提升企業檔案管理水平的思路與舉措探究

摘要：新時期，隨著經濟、社會的高速發展，企業轉型升級步伐加快，各類工作中產生的信息資源不斷增加，檔案管理部門的工作壓力也隨之增大。為了更好地對檔案資源進行管理，必須要創新管理模式，優化管理內容，改進管理機制。現從理論層面就企業檔案管理工作的現實意義展開探討，分析企業檔案管理中常見的問題，結合相關理論提出建議，真正打造標準化、科學化的工作體系，幫助企業實現高質量發展。

關鍵詞：檔案管理;企業;信息化;舉措;現實意義

一、提升企業檔案管理水平的現實意義

新時期，提升企業檔案管理水平，進一步更完整、更高效地收集和管理檔案，能夠充分挖掘檔案資源的政治價值、文化價值、社會價值和經濟價值，最大限度地提升檔案利用率。一方面，無論是優化檔案管理內容，還是將新型信息技術融入到檔案管理領域，都能夠為檔案管理人員提供強大的助力，幫助檔案管理人員更好地管理檔案資源。同時，檔案資源能夠為企業管理者和決策者提供更多的決策參考和依據。另一方面，分別從檔案收集、整理、鑒定、保管、存儲、編研、利用、銷毀等方面做好檔案管理工作，提升檔案管理水平，能夠確保檔案工作規范化，推動檔案業務不斷改革發展。

二、企業檔案管理中存在的不足

（一）檔案數字化進程較慢，尚未建立智能檔案管理平臺

目前，我國企業檔案數字化進程仍然處于起步階段，數字技術在檔案管理中的應用廣度和深度不足。一是對紙質檔案進行數字化處理的效率不高，難以進一步利用信息技術對檔案資源進行數字化處理。一方面，企業對檔案工作重視程度不夠，檔案管理人員配置數量及能力不足，無法集中對存量和增量進行檔案資源數字化。另一方面，企業檔案工作基礎設施有待完善，缺乏大型掃描儀、微縮相機等先進的數字化處理設備。二是企業檔案管理系統功能不完善，難以滿足更高層次的檔案管理需求。比如，檔案管理系統與EHR系統、財務管理系統、OA辦公系統、內網郵箱系統、項目管理系統以及其他操作系統的數據關聯度不高，許多信息資源和數據無法直接同步或錄入，難以最大限度節約資源。

（二）檔案管理制度不完善，影響檔案管理規范性

當下，有些企業未建立檔案管理制度或者檔案管理制度不完善，無法對檔案資源進行精細化、規范化管理。一是檔案分類分級制度不完善，沒有細化不同類型檔案資源的管理標準、管理模式，檔案管理質量參差不齊。二是檔案立卷歸檔制度不完善，立卷歸檔的分工、流程、內容、期限等規定較為模糊，容易產生歸檔不及時、歸檔不科學、歸檔效率低等問題。

（三）檔案數據庫建設緩慢，檔案資源的價值難以得到體現

當下，企業存在對檔案資源深層次開發程度不夠，檔案數據庫建設緩慢，導致檔案資源長時間閑置浪費，沒有及時真正產生相應的經濟價值、文化價值和社會價值。一是缺乏檔案專題意識，忽視從企業生產經營、企業管理、企業文化等角度對檔案進行編研處理，檔案資源較為零散，難以為企業管理者和決策者提供較為科學、全面的決策支持。二是對大數據技術的應用度不高，檔案資源檢索、收集緩慢，無法快速建設相關的檔案數據庫。

三、提升企業檔案管理水平的思路與舉措

（一）深入推進檔案數字化建設，建立智能化檔案管理平臺

一方面，企業既可以招錄專職的檔案管理人員負責該項工作，也可以視情況將該項業務予以外包，由專業的單位對檔案資源進行集中處理。例如，湛江中粵能源有限公司曾在2013年委托專業的檔案公司對公司2004年成立以來的庫存檔案進行集中掃描，導入檔案管理系統，實現檔案文檔與電子目錄一一對應掛接，這為下一步單軌制運行打下了堅實的基礎。另一方面，企業要完善基礎設施，引進并更新掃描儀、微縮相機等數字化處理設備，對紙質文件、精密圖紙進行數字化處理。二是要完善檔案管理系統功能，打通數據傳輸、共享通道。企業要依托于互聯網和物聯網，將檔案管理系統與EHR系統、財務管理系統、OA辦公系統、內網郵箱系統、項目管理系統以及其他操作系統關聯起來，設置相關的訪問權限，進一步為檔案管理人員收集、更新檔案創造條件，節約企業的各項資源。

（二）完善檔案管理制度，全面提升檔案管理水平

為了更好地發揮檔案的價值，打造創新化、規范化、制度化以及科學化的管理體系，必須要完善檔案管理制度。一是要出臺相關的文件，建立檔案分類分級機制，明確不同類型檔案所適用的管理標準、流程，厘清檔案管理部門、業務部門在檔案管理中的職責，確保職責分工合理科學。二是要完善檔案立卷歸檔制度，結合企業既往立卷歸檔中產生的問題，對立卷歸檔的分工、流程、內容、期限進行細化，確保立卷歸檔工作的完整性、科學性和及時性，全方位提升檔案管理質量。

（三）打造檔案數據庫，對檔案資源進行深層次加工

企業檔案管理人員要轉變觀念，圍繞企業生產經營、企業管理、文化建設的需求開展檔案管理工作。一是要樹立檔案專題意識，對企業中心工作、企業發展、企業改革、安全、科研、主題教育等檔案資源進行編研，形成相應的專題，供企業管理者和決策者使用。二是利用大數據技術建立相關的自動檢索模型、算法模型，實現智能化檢索、智能化歸檔、智能化入庫，打造不同的檔案數據庫，進一步延伸檔案利用的價值鏈。

四、結束語

數字化信息技術的進步以及檔案研究的深入，逐漸形成了以檔案數字化、檔案智能化、檔案智慧化為軸心的檔案管理體系。為此，各個企業必須要進一步憑借專業的人才保障、多元的信息技術、前沿的檔案管理對檔案資源進行精細化處理，真正將檔案管理部門打造為一個全新的信息資源集散中心和管理中心。具體而言，一是要深入推進檔案數字化建設，建立智能化檔案管理平臺;二是要完善檔案管理制度，全面提升檔案管理水平;三是要打造檔案數據庫，對檔案資源進行深層次加工。

參考文獻：

[1]劉智穎，蔣冠.企業檔案管理人員勝任力模型：基于質性研究的發現[J].山西檔案：1-8.

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作者簡介：伍惠英（1976.03-）女，民族：漢族：籍貫：四川省仁壽人，學歷：自考本科，畢業于湛江師范學院，職稱：經濟師，政工師。研究方向：檔案管理。