新時期檔案管理數(shù)字化研究

趙家坤

隨著時代的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理模式難以滿足新時期的檔案管理工作需要。在信息時代背景下，依托計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理已經(jīng)逐漸實行數(shù)字化管理模式，提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。以下主要圍繞現(xiàn)如今檔案數(shù)字化管理中存在的問題展開簡單分析與探討。

一、新時期檔案管理數(shù)字化存在的主要問題

1、檔案工作沒有得到必要的重視。當(dāng)前階段，很多檔案工作人員缺乏一定的管理意識，沒有對檔案工作進(jìn)行深入認(rèn)識和理解，沒有將檔案工作擺在正確的位置上，并忽視了檔案工作中極為重要的管理環(huán)節(jié)。同時，有很多檔案工作人員將檔案管理工作看作是抄寫檔案工作，對檔案缺少必要的整理和歸納，從而使很多檔案工作人員對檔案的管理工作產(chǎn)生敷衍了事的工作心態(tài)，甚至出現(xiàn)檔案管理混亂的現(xiàn)象，大大降低了檔案工作的工作效率和工作質(zhì)量，從而對檔案工作各環(huán)節(jié)的有序進(jìn)行產(chǎn)生了不利影響。

2、資金投入不足，硬件設(shè)施相對落后。由于很多單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對落后，經(jīng)濟(jì)效益相對不高，致使其在發(fā)展的過程中將重心完全放在提高經(jīng)濟(jì)效益方面，從而對檔案工作這種低經(jīng)濟(jì)效益的環(huán)節(jié)缺乏必要的重視，不利于檔案工作的有序進(jìn)行，無法推動檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。由于對檔案工作的投入不足，使得很多單位的檔案設(shè)備較為落后，檔案工作效率不高，無法滿足當(dāng)前社會的發(fā)展要求，亦無法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展需求。因此，應(yīng)該加大對基層檔案工作的投入力度，以推動檔案管理的信息化、數(shù)字化進(jìn)程。

3、檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高。現(xiàn)階段，通過觀察可以發(fā)現(xiàn)，很多檔案工作人員普遍存在著管理能力不足、專業(yè)素質(zhì)不高的問題，這對檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重制約作用，使得檔案工作沒有跟上新時期的前進(jìn)步伐。其中，還有部分單位的檔案工作存在著更為突出的問題，比如安排非檔案管理專業(yè)的工作人員任職檔案管理工作，對檔案工作的管理效率產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，使得檔案管理水平無法得到進(jìn)一步的提高。

二、實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的重要意義

1、高效便捷，易于管理。檔案管理數(shù)字化是將檔案管理與現(xiàn)代電子技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在電腦中進(jìn)行存放。由于數(shù)字檔案其存放于電腦之中，以電子數(shù)據(jù)信息的形式存在，因此數(shù)字檔案僅占有虛擬空間，而不占據(jù)實體空間，這就有效的減小了工作人員在進(jìn)行檔案查詢與整理過程中的困難，降低了工作人員的工作量。又由于電腦系統(tǒng)在查詢，搜索等方面具有一定的優(yōu)勢，因此在進(jìn)行檔案查找與編輯的過程中，可以有效的減少檔案管理人員的工作時間，提高了檔案管理的工作效率。

2、系統(tǒng)嚴(yán)密，安全性高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于數(shù)量巨大，占地面廣，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中經(jīng)常會由于管理過程中的疏漏造成檔案信息的外泄或者檔案的丟失與損毀，使得檔案管理的質(zhì)量下降，并對事業(yè)單位中工作人員的個人隱私造成影響。對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理后，工作人員可以通過電腦技術(shù)的應(yīng)用，建立起有效的電子檔案管理系統(tǒng)，并針對檔案的重要性設(shè)立不同層級的安全保護(hù)措施。同時，針對檔案的查閱進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，可以通過設(shè)立密碼，指紋識別等方式，提高檔案的管理的安全性。

3、網(wǎng)絡(luò)管理，調(diào)取方便。我國大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部都建立起了適宜企業(yè)內(nèi)部工作展開的局域網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)各部門之間可以通過網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用加強(qiáng)部門間聯(lián)系，實現(xiàn)各部門間資源的共享。檔案管理工作人員將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)后，企業(yè)中的各部門可以通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，通過密碼驗證的方式進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檔案的調(diào)取與查閱，這樣不僅可以減少檔案調(diào)取過程中的時間，同時也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使得工作人員的檔案資料可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行快速的流通，提高企業(yè)各部門間的辦公效率。

三、檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

1、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理

檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計算機(jī)能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時進(jìn)行文件閱讀，在完成對文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。

2、加快系統(tǒng)工程建設(shè)

檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進(jìn)行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。

3、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計算機(jī)操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

數(shù)字化檔案管理模式是對傳統(tǒng)人工檔案管理模式的重大突破，將其應(yīng)用于檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還可以提升檔案管理工作的信息化水平，從而滿足新時期檔案管理工作的需要，推進(jìn)檔案管理事業(yè)更上一層樓。