新時期預防醫學檔案管理的幾點思考

崔蕾

摘要：目的：討論醫學檔案管理新思路，讓其更好的服務于疾病預防控制領域。方法：分析了防醫學檔案管理的現狀并提出相應的解決策略。結果：當下預防醫學檔案管理還存在一定的問題，需要采取有效措施對其進行進一步完善。結論：醫院需要完善檔案管理體系，加快信息化檔案管理建設步伐，及時反饋檔案信息，全面提升預防醫學檔案管理效率。

關鍵詞：新時期;預防醫學;檔案管理

引言

預防醫學檔案是疾病預防和控制過程活動形成的文字、圖像以及錄像等具備保存價值的原始憑證及真實信息記錄，是醫學領域中的重要信息資源。自甲型H1N1流感、SARS以及當下流行的新冠病毒等重大疫情傳播以來，加強預防醫學檔案管理、注重信息檔案管理建設、實現信息資源共享，已成為預防醫學檔案管理的主要課題。

一、新時期預防醫學檔案管理現狀

1.預防醫學檔案種類繁多且歸檔復雜。預防醫學涉及到多個領域，并逐漸形成了多層次的綜合性學科，因而在預防醫學檔案當中，既包含了流行病學調查報告、監測數據以及預防措施，還包含了疫情統計資料、實驗室原始數據以及免疫規范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實現其收集、整理以及歸檔處理。

2.檔案管理不夠規范。部分預防醫學檔案管理人員沒有嚴格遵守“檔案管理材料收集歸檔規定”辦事，且一些管理部門缺乏具體的實施細則，就算有相關規則，也不過流于形式，預防醫學檔案管理人員只是充當檔案的保管員。此外，檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關疫情預防檔案材料沒有及時收集和歸檔，導致其中部分檔案出現丟失或者損壞，較為顯著情況為專題調查、工作總結以及免疫效果檢測資料的丟失。而在檔案的記錄當中，存在填寫格式不規范，填寫內容過于隨意以及審核標準不準確等，直接導致預防醫學檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于為疫情防控提供第一手資料。

3.預防醫學檔案管理較為分散。首先是由于近幾年來醫院內部機構改革導致出現的人員檔案管理較為分散，一些監測數據、疫情防治宣傳教育資料只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設備不夠完善，設施的配置不到位，噠不到相關規定標準，管理手段和管理技術較為落后，不利于檔案現代化管理的實現。且部分醫院還存在選擇檔案管理設備時較為隨意，多數采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現代化水平較低，還使得在預防醫學檔案查詢或者管理當中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

二、新時期預防醫學檔案管理的幾點思考

1.整理預防醫學檔案內容，提升檔案利用率。疾控部門首先需要做的就是充實檔案庫，在信息化的新形勢下，需要采用相應的檔案管理措施來提升預防醫學檔案的利用價值。疾控部門需要根據預防醫學檔案管理特點進行改革，具有針對性和創造性的展開管理工作，有選擇性的進行檔案材料當中內容和項目的開發，不斷擴大檔案的收集內容，這些內容不僅包免疫規劃方案、疫情報告，還包括質量控制及效果評價資料，能夠真實且全面的反映出疫情預防情況，將其作為其日后疫情防控的依據。

2.檔案的內容要保證真實和準確。預防醫學檔案人員一定要遵守相關規定，實事求是的對檔案進行嚴格把關，不斷提升檔案的真實性以及價值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的敏感度以及較高的責任意識，要對每一手資料進行嚴格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進入，保證預防醫學檔案的準確性和真實性。

3.規范管理制度。規范管理制度首先需要完善相關的基礎硬件設備，注重硬件等方面基礎設備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大硬件方面的投入力度。根據“預防醫學檔案工作條例”中的規定，要建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20平米一千卷的規格進行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理條例的明文規定，需要將預防醫學檔案進行統一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱進行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內還有必要配置計算機或者打印機等辦公設備，并在此基礎上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現多部門多人員監管卻無人看管的情況出現，管理的錯位或者交叉也會極大的影響到預防醫學檔案管理質量和效率。其次是注重管理制度的建設，醫院檔案管理部門需要建立一個預防醫學檔案歸檔整理及檢查核對制度，并將這些制度落實到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉”。何為四不查，即沒有依據相關報表不查，不在本院的范圍內不查，沒有相關的審批手續或者手續不全不查。

4.加強人員的管理意識。預防醫學檔案管理的專職人員一定要具備一定的管理經驗或者專業知識。首先，醫院需要大力進行對預防醫學檔案管理工作的宣傳，提升管理人員對檔案的管理的認識，讓其意識到檔案管理的重要性。其次就是設備的現代化，當今是信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要醫院管理部門引進先進的管理手段，讓在職員工具備一定的計算機操作能力，讓其能夠勝任現代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓的方式不斷提升管理人員的管理素質和專業水平，保證其崗位的穩定性。

5.預防醫學管理的現代化和信息化。隨著當今社會的快速發展，利用計算機和信息網絡進行預防醫學檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現檔案管理現代化必然經歷的道路。首先，醫院管理部門可以利用掃描儀或者計算機能現代技術，將檔案以數字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質文字、圖片上的信息全面轉化為數字信息，實現紙質檔案和數字檔案的并存。其次是對預防醫學管理檔案的信息管理系統進行完善，建立出一個巨大的數據庫，采用相關的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升預防醫學檔案信息管理的實效性有重大意義。

三、總結

綜上，新時期給預防醫學檔案管理帶來了一定的機遇，同時也帶來了較大的挑戰，需要醫院疾控部門抓住這些機遇，從制度改革出發，對管理人員進行觀念上的更新，根據當下檔案管理工作的發展趨勢，積極采取相關措施，實現預防醫學檔案管理的現代化，全面提升檔案管理效率。

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