公司印章管理風險防范實務研究

賀平 烏仁娜

摘?要：根據w公司在印章管理中存在的問題進行分析，提出相對對策，明確印章管理相關工作流程，保證印章的安全妥善管理和正確使用，避免相關風險。

關鍵詞：印章管理;風險;實務研究

一、前言

每個公司都有印章，每個印章的作用各不相同，但是都代表著公司的意志，具有特定的法律效力，需要我們認真研究印章管理中常見的問題及提出相應的對策。本文針對w公司的印章管理工作進行分析，查找問題并提出相對對策，明確印章管理相關工作流程，保證印章的安全妥善管理和正確使用，避免相關風險。

二、W公司原有印章管理制度介紹

1、印章種類

W公司現有印章主要分為以下幾類：單位公章、黨委印章、合同專用章、財務專用章和法定代表人人名章、上級下發的內部章、各部門的內部章等。

2、管理部門

公章、合同專用章的印章管理在行政部門，財務專用章和法定代表人人名章的印章管理在財務部門。此外w公司還有一些內部章，如上級下發的內部章，主要用來向上級報送文件使用。各部門也有自己的部門印章。

3、使用流程

W公司印章使用需在管理登記表中進行登記，該登記表規定了蓋章時間、蓋章文件名稱、份數、印章名稱、審批領導等內容，副總級別的領導簽字后就可以蓋章。印章保管人員共兩人，均可辦理蓋章業務。

三、管理缺陷分析

（一）缺乏全流程管理

無論何種印章，其全壽命周期包括刻制、啟用、領用、保管、使用、登記、回收、銷毀八大環節。作為公司的印章管理制度，應當完整覆蓋這八個環節，才能做到有效管理。然而目前的制度僅對保管、使用、登記環節作出規定，缺少全流程的管理制度。

（二）使用過程權責不清

首先，在實際工作中，經辦人在印章管理登記表中登記后，由副總級別的領導簽字，然后將需要用印的文件拿到印章管理部門進行蓋章。由于全過程都是線下辦理，印章保管人只能核對名稱和份數，無法核對內容。如果經辦人在領導簽字后替換或增減蓋章內容，印章保管人無法發現。

其次，單位對外印章分屬行政和財務部門管理，二者管理要求不統一，責任不明確。一方面缺少外出用印等特殊情況的明確規定，另一方面缺少對用印資料類型及審批權限的界定。

第三，印章保管人員均可以給各部門蓋章，且無相互間的交接手續，導致印章保管的責任不明確，蓋章人員對于印章管理的重要性認識不足，責任心不強。

（三）內部章存在對外使用的風險

W公司各部門均有內部章，內部章如果違規對外使用，出現糾紛時，公司仍需要承擔相關的法律后果。目前，內部章由各部門自行保管，沒有明確的管理規定，且各部門對于部門章的使用范圍的認識也不充分。這種情況下，極易出現對外使用造成的法律風險。

四、采取的對策

（一）提升印章的全流程管理水平

一方面，制定印章管理制度，覆蓋印章的整個生命周期。建立刻制、啟用、領用、保管、使用、登記、回收、銷毀八大環節全流程管理程序，并明確各程序的歸口管理部門及責任人。明確所有對外使用的印章必須在公安部門備案，在公安機關指定單位刻制。

另一方面，梳理公司現存有效的所有印章，建立印章檔案，內容應當至少包括印章名稱、枚數、啟用日期、使用范圍、保管部門、保管人、圖樣等信息。

（二）加強用印過程管控

首先，應當建立完善授權體系，對用印資料類型及審批權限進行詳細規定，針對用印資料的不同設置分級分類審批權限，避免出現資料類型與用印級別不符的情況。

其次，建立線上審批系統，增加印章保管人核對環節。蓋章文件一律由印章保管人在線核對、親自蓋章。一是方便印章保管人員核對最終蓋章的文件。二是保存相應電子記錄，方便永久追溯。

第三，完善特殊情況的用印規定。嚴禁在空白介紹信和空白證件、獎狀、協議、便箋等上加蓋公章。如有特殊情況，需經過特殊的審批手續。印章外出使用時，應對印章借出外用的時間、印章保管人出入的場所進行限制。同一用印資料在不同時間里重復用印，或者同一批用印資料有部分內容漏報審批，都必須再次申請用印，杜絕“一次審批，重復使用”的行為。出現急需用印的文書，但該文書的審批權人未及時簽字的情況，須由印章管理人員和用印申請人共同在場，電話請示審批權人，經同意后方可蓋章。審批權人返回后及時完成補簽手續。

（三）提升印章管理人員的管理意識

印章保管人是印章管理的第一責任人，必須有高度的原則性與責任感，嚴格按照印章管理制度用印。主要職責包括：

（1）及時錄入各類印章管理臺帳，妥善保管，永久保存。

（2）印章用畢應立即放入指定位置，不能隨意放置，以防丟失和濫用。

（3）用印須端正，清晰，蓋印位置須在文尾的“年月日”中間，不得蓋在空白處，兩頁以上的用印文件必要時加蓋騎縫章。

（4）印章保管人在公司各類證照資料的復印件上加蓋印章時，需要在復印件上注明“僅用于辦理‘某某事由使用”。

（5）印章保管人因故不能保管印章的，應經部門領導同意辦理交接手續，不得擅自委托他人代管。

（6）發生印章遺失，應立即向上級報告，并去相關部門辦理補辦手續。

（四）強化內部章管理

明確內部章嚴禁對外使用。確需有使用需求的內部章，應當一同納入印章管理制度進行管理。取消非必要的內部章，建議用個人簽字替代內部章。

五、小結

通過上述管理提升工作，w公司印章管理工作能夠做到權責明確、科學有效，同時也能夠有效地預防相關法律風險。未來，w公司要進一步通過辦公自動化手段，完成用印的線上審批程序，以及印章管理檔案，日常管理臺賬、印章刻制、作廢、銷毀等申請流程的電子化，形成高效有序、權責明晰、風險可控的現代化印章管理體系。