基于信息化的衛健系統文書檔案管理工作創新對策

劉峰 馬洪燕

【摘 要】在衛健系統中文書檔案管理工作具有十分重要的作用，加強文書檔案管理，優化文書檔案管理水平，可以更好地服務于衛健系統的發展。現在信息技術發展的越來越快，并且在很多領域都得到了廣泛應用，在衛健系統的文書檔案管理中大力應用信息技術，不僅可以提升檔案管理的效率和效果，而且對于檔案資料的開發和利用也具有重要意義。對此，本文分析并研究了信息化背景下衛健系統文書檔案管理的創新路徑，希望能夠促進衛健系統文書檔案管理的發展。

【關鍵詞】信息化;衛健系統;檔案管理;創新

【中圖分類號】R197.3【文獻標識碼】B ? ?【文章編號】1002-8714（2020）07-0290-01

【Abstract】 In the health system， the work of document and file management has a very important role. Strengthening the management of document files and optimizing the level of document file management can better serve the development of the health system. The development of information technology is getting faster and faster， and it has been widely used in many fields. The vigorous application of information technology in the document and file management of the health system can not only improve the efficiency and effectiveness of file management， but also develop the file And use are also of great significance. In this regard， this paper analyzes and studies the innovative path of the document management of the health system under the background of informationization， hoping to promote the development of the document management of the health system.

【Keywords】 informatization; health system; file management; innovation

在具體的經營管理過程中，某個單位所形成的影像、文字和圖片等具有一定保存價值的資料就是文書檔案。衛健系統的文書檔案不僅是真實記錄了以前發生的事件，同時也是對知識進行共享的關鍵性載體之一。在信息時代，衛健系統檔案管理部門必須要采用信息化的方式進行文書檔案管理，通過對現代信息技術和各種新媒介的方式進行充分應用，提高自身檔案管理的效果，最終探索出一條適合衛健系統文書檔案管理的信息化之路。

1 衛健系統文書檔案管理信息化的重要作用

1.1提高文書檔案管理的規范性和標準性

在文書檔案管理中應用信息化技術能夠準確有效地銜接與轉換科技方案、財務數據、經營信息和管理資料等各種數據和信息，使衛健系統各個部門與平臺的文書檔案信息和數據得到有效整合，在文檔的收集、整理、查詢和歸檔等各個方面都能夠進行非結構化處理，從而能夠實現高度穩定以及具有連續性、統一性的檔案管理，使得當前文書檔案管理的綜合性、全面性和多樣化的需求得到充分

滿足[1]。

1.2優化文書檔案管理的效能

信息化技術的應用能夠有效優化衛健系統文書檔案管理的效能，使得檔案管理工作變得更加便捷和高效。通過建設和推廣信息化檔案管理系統，從收集、整理檔案和檔案的歸檔、入庫，再到檔案的查詢、借閱等各個方面都能夠變得更加高效，而且還可以全方位和全過程地控制和管理衛健系統中的各種實物檔案、會計檔案、科技檔、專業檔案和文書檔案等，全面的提高文書檔案管理的

效率。

1.3強化文書檔案的安全性

傳統的文書檔案管理方式存在著較多的問題，其中一個主要問題就是安全性，一旦出現存放不善或者人員操作不當的情況，就有可能導致檔案泄密。而信息化的檔案管理具有更高的安全性，通過檔案管理系統設置相應的安全策略，比如訪問權限、用戶身份鑒別、數據驗證等，能夠有效保證文書檔案的安全性。

2 文書檔案管理中應用信息化技術的創新路徑

2.1提高對檔案管理信息化的認識

要想在文書檔案管理工作中充分的應用信息化技術，發揮信息化技術的優勢，就必須要在檔案管理中引進先進的思想作為指導。對此，衛健系統文書檔案管理者必須要對文書檔案管理理念進行不斷創新，提高對檔案管理信息化及其重要性的認識，樹立檔案管理信息化的先進思想，從而更好地指導檔案管理工作[2]。只有具備了先進的檔案管理理念和思想，檔案管理者在具體的檔案管理工作中才能夠積極主動的探索，努力尋求做好檔案管理的有效方法和路徑，進一步提高衛健系統文書檔案管理的信息化水平。

2.2打造完善的信息管理平臺

對各種資源的有效利用是開展文書檔案信息化管理的最終目的，而要實現這一目的，就要打造一個完善的信息管理平臺，其中主要包括文書檔案加工系統、存管系統、保密系統。要以衛健系統的文書檔案資料的具體情況為依據，建立并優化文書檔案加工系統，從而使檔案管理工作者的壓力得到有效緩解，提高檔案加工的效率;存管系統主要是用于采集和管理各種文書檔案數據和信息，保證檔案搜索、查閱的便捷性，從而有效提升檔案的使用效率[3];保密系統主要是保證文書檔案的安全性，以檔案管理的實際情況為根據設置相應的訪問權限、安全密鑰、用戶鑒別與驗證等，防止檔案泄密。

2.3加強工作人員的專業水平

在衛健系統的文書檔案管理中工作人員是最為主要的力量，加強工作人員的專業化水平，是提高文書檔案管理信息化水平、優化檔案管理工作效率的重要保證。在信息大爆炸的時代，衛健系統的文書檔案管理具有越來越大的難度，每天都要處理大量的數據信息，因而對工作人員的要求也變得越來越高。為此，衛健系統的檔案管理部門必須要做好對工作人員的信息化培訓和教育，培養一批信息技術水平高、具有創新思維和較強實踐能力的檔案管理人員，并且采取科學合理的激勵機制，調動和激發檔案管理工作人員參與信息化建設的積極性和主動性，從而在文書檔案管理工作中全面地推廣應用計算機信息技術，充分發揮信息技術的

優勢。

2.4制定健全的檔案信息化管理制度

在信息化時代，檔案管理部門必須要緊跟形勢，制定健全的檔案信息化管理制度，才能夠應對當前檔案管理的新形勢，確保文書檔案管理工作的順利開展。對此，衛健系統檔案管理部門必須要廢除落后的、陳舊的管理制度，對當前的新形勢、新問題和新方法進行不斷總結，并且立足于長遠發展的角度，針對信息化檔案管理的特點，依照檔案管理的相關法律法規，制定針對性強、標準高、實踐性強和符合規范的檔案管理制度，比如檔案管理流程、管理績效制度、培訓制度以及具體的職責分配制度等，并且在檔案管理實踐中予以嚴格貫徹和落實，從而實現標準化的文書檔案信息管理[4]。與此同時，衛健系統檔案管理還要強化監管制度，針對檔案管理工作的每一個環節實時同步監管，這樣才能夠提高檔案管理的高效性和數據信息的真實性，并且發揮出文書檔案的作用和價值。

3 討論

面對信息化時代，衛健系統在文書檔案管理工作中大力應用信息化技術已經是大勢所趨。對此，衛電系統的文書檔案管理部門必須要樹立先進的信息化管理理念，打造完善的信息化管理系統，并從加強人員管理、培訓以及建立完善的信息化管理制度等各個方面著手，對信息化背景下的文書檔案管理工作進行創新，從而全面地提高新時期文書檔案管理工作的效率和管理水平。

參考文獻

[1] 劉冬華.文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J].辦公室業務，2018（15）：72.

[2] 李媛.大數據下文書檔案管理及其信息化應用[J].智庫時代，2019（24）：294+296.

[3] 才翔.大數據環境中企業文書檔案信息化管理及利用[J].蘭臺世界，2018，（S2）：181-182.

[4] 周磊.信息化背景下創新文書檔案管理的措施分析[J].辦公室業務，2018，20（09）：75-76.