行政審批檔案信息化建設對策之研究

侯柳羊

摘要：行政審批檔案指是在行政審批過程中形成的文字，圖表，聲像等形式的原始的檔案記錄，十分具有保存價值，因此對于行政審批檔案進行科學的儲存管理是十分重要的工作。傳統的檔案信息系統由于工作效率低，業務處理模式繁雜，需要耗費大量的人力資源和存儲空間等弊端已經逐漸開始不適用于現代的行政審批檔案管理，本文對行政審批檔案信息化建設進行一定的探討并提出相應的對策。

關鍵詞：行政審批檔案;信息化建設;對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-9129（2020）08-0144-01

行政審批檔案管理的規范流程是收集、整理、立卷、歸檔、保管并按照檔案立卷格式完成電子文件管理歸檔和檔案的定期移交。在目前以計算機互聯網為基礎的電子信息時代，傳統的行政審批檔案管理模式已經不能滿足當下行政管理的需求，因此對于傳統的行政審批檔案的管理模式急需要更新換代，要加快行政審批檔案的信息化建設。

1 現階段行政審批檔案信息化建設存在的問題

1.1檔案資料管理分散、落后。傳統的行政審批檔案信息管理是收集、整理、立卷、歸檔和保管，是將相應的檔案按照一定的格式保存在相應的文檔管理室或檔案室等類似的地方。這種傳統的檔案管理模式是非常直接的對檔案進行物理儲存的方法，對于資料較少的情況比較適用，對行政審批文件而言這個流程的操作需要耗費大量的人力物力資源，也需要大量的空間進行存儲既不利于文檔的調取，使用和運輸也不利于長期大量的檔案儲存。同時，我國現階段行政審批檔案還有一個很大的問題——檔案資料管理分散，我國不同行政區域的文件都由各自分散保管，定期移交管理，沒有統一的管理系統和信息存儲區域，不同文件的對接工作十分繁冗復雜且會產生很多重復的低效的文件拆分核對工作。

1.2相關的檔案管理系統落后，更新滯后。以計算機為基礎的互聯網信息技術變革在我國已經開始了很長時間，但在相關的檔案管理系統方面我國與西方先進的管理方式仍然有一定的差距。我國在相關檔案的管理系統方面的資源投入相對較少，在系統的建立、運行、維護方面也沒有統一的規劃管理。在以上許多因素的交織影響下，目前在我國大多數地區的行政審批檔案的管理是傳統的檔案管理模式與電子信息化檔案管理模式并存的狀態，在電子信息化建設方面由于管理系統滯后，更新不及時等原因的檔案管理系統還不能達到較為現代化的水平，不能滿足部分政府機關的需求。

1.3檔案資料對接困難。由于我國目前仍然存在許多行政區域使用傳統的檔案資料管理模式，且長期以來我國留存的紙質檔案較多，所以短時間內在我國要完成不同區域的檔案資料的對接和統一管理是非常困難的。在這方面必須要加快電子信息化建設，對以往的檔案資料進行電子輸入，留存，在現行行政區域推廣電子信息化檔案管理模式，建立相應的數據庫逐步推進我國行政審批檔案管理的信息化建設。

2 行政審批檔案信息化建設對策

2.1規范行政檔案、資料的管理。現階段我國行政審批檔案信息化建設仍然有許多問題亟待解決，要加速我國行政審批檔案信息化建設第一步需要規范我國的行政檔案和資料的管理。目前我國許多行政單位仍然采用傳統的行政審批檔案管理模式，不能很好的跟上現代化辦公的水平。形成這樣狀況的原因有很多，如許多基層的地方官員對于計算機系統的使用并不熟練，要加強我國的行政審批檔案管理信息化就必須要克服這些困難，從規范行政檔案和資料的管理開始，逐步推進行政審批檔案信息化建設。

2.2加速推進我國行電子政審批檔案信息化建設。目前我國已經基本達到了4G互聯網的全國性普及許多一線城市也逐漸進入了“無紙化”辦公的時代，在這樣的情況下，我國需要加速推進全國性電子信息檔案管理系統的建設，讓各級行政人員逐步適應電子化檔案信息的管理模式。對于加強行政審批檔案信息化建設，在人員管理方面可能會存在一定的阻礙這就需要國家組織發展較為落后地區的基層干部進行電子計算機信息管理的培訓，提升基層干部在電子信息管理方面的能力。

2.3改善我國行政審批檔案信息化基礎設施建設。為了改善我國行政審批檔案信息化建設的現狀，加速推進行政審批檔案信息化管理需要做的非常基礎的一項工作是建立和完善我國的行政審批檔案信息化管理的基礎設施。基礎設施建設是各行各業進行現代化發展的基礎，在電子信息檔案的管理方面亦是如此。

2.4建立健全我國行政審批檔案現代信息化管理模式。形成目前行政審批檔案管理混亂，工作量大，對接困難等問題的原因是我國的行政審批檔案信息化管理模式不夠完善。在我國，由于地區發展不平衡直接導致了我國不同地區的物質資源不均衡和管理方式、管理理念的巨大差距。在經濟較為落后的地區，由于人們的認知水平受環境的局限，導致我國經濟發展落后地區的基層組織的行政審批檔案管理模式也有一定的滯后性，與經濟較為發達的地區相比，在管理模式上有很大的差異。

2.5建立統一歸檔范圍和存儲格式。建立統一歸檔范圍和存儲格式是推進我國行政審批檔案信息化建設的重中之重，也是行政審批檔案信息化建設的基石。在進行行政審批電子化檔案歸檔工作的時候，要對每一件事設置單獨的歸檔文件夾，按照一定的規則、格式命名方式對該事件的申請、受理、辦理、辦結、送達等信息在相應的數據庫中進行存儲。

3 結語

本文對行政審批檔案的信息化建設做了簡要的分析并根據目前我國行政審批檔案信息化建設過程中存在的問題提出來相應的策略，希望能夠為我國行政審批檔案信息化建設盡綿薄之力。

參考文獻：

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