論檔案管理工作內容與模式的轉變

譚海嶸

摘 要：我國各方面都在不斷的進步，檔案管理工作在這樣的大環境，更是面臨著前所未有的挑戰與磨礪，我們不但要意識到這一工作的重要性，還要明白信息化發展的重要意義，因此在廣泛的社會文化背景之下，檔案工作要努力體現多姿多彩的生命魅力和獨特的文化氛圍，與各種德育活動相結合，目前最主要的目標就是創新檔案管理的信息化轉變，并提出相對應的有效策略，希望能夠推動檔案管理工作有序發展，使檔案管理工作再上一個新臺階。

關鍵詞：檔案管理工作;工作內容;工作模式;轉變

隨著當前社會進程逐步加快，人們對于各種信息資源也越發重視起來，當人們在遇到問題的時候，可以通過查閱檔案來獲取更多的信息，在工作中，我們要不斷的發現問題并做到及時的解決，使檔案管理工作與信息化轉變兩者高度融合，使檔案管理工作更上一層樓。

一、檔案管理工作內容的轉變

1.檔案采集工作的轉變

隨著社會的進步，檔案的采集也可以摒棄傳統的面對面采集信息，紙質化信息收集的形式，隨著網絡技術的不斷發展和網絡信息化，電子信息采集更加的得到大家的青睞，大家可以省去路程的時間，直接在網上完善自己的檔案信息。檔案資料管理者也可以摒棄傳統的紙質資料文件夾收集的方法，直接將檔案信息存儲在電腦中，既方便查閱、又方便資料的存儲和更改，網絡信息化的發展也給檔案管理采集工作帶來了巨大的便利。

2.檔案存儲工作的轉變

往常的檔案信息都會以文件夾或者文件袋的形式分類儲存在文件柜里，這樣不僅翻閱起來會很麻煩，而且信息不好更改，更加不方便的是檔案的存儲問題，紙質版的檔案在存儲過程中會出現紙質受潮或者紙質發黃等現象，可能會導致重要信息的丟失，還會出現檔案位置改變或者交接導致檔案直接丟失或者檔案的破損，這對于檔案管理工作來講是致命的。但是信息化下的檔案管理工作完美地解決了這個問題，將檔案信息轉存在電腦中，不會因為檔案交接或者外力因素導致檔案的破損或丟失，檔案存儲的安全問題得到了保障，推動檔案管理工作有序發展。

二、檔案管理模式的轉變

1.轉變管理觀念，破除傳統思想

人文關懷在構建檔案管理的過程中肩負著重要的作用，如何將人文關懷與大數據時代的信息處理技術有機的結合在一起是一個值得我們重點思考與關注的問題。在實際發展過程中，合理利用大數據中的海量信息資源，從而提升檔案智慧化服務質量。在構建檔案管理體系時，不僅創新檔案管理制度，完善網絡技術管理，從而體現檔案管理的人文關懷，從而使高效的檔案管理的轉變更加完善，而且應該在現在的時代大背景下用更先進的信息技術來促進檔案管理的發展。運用便攜的信息技術方式構建檔案管理也是強化檔案管理人文關懷的體現，真正地從技術層面為檔案管理者考慮，要時刻秉持以人為中心的宗旨，應利用先進的信息技術，優化檔案管理平臺的檢索程序，在短時間內快速尋找大家需求的檔案信息，從而為大家提供優質的服務。同時還要正視大數據技術帶來的發展機遇，熟練掌握大數據在檔案運用過程中的相關專業技術，運用便捷的方式構建檔案管理。

2.轉換檔案管理方式，管理工作向信息化轉變

利用大數據技術重新構建檔案管理體系，可以真正做到現代化管理，從而對的事業起到助推作用。檔案建立的宗旨就是為了更大程度上為大家提供一個更好的資料保存與查閱的途徑與方式。例如圖書館中的檔案管理，圖書館中的檔案普遍會出現的一個問題就是儲藏的檔案在經過大家幾番借閱之后會變得破爛不堪，甚至會出現少頁、破損、亂涂亂畫等勾畫的現象，十分影響大家的再次借閱與學習，更甚者還會出現檔案丟失的情況，這樣就不利于重要文獻與書籍的保存。但是，如果轉變檔案管理，引用先進的信息技術對這些重要文獻和絕版檔案進行保存管理與借閱，可以通過傳感器、二維碼掃描等新型感知技術的工作實現對只會檔案的全方位感知，使分析更加準確、精妙，從而更好的控制整個檔案的感官系統，就可以有效地避免這種情況的發生。檔案管理要根據時代的發展不斷改進自己的管理模式和運行機制，互聯網作為信息運用的主力當然在轉變檔案管理中必不可少，可以提升服務體驗、增加服務效率。面對轉變檔案管理，基礎設施轉變必不可少，對大家的需求進行收集分析，滿足其所需，對檔案存儲網絡進行升級，實現有限網、無線網合并使用，為檔案管理增添濃厚的一筆。

3.完善檔案管理機制，加強檔案管理人才培養

大數據時代沒有數據是萬萬不行的，檔案管理的轉變必須要有數據化的體現，同時也是提升檔案管理最基礎、最重要的操作。在提升檔案管理體系時，應對檔案工作人員進行培訓，使工作人員熟練掌握大數據相關技術，還要通過調研方式使大家積極發表對檔案管理轉變的想法和建議，構建檔案管理服務平臺。對檔案工作人員進行專業培訓，聘用文化素養高級的工作人員管理，以便幫助大家及時解決問題，也可以更好地掌握檔案的信息系統和熟練使用信息設備。同時還應利用大數據技術，將大量的檔案信息進行分析、儲存、組織、分析，從而達到檔案管理構建的基本要求。檔案管理體系的構建，培養檔案管理工作人員，從而能有效解決大家在使用過程中的問題。數據化將實現檔案信息管理的便利、集中，將檔案中的檔案、資料轉化為數據，以便明確檔案中各類資源的統計與管理。應對檔案工作人員進行創新思維的培養，使檔案工作人員，能利用人工智能等技術，對檔案管理服務體系進行創新，為大家提供更優質的檔案管理服務。

結束語

檔案管理工作內容和工作模式轉變的宗旨就是為了更大程度上為大家提供一個更好的檔案信息保障，滿足其所需，為大家提供更優質的檔案管理服務。由于先前的檔案管理存在一些缺陷，并不能滿足當前時代的要求，也落后于時代發展的需要，計算機技術的融入會使檔案管理工作更加快捷與方便，對于檔案資料的安全性也有一定的保障。

參考文獻

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（作者單位：四川省疾病預防控制中心）