信息化條件下文書檔案的價值及保護解析

陳暉

摘 要：隨著信息化社會的發(fā)展，文書的保護工作越來越多樣化，豐富化，這對于文書管理人員是一次巨大的考驗，為保證文書檔案保護工作能夠順利的開展，本文將從檔案憑證，文書檔案保護方式反思中國現(xiàn)如今的文書檔案改革工作。

關鍵詞：信息化;文書檔案;價值;保護

隨著信息化社會的不斷發(fā)展，越來越多的通信工具以及新型算法如大數(shù)據(jù)，人工智能的廣泛應用給傳統(tǒng)的檔案管理和歸檔以越來越嚴重的危機，傳統(tǒng)的文書檔案管理往往以書面材料的物理保存為主，但在信息化社會下，如何將傳統(tǒng)的文書檔案保護與新媒體時代下的大數(shù)據(jù)統(tǒng)計所聯(lián)系起來，是檔案學當務之急的改變，同時大數(shù)據(jù)的采集，歸檔有力的推動了轉型后的文書檔案的發(fā)展，使它的檢索數(shù)據(jù)和整理信息的能力得到提高，同時網(wǎng)絡數(shù)據(jù)在文書檔案保護中的應用能夠讓科學研究得到更深刻的挖掘。

一、檔案憑證的價值

檔案憑證是檔案中判定檔案真?zhèn)魏蜁r間、檔案類別的重要工具，檔案工具對于文書檔案的真?zhèn)闻卸ň哂胁豢商娲膬r值，同時也節(jié)省了搜尋檔案信息的時間，傳統(tǒng)檔案憑證被電子憑證所取代因為它擁有一些被時代遺棄的弊端。

（一）差異性

每個地區(qū)的檔案歸納由于地區(qū)政策不同，地理形態(tài)不同等等原因所以早就出每個地區(qū)的檔案憑證的規(guī)則和評定各不相同，一個地區(qū)的檔案憑證可能在別的地區(qū)無法發(fā)揮評定真?zhèn)蔚淖饔茫虼嗽谛畔⒒瘲l件下的社會，電子憑證成為了跨越地區(qū)的通用式憑證。

（二）時效性

由于傳統(tǒng)的檔案憑證通常由紙質憑證為主這樣的憑證往往具有一定的保質期且安全性不高，很容易造成遺矢遺漏的情況出現(xiàn)，往往只能夠保存數(shù)年之久隨即便失去了效用，即便是保存條件好的情況下，反而會犧牲檔案憑證的便捷性，同時房屋產權證、個體商戶經營許可等相關憑證往往伴隨著使用者的生存時限，一旦使用者死亡，相關憑證便馬上失去效力。

（三）單一性

傳統(tǒng)的檔案文書的憑證與所指的實物或效力一一對應，因此每個憑證所包含的信息十分有限，因此數(shù)據(jù)庫要存放大量的檔案信息來維持憑證的發(fā)放，但由于檔案憑證的單一性導致工作人員的工作量負擔加重，失去積極性，同時也會讓檔案憑證失去靈活性。

二、信息化社會下文書檔案保護的必要

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸檔方式為雙軌制和雙套制以及互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)后的數(shù)據(jù)資源長期保存。顯然網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的保存是對于文書檔案保存最關鍵的方式，數(shù)據(jù)儲存就是所謂的樹杈式信息儲存，同時互聯(lián)網(wǎng)絡上的數(shù)據(jù)資源不易丟失，具有備份數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)雖然一定程度上降低了信息的安全度，但是信息本身的歸納質量得到了增強。往往與網(wǎng)絡數(shù)據(jù)資源存儲所配套的是物理存儲即依據(jù)數(shù)據(jù)源的剝離將其所剝離的信息運用紙質亦或是檔案、文件、硬盤進行歸檔，將檔案數(shù)據(jù)移送給相關部門和保險系統(tǒng)中，同時物理儲存相較于數(shù)據(jù)儲存更具有監(jiān)管性和安全性，對于合法獲取信息的審核也更能過獲得監(jiān)控，因為數(shù)據(jù)儲存受制于網(wǎng)絡的不確定性，即便是最嚴密的安全審查和監(jiān)控都會有無法考慮到的漏洞，同時由于各地的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)檔案保存和歸檔的方式與嚴密程度不同，因此網(wǎng)絡數(shù)據(jù)存儲的安全質量也各不相同，在技術不過硬的情況下就貿然采取網(wǎng)絡數(shù)據(jù)儲存往往造成嚴重的失誤，同時文書檔案包括政府文書、軍隊文書、地產文書等等這些數(shù)據(jù)的泄露對于中國國土安全以及個人所造成的的危害不容小覷。

三、文書檔案保護方式

（一）文書檔案的意義

文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂，它其中包含了一些國家機密信息和政府機關指示等等重要信息，所以對于文書檔案的保護是信息保護的重點之一正因為是通用文書所轉化而來的，文書檔案的整理歸檔對于通用文書的要求比較高，如果能夠更高效的梳理和規(guī)范通用文書的處理，文書檔案整理將會更加的高效、便捷。

（二）文書管理方式改革

文書檔案的管理方式是否科學、是否高效、是否符合實情是中國文書檔案保護管理的基礎和關鍵，一個科學有效的文書檔案管理方式能夠大幅度提升工作人員的工作效率和時間，在文書管理改革方式上我們要確立權責明確體系，彌補在文書檔案審核中的漏洞，加之合理的獎罰機制讓文書管理方式走向現(xiàn)代化和高效化。

（三）文書檔案管理人員綜合素質培養(yǎng)

在文書檔案高效處理的進程中，一個工作人員或是領導對于文書檔案的重視程度也嚴重影響了一個文書管理方式是否高效化，一份文書檔案的收集和整理的質量可以反映出領導部門對于擬辦工作的重視程度和態(tài)度是否積極。同時也要完善內部的監(jiān)督體系，避免各個部門的相互制肘，如果基層工作人員了解文書檔案的管理方式就不能讓其上層管理部門通過不科學或者沒有效率的方法來干涉其文書檔案工作，同時底層員工要對于權利內部運行情況擁有建議權和舉報權，讓文書檔案管理工作高效運轉，再這樣的條件下，各個部門之間對于通用文書的處理和收集工作才會避免互相推諉，文檔積累，工作效率差的事情出現(xiàn)。

（四）要實行文書檔案集中處理

檔案的集中是保證處理效率高效運轉的前提，因為檔案文書具有關聯(lián)性，一旦文書的一個要素脫離集中管理就會對于整體的文書檔案處理產生重大的影響，同時集中化的檔案管理有利于提升文書的安全性和隱蔽性，集中對于文書檔案的回收與處理也是保證文書檔案憑證的重要原則之一。

結語

盡管在信息化條件時代下的文書檔案工作仍舊有許多不科學的方面和低效率的做法，文書檔案管理方式要進行積極的改革，如果被時代發(fā)展所倒逼轉型那么時代紅利將不會普及到文書檔案工作方面上。當前的文書檔案處理有著各種各樣的問題如傳統(tǒng)管理方式陳舊，管理人員的綜合素質底下，部門之間的相互制肘等的等等，我們一定要多思考，多創(chuàng)造新的管理模式保證文書檔案的安全。

參考文獻

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