談如何做一名合格檔案管理員

鄭小蘭

摘 要：隨著改革的不斷深入，檔案信息電子化方向發(fā)展，使檔案管理模式發(fā)生了改變。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不再符合現(xiàn)代的檔案管理需求，就需要檔案管理人員不斷提高自身的素質(zhì)，以更好地完成檔案工作。本論文針對(duì)合格檔案管理人員的自身素質(zhì)方面的相關(guān)問(wèn)題展開(kāi)研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員;自身素質(zhì);分析

前言

在中國(guó)的各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，檔案管理工作所發(fā)揮的作用是不容忽視的。要確保檔案資料的安全使用，就要提高檔案管理工作質(zhì)量，檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)就要相應(yīng)地提高，不僅要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定展開(kāi)工作，還要不斷地完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，以能夠使自身的工作跟得上時(shí)代的節(jié)奏，滿足時(shí)代發(fā)展的需求，且對(duì)中國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用。

一、檔案管理人員要具備較高的管理意識(shí)

1.檔案管理人員要具備服務(wù)管理意識(shí)

檔案管理人員所承擔(dān)的工作責(zé)任不止于將所發(fā)生的檔案資料進(jìn)行收集、整理和儲(chǔ)存，而是要認(rèn)識(shí)到檔案管理的主要目的是更好地為檔案資料需求者提供服務(wù)。所以，檔案管理人員要能夠?qū)n案信息需求有所充分了解，基于此而通過(guò)向資料使用者提供相應(yīng)的服務(wù)而使檔案資料發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

2.檔案管理人員要具備安全管理意識(shí)

與其他的信息資料相比，檔案資料存在著特殊性，特別是一些檔案資料涉及到個(gè)人的隱私、國(guó)家和企業(yè)的機(jī)密，為了避免檔案資料的信息被存有惡意的人所利用，就需要檔案管理人員在向資料使用者提供必要的服務(wù)的同時(shí)，還要具有較高的安全意識(shí)[1]。

3.檔案管理人員要具備統(tǒng)籌管理能力

由于現(xiàn)代的檔案管理工作對(duì)檔案 管理人員的素質(zhì)具有較高的要求，如果依然采用傳統(tǒng)的管理模式，就會(huì)導(dǎo)致管理質(zhì)量下降。這就需要檔案管理人員要具備檔案操作技能的探索精神，能夠統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案資料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案資料的立卷、整理，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定和分析，并按照規(guī)范對(duì)檔案資料進(jìn)行保存等等。只有在檔案管理中注重每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能夠提高檔案的品質(zhì)，更好地為檔案資料使用者提供服務(wù)。

4.檔案管理人員要具備學(xué)習(xí)能力

檔案管理人員要具備學(xué)習(xí)能力。檔案管理屬于是系統(tǒng)化工作，要求對(duì)每一個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)調(diào)，才能夠提高檔案管理質(zhì)量。隨著科技成果逐漸地滲入到檔案管理工作中，就需要檔案管理人員不斷地完善自身的檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)，以提高檔案管理職業(yè)能力。這就需要檔案管理人員要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷地吸收各種新的知識(shí)以革新自己的技術(shù)能力。

二、檔案管理人員政治素質(zhì)過(guò)硬

檔案資料普遍具有很強(qiáng)的政治性，這就需要檔案管理人員要具有較高的政治素質(zhì)，對(duì)待檔案管理要能夠端正態(tài)度，并承擔(dān)起管理責(zé)任。在具體工作中，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的管理規(guī)定，特別是針對(duì)關(guān)乎到國(guó)家機(jī)密的檔案資料，在管理中要遵守政治紀(jì)律，確保政治安全。所以，檔案管理人員要定期地接受政治理論培訓(xùn)工作，以使其管理思想上以及具體工作中，都能夠與國(guó)家的有關(guān)政策和規(guī)章制度保持一致[2]。隨著檔案管理人員的政治素質(zhì)的提高，其對(duì)政治方面的內(nèi)容就會(huì)產(chǎn)生較高的敏感度，不僅能夠在檔案管理工作中能夠保持工作方向正確，而且還可以確保檔案資料的政治安全。

檔案管理人員的政治素質(zhì)與管理技術(shù)水平息息相關(guān)。在具備了較高的政治覺(jué)悟的同時(shí)，只有落實(shí)到實(shí)際工作中，才能夠確保檔案資料的政治安全。所以，檔案管理人員要對(duì)相關(guān)的理論知識(shí)牢牢地掌握，運(yùn)用政治思想和理論思想指導(dǎo)實(shí)踐，不斷地積累工作經(jīng)驗(yàn)，逐漸地總結(jié)出檔案管理工作規(guī)律，使得檔案資料所發(fā)揮的作用達(dá)到最大化。

三、檔案管理人員要強(qiáng)化信息技術(shù)操作能力

信息時(shí)代，檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，一些紙質(zhì)的檔案資料經(jīng)過(guò)技術(shù)處理后轉(zhuǎn)化為電子檔案。這就意味著，如果依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式是不合時(shí)宜的，就需要檔案管理人員強(qiáng)化信息技術(shù)操作能力，熟練地使用計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行收集、分類、存儲(chǔ)，做到與紙質(zhì)檔案同步管理。檔案管理人員要掌握必要的檔案管理信息技術(shù)，根據(jù)自己的工作需要補(bǔ)充學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，并能夠?qū)⑺鶎W(xué)習(xí)的信息技術(shù)與檔案管理工作建立關(guān)聯(lián)性，不斷地實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。隨著檔案管理人員信息技術(shù)知識(shí)面的擴(kuò)寬，并能夠與檔案管理有效融合，就會(huì)使得專業(yè)技術(shù)能力不斷提高，自身的職業(yè)綜合素質(zhì)也有所提高，對(duì)檔案管理事業(yè)適應(yīng)時(shí)代的要求而健康穩(wěn)定地發(fā)展起到了重要的促進(jìn)作用。

總結(jié)

綜上所述，新的時(shí)期，檔案管理工作逐漸向服務(wù)化方向發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的各方面素質(zhì)也提出了更高的要求。檔案資料具有政治性，且一些資料涉及到機(jī)密和隱私，檔案管理人員為資料使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，且保證檔案資料的安全，就要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定開(kāi)展工作，特別要順應(yīng)信息時(shí)代的要求而不斷提高自身的信息管理能力，以確保檔案管理工作高質(zhì)量、高效率完成。

參考文獻(xiàn)

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