源的采集方法，全方位地豐富檔案資源，以便切實優化檔案管理結構與質量，提高檔案管理工作效率。

為了全方位采集檔案資源，筆者會與同事分工合作，每個人分別負責調查不同板塊、不同區域的檔案信息，由此拓展檔案信息的來源，以便切實豐富檔案資源。在此過程中，筆者也會積極創新檔案信息的基本來源，除了自己會主動整理、采集檔案信息之外，也號召普通群眾提供相關資訊。為此，群眾可以直接以書信方式來傳播檔案信息，或者是利用現代通信技術來發送郵件、網絡留言等等，以便筆者及時采集有效資訊。另外，筆者也會關注一些微信自平臺、微博公眾號等等，利用各個線上通道豐富檔案資源的采集方法，希望可以及時優化檔案內容，切實優化檔案結構。

三、分類歸總并保存檔案資源信息

面對越來越豐富的檔案資源，檔案管理工作人員必須要采用恰當的管理方法才能有效提高檔案的利用率。傳統的做法是通過紙筆材料來保存、整理檔案數據，但是這種方法不適合應用在大數據時代背景之下，不僅會導致檔案管理工作變得混亂無序，還會直接加重檔案管理工作人員的工作負擔。因此，在分類匯總、保存檔案資源時，檔案管理工作人員也要創新常規做法。為此，檔案管理工作人員可以借助數字化工具來歸類、保存檔案信息。

目前，信息化檔案管理系統變得越來越普遍，筆者也會利用這一數字化工具來登記、保存與管理檔案信息，由此提高檔案管理工作效率，減少無效工作行為。在這一系統中，在登記檔案數據的時候，筆者便會在特定板塊輸入檔案內容，選擇檔案屬性。點擊保存之后，這一信息軟件便可直接錄入相應的檔案資源，自動保存，只要在后續的檔案使用活動中輸入關鍵詞進行調查與搜索即可。由此，則可讓檔案管理工作變得更加高效有序，不會浪費工作時間。

總而言之，在檔案管理工作中，每一個流程都不容忽視，直接影響著檔案管理的工作結構。因此，檔案管理工作人員要積極完善檔案管理工作，由此保證檔案資源管理的完善性與豐富性，從采集、管理、保存、使用等多個流程優化檔案管理工作，切實實現有效發展。

參考文獻

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