企業檔案管理安全風險防控與措施

宋琪

摘 要： 現如今，我國是現代化快速發展的新時期，在各企業的內部發展中，檔案管理都是重要的工作內容，對企業的穩定發展有直接性的影響，各項工作的開展與實施，都會以企業檔案為基礎，突出企業檔案管理工作在企業發展中的重要地位與價值。結合目前各企業的發展情況分析，在企業檔案管理工作中，依然存在著相應的問題，由于受到的影響因素不同，所產生的影響效果不同，但是都會對企業的發展造成不利的影響。對此，需要企業對此提高重視度，加大對其的管理力度，制定完善的管理制度與措施，有效解決企業檔案管理工作中存在的問題，從而提升企業檔案管理工作質量與效率。

關鍵詞： 企業檔案管理;安全風險;防控措施

【中圖分類號】F270 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【文章編號】1674-3733（2020）11-0298-01

引言：檔案管理是一個企業經營管理的重要組成部分，不僅能夠對企業的知識資源和信息資源進行收集和保護，同時也能夠促進企業的研發、生產、經營、管理等活動的有效開展，有助于企業的創新和發展。本文就企業檔案管理工作作一粗淺探討，談一些自己的見解，愿與同行一起切磋。

1 企業檔案管理安全風險防控現狀分析

1.1 管理不到位

由于企業管理人對于檔案工作認識不到位，從而造成檔案管理相關制度在企業中不健全，檔案管理人員也不專業，也就導致了企業檔案管理不到位。很多檔案管理人員只能做到將基本材料進行留存，至于按照檔案整理標準進行工作，只能是看檔案員的基本素質，認真負責、有點基本業務知識的，檔案整理就好些，反之就會差很多。

1.2 檔案管理系統復雜

大型企業通常具有跨行業、跨地區、跨部門的特征，其內部機構龐大，部門設置繁多，經營范圍廣泛，由此決定了大型企業的檔案材料繁雜，內容涉及面廣，與之相應的檔案管理系統也十分復雜。大型企業在促進國民經濟發展的過程中，各個部門都發揮了非常重要的作用，要想使各職能部門都有條不紊地開展工作，必須建立完善的管理制度進行規范化管理，對于企業檔案管理工作而言亦如此。由于檔案管理系統的復雜性，大型企業的檔案管理工作很容易陷入混亂之中，只有建立健全各項檔案管理制度，明確檔案管理各個環節的具體要求，開展分類管理，才可有效提高檔案管理工作水平。

1.3 革新意識不強

一方面，現行的大型企業的經營者認為檔案管理屬于附屬工作，按照老規矩做好服務工作就行，因此導致認知的片面性、管理的單一性以及工作方式的單調和原始性，致使其改革缺失動力，無法跟上時代的發展;另一方面，檔案部門長期以來形成的思維定式，使他們害怕承擔改革帶來的不良后果，因此安于現狀的思維比較普遍，所以創新意義也是十分薄弱的，綜合而言是革新意識不強。

2 企業檔案管理安全風險防控措施

2.1 提高檔案管理重視度

檔案管理對企業的長久發展有直接性的影響，企業不僅要考慮到自身的發展，對各項工作的嚴格管理，而且還要考慮到市場動態發展形勢，及時調整企業的發展方案，能夠確保企業自身的發展隨著時代的發展共同進步。除此之外，企業之間的競爭形勢越來越激烈，增加企業的發展壓力，甚至有些企業為了自身的利益，對競爭企業進行惡性的影響。對此，需要各企業都對檔案管理工作提高重視度，結合企業自身的發展與檔案管理工作綜合分析，制定完善的管理制度與風險防控措施，降低企業檔案管理的安全風險。尤其對企業檔案管理的安全風險防控，需要各部門之間的相互協作與配合，把檔案安全風險防控工作全面落到各項工作環節中，確保各部門工作的規范性。

2.2 構建企業檔案信息化的管理機制

首先，需要建立組織機構。建立相對獨立的企業檔案管理部門，實現整個企業檔案管理工作的協調與配合，能夠按照檔案管理的規章制度，對企業部門的各項信息進行整合歸納。其次，積極履行各項檔案管理職責。企業檔案部門作為重要的信息集成中心，需要重點負責企業檔案信息系統的建立，以及后續的服務管理工作。同時，需要制定嚴格的考勤制度，對于企業信息的錄入、流程等管理工作都需要制定嚴格的量化標準，對于訪問的權限與密碼都需要有規范的管理與制度，在科學、合理的制度規定下促進企業檔案信息化管理工作的有效開展。最后，企業的檔案管理工作必須服務企業為主體，該項服務工作的中心需要以企業為中心，積極配合，協調企業的戰略評估工作，幫助企業開展適應性的戰略調整。同時，企業的檔案管理工作需要立足于檔案信息化的成果進行不斷創新，積極向企業與社會提供可利用的檔案信息資源。

2.3 數字化檔案管理

數字化檔案管理是新時期企業檔案管理的重要內容，因數字化管理的時效性和可靠性更強，已經被眾多企業所應用，所以要注重數字化檔案的真實性和完整性，在檔案數字化和數字檔案存檔過程中要制定較為嚴格的管理制度。如數字檔案歸檔標準、數字檔案保存方法、數字檔案的使用范圍等。企業檔案管理工作具備規范性，包括檔案收集齊全完整、分類明確、前后一致、歸檔范圍及保管期限劃分準確、排列科學合理、編目清楚、索引、電子信息保存、紙質掃描、影像數字化、紙質入庫、檔案利用等，特別是在數字化檔案發展的今天，企業更應注重于檔案的數字化管理。

2.4 加強信息技術的應用

隨著科學技術的快速發展，現代信息技術被越來越廣泛地應用到社會生活的方方面面，極大地促進了各項事業的迅速發展。大型企業檔案管理工作也應順應時代要求，積極引入現代信息技術，通過信息技術提升檔案管理工作效率，將檔案管理人員從繁重的檔案管理模式中解放出來，不斷提高檔案管理工作質量。

結語：綜上所述，企業檔案管理工作質量，對企業的發展有巨大的影響，需要企業對此提高重視度，加大對其的監管力度，制定完善的管理制度，全面落實到企業檔案管理工作中，確保檔案管理工作的規范性。加大檔案管理人員培訓力度，提升人的專業水平與綜合能力，對具體的工作內容與工作職責的明確劃分，提升檔案管理人員的安全意識，加大對企業檔案安全保護力度，使檔案管理工作能夠為企業的可持續發展發揮出重要作用。

參考文獻

[1] 趙晶晶.企業檔案管理安全風險防控與措施[J].辦公室業務，2019（22）：119-120.

[2] 劉維紅.簡論企業檔案管理風險防控[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2019（8）：53-54.

[3] 劉冀平，龔麗.淺談企業檔案管理安全風險防控與措施[J].機電兵船檔案，2019（1）：87-89.