事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

趙家坤

隨著我國國民經濟的迅猛發(fā)展，在社會各個方面也在不斷的謀求轉型升級，各項事業(yè)也有了長足的進步，同時，在信息化、科學化技術的推進下，人們也越來越著重關注人事檔案管理工作，特別是針對事業(yè)單位來說，人事檔案管理是其基礎性的工作，切實有效的做好該項工作，能夠使其人事管理效率和各項管理工作取得更大的發(fā)展。隨著科學技術的迅猛發(fā)展以及社會的發(fā)展程度越來越高，事業(yè)單位的人事檔案管理工作更要充分體現出科學性、規(guī)范性特征，針對實際管理工作中的相關問題進行有效探究，并據此提出相對應的更科學合理的解決策略，使事業(yè)單位的管理效率得到質的提升。結合這樣的情況，下文著重針對事業(yè)單位人事檔案管理工作進行相關思考。

一、事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的主要問題

1、不重視檔案管理工作

目前，大多數事業(yè)單位及檔案管理人員并未意識到人事檔案管理的必要性。相比于其它事業(yè)單位業(yè)務，人事檔案管理往往流于形式，特別是相較于核心業(yè)務，更不重要。因為人事檔案工作并不是核心業(yè)務，又不能獲得有效業(yè)績，對單位的貢獻很小，所以，人事檔案管理工作并未受到重視。此外，一些人事檔案管理人員覺得檔案管理工作十分機械化、簡單化，不公布成績，需要了解的時候便查詢一下，此項工作毫無意義和難度。

2、檔案管理人員綜合素質角度

事業(yè)單位的人事檔案管理工作具有較強的復雜性和系統(tǒng)，通常而言，需要要求檔案管理人員全面了解和掌握檔案室中所有檔案材料，以便于可以立足于單位工作的實際需要第一時間添加材料。使檔案材料的完整性得到保證，但諸多事業(yè)單位的檔案管理人員素質較低，導致其在開展工作的過程中并不熟悉檔案材料的裝訂、整理、歸檔和收集等業(yè)務，對人事檔案管理工作水平的提升造成了影響。

3、人事檔案管理信息化建設嚴重滯后

現階段，雖然有的事業(yè)單位已經構建了人事檔案管理系統(tǒng)，然而管理人員對這一系統(tǒng)作用、流程及操作了解甚少，只是將職工信息進行單純地記錄與統(tǒng)計，對于職工生活、工作等方面的信息并未涉及，嚴重影響了檔案信息化效果。同時，還有諸多事業(yè)單位因為領導忽視、缺乏足夠經費等，在推動人事檔案管理信息化工作開展方面力度不足，仍運用傳統(tǒng)的手工操作。這樣，檔案管理工作量大，難以保存，且管理效果差強人意。

二、加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的建議

1、對檔案管理工作實現長期規(guī)劃，統(tǒng)一領導

通過實踐證明，對于大型單位的檔案應該建立相應的檔案資料信息中心或者是檔案館，中小型單位應該建立檔案室，將單位的檔案實現集中管理以及統(tǒng)一領導。這樣一來，不僅能夠保證單位檔案的統(tǒng)一管理，還能夠精簡機構，減少相應的單位成本。另一方面，檔案的管理應該從便于利用的原則出發(fā)，應單位內的檔案進行分門別類的管理，從而使單位的全部檔案在實體上能夠構成一個統(tǒng)一以及科學的類別體系。實現檔案綜合分類管理，有利于檔案信息的查找，充分發(fā)揮其作用。

2、打造過硬的檔案管理團隊

檔案管理工作實現規(guī)范化管理的基礎是具備過硬的檔案管理人才，形成檔案管理工作團隊。第一點，要培養(yǎng)檔案工作者的責任心，要認識到檔案管理工作崗位的重要作用，不斷的提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。具備活到老學到老的精神。第二點，要吸引檔案管理專業(yè)人才，在傳統(tǒng)的檔案管理工作隊伍中，很多工作者都是從不同部門調轉到檔案管理部門，檔案管理專業(yè)人才不足，因此要給出豐厚的薪酬待遇，吸引優(yōu)秀專業(yè)人才，走入檔案管理工作崗位。第三點，新老檔案管理員工，要進行工作經驗交流。兩者的優(yōu)勢與劣勢都很明顯。老員工對事業(yè)單位自身情況更為了解，管理經驗豐富，但是缺乏學習精神，創(chuàng)新能力不足，對新事物接受的速度慢。新員工朝氣蓬勃，能夠把大量的時間投入到工作當中。充滿了工作激情。但是對于工作經驗匱乏，需要一定的時間進行培養(yǎng)。

3、實現檔案管理的信息化

伴隨著信息技術的不斷發(fā)展，對檔案綜合管理提出了新的管理要求。尤其是辦公自動化以及無紙化等新事物的出現，是檔案管理工作發(fā)生很大的變化，因此，全面實現電子化管理，采用電子計算機以及掃描儀等數碼技術對檔案實現無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率。另一方面，應該逐步建立以及健全檔案管理的網路系統(tǒng)，實現檔案信息資源的共享。特別是使用條形碼技術，能夠使檔案人員在調出或者歸還檔案時，主需要通過條形碼管理，就能夠準確讀取每一件檔案的詳細信息，確保每一件不漏。采用專門的軟件，對于超時以及沒有及時歸還檔案的人員，可以進行提醒，能夠有效防止檔案由于外借兒導致的丟失;使用條形碼技術采用電腦打印，就避免了過去使用油墨打印，檔案號出現墨跡不清，甚至是涂改現象，采用條形碼技術能夠大大避免這種情況的出現，并且打印統(tǒng)一規(guī)格的紙張，外形也比較美觀。

總而言之，通過上面的分析，我們能夠看出，國家在各項事業(yè)的發(fā)展過程中，對于事業(yè)單位人事檔案管理工作提出更高的要求和標準，而人事檔案管理工作的完成程度，能夠更有效的體現出事業(yè)單位人才隊伍建設情況，對提升整體的人員素質有著積極作用。事業(yè)單位在人事檔案管理工作的推進過程中，盡管面臨一系列的問題，但經過相關人員的有效處理，并提出更科學合理的對策建議，一定能夠使人事檔案管理工作實現良性發(fā)展，為社會和人民作出應有的貢獻。