檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策研究

王向美

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理員是一個不容忽視的工作崗位，負責(zé)著整個信息資源的管理，檔案管理員的任務(wù)是充分體現(xiàn)資源的價值，通過對檔案的收集與整理整合進行資源有效利用。雖然，當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府以及檔案管理工作者對檔案管理工作產(chǎn)生了認可，但是，其重視程度仍待加強，對檔案管理這項工作的內(nèi)涵與作用仍需進一步提高。下一步，應(yīng)該從提高檔案的利用率，更新檔案的收集方法，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)幾個方面入手，進行檔案管理工作的優(yōu)化。本文以檔案管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，提出了針對性改進對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;對策

下一步，應(yīng)該從提高檔案的利用率，更新檔案的收集方法，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)幾個方面入手，進行檔案管理工作的優(yōu)化。本文以檔案管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，提出了針對性改進對策。

1.檔案管理員工作現(xiàn)狀分析

1.1管理員的專業(yè)性差

檔案管理員一般都是從各個專業(yè)中選取的人才，很多人沒有進行過專業(yè)檔案管理的培訓(xùn)，同時存在對檔案管理工作認識不到位的現(xiàn)象，很多身在崗位上的檔案管理員，對檔案管理存在輕視態(tài)度，認為只是進行文件的整理，是一項低級的工作，產(chǎn)生了錯誤的認知與態(tài)度，專業(yè)性較差，在進行整理歸類時，只是將表面同類的放在一起，并沒有進行專業(yè)性的分類索引，缺乏檔案的完整性與系統(tǒng)性，不利于后期的查找與利用。

1.2檔案完整性低

現(xiàn)階段對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案而言，很多文件完整性較低，許多由于臨時的工作而創(chuàng)作的文件，沒有系統(tǒng)的類別，導(dǎo)致成為價值低的零散文件，雖然這類文件具有重要價值，但是由于管理員的錯誤認知，導(dǎo)致其無法正常歸類歸檔，而是散亂地保存在管理員的手中。例如，很多科室會對計劃、申請、總結(jié)類的文檔進行歸檔并完整保存，但是，對于平常利用性不高的文件，沒有引起足夠重視，導(dǎo)致沒有歸檔，破壞了檔案的完整性。

1.3檔案整理不規(guī)范

在進行檔案的分類時，整理不規(guī)范的問題很多，例如，命名參差不齊，沒有按照統(tǒng)一的標準去編寫，導(dǎo)致缺乏三要素中的其中一個，或者對三要素進行了更換，或者為了省時省力而進行縮寫簡寫，導(dǎo)致后期文件檔案數(shù)量過多時再進行查找難以理解簡寫的具體意思。檔案管理工作的命名是一項細致、耐心、統(tǒng)一的工作，必須要求管理員進行細化的命名，為今后的檔案利用，檔案查找提供便利。

1.4對檔案的利用率低

現(xiàn)如今，鄉(xiāng)鎮(zhèn)上的檔案管理存在浪費嚴重的現(xiàn)象，其中的信息資源得不到充分的利用，人們對于檔案的使用及利用一知半解。檔案管理員也并沒有將檔案的運用及意義進行普及以及宣傳，導(dǎo)致很多重要檔案成為壓箱底的材料，利用率低。同時，由于檔案的管理難度較大，對所有部門的檔案進行全面的收集整合存儲，工作量較大，同樣導(dǎo)致了檔案的利用率低。

2.提高檔案管理員工作能力的對策淺析

2.1建立培訓(xùn)考核機制，提高管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)

為改善上述問題，提高管理員的工作能力，檔案管理部門應(yīng)該定期舉辦檔案管理知識以及業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，例如，定期為檔案管理員灌輸新的知識，保證其業(yè)務(wù)進行正常開展，提高基層檔案管理人員對這項工作的整體認知，端正其工作態(tài)度，引起足夠的重視性與敏感性，保證細致正確地對待每一份檔案，確保每一份文件都能正確歸類，同時，設(shè)置激勵考核制度，來提高管理員的工作積極性，改善散漫拖延的工作消極案例，強化管理員的歸檔意識，保證檔案的完整性。

2.2加強檔案管理隊伍建設(shè)，端正管理員業(yè)務(wù)態(tài)度

為引起檔案管理員的工作重視，需要加強對檔案管理的隊伍建設(shè)，強化組織與領(lǐng)導(dǎo)機制，不斷完善與提高檔案管理水平。例如，確定統(tǒng)一的管理標準，將標準進行公告宣布，獲得所有檔案管理人員的支持和認可，促進管理員樹立開放意識，不斷學(xué)習(xí)經(jīng)驗，增加工作積極性與熱情，保證工作的長期穩(wěn)定開展，其中，領(lǐng)導(dǎo)必須要有大局意識，能夠加強對零散文件以及臨時文件的收集、分類，確保檔案資料的完整性，為提高其利用率奠定基礎(chǔ)。

2.3執(zhí)行科學(xué)分類，促進科學(xué)化管理

在檔案管理中，必須要做到科學(xué)分類，進行分級別地整理，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息收集起來可能較為困難，所以需要檔案管理員提高專業(yè)性與服務(wù)性，以實際情況為基礎(chǔ)，把部門內(nèi)容等的形式區(qū)別建設(shè)成黨群類業(yè)務(wù)類以及人事類等類別，同時，建立起鄉(xiāng)鎮(zhèn)獨特的檔案體系，并同其他檔案一樣，進行合理分類與保管、利用。

2.4加快信息化進程，促進檔案管理數(shù)字化

加快信息化進程，以數(shù)字化的形式來促進檔案管理與整合工作，將是大勢所趨。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理應(yīng)該積極迎合信息化時代，以信息化的平臺來豐富、整合檔案體系，進行電子檔案的分類及歸檔保存等，同時設(shè)置便民窗口，以便查找利用，通過電子數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)平臺改善檔案管理工作的費時費力等弊端，促進檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，讓檔案管理同信息化、電子化、數(shù)字化一起緊跟時代潮流。

結(jié)束語：綜上所述，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作目前開展地并不盡如人意，所以，需要地方政府加強對檔案管理工作的重視，端正檔案管理員的態(tài)度，通過培訓(xùn)、考核、激勵等方式來提高他們的工作能力以及積極性，同時，加強領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)，促進標準統(tǒng)一，提高檔案的歸類以及利用率，促進檔案事業(yè)不斷發(fā)展。

參考文獻

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