新檔案法環境下數字檔案館建設方案應用

摘要：針對目前企事業單位數字檔案館建設參差不齊的現狀，本文根據基于系統管理思想，結合數字檔案館建設指南提出數字檔案館建設方案，以期為各企業單位的數字檔案館建設提供參考。

關鍵詞：新檔案法;數字檔案館;應用

中圖分類號：G717.24文獻標識碼：A文章編號：1672-9129（2020）07-0124-01

Abstract：In view of the current uneven construction of digital archives in enterprises and institutions， this paper， based on the idea of system management and combined with the construction guide of digital archives， puts forward the construction plan of digital archives， in order to provide reference for the construction of digital archives in enterprises and institutions.

Key words：new archives method;Digital archives;application

1緒論

2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議通過《中華人民共和國檔案法》（下稱新檔案法）標志著我國檔案管理進入新時代新技術管理時期，新檔案法第六條以法律形式鼓勵檔案管理科學化并現代化技術，新增第七章，檔案信息化檢索，系統規范了信息化時期數字檔案各項工作，促進檔案管理收、管、藏、用整個生命周期生態化發展。因此，數字檔案館建設成為全國企事業單位信息化工作的重要內容，目前已有省、市、區、縣數字檔案館系統通過國家檔案局驗收，其中，建設水平較高的數字檔案館被認定為全國示范性數字檔案館。但筆者調研發現，各單位的數字檔案館各有優勢，比如有些側重于聲像檔案直觀反映歷史，有些側重于檔案管理系統智能化，從研究上來講更多現狀對策[1]或者發展路徑[2]等等，并未真正從系統架構的角度去考慮總體數字檔案館建設，沒有整體和一個通用的解決方案。

國家檔案局頒布實施的《數字檔案館建設指南》明確指出：數字檔案館建設內容應包括基礎設施建設、管理系統建設、應用系統和服務平臺建設、數字檔案資源庫建設、檔案保障體系建設五個方面。本文擬根據指南的基礎上建立數字檔案館系統架構，并對系統架構應用進行描述，以期為新檔案法下各企事業單位的數字檔案館建設提供參考。

2基于系統集成思想的數字檔案館建設架構

系統集成（system integration）通常是指將軟件、硬件與通信技術組合起來為用戶解決信息處理問題的業務，集成的各個分離部分原本就是一個個獨立的系統，集成后的整體的各部分之間能彼此有機地和協調地工作，以發揮整體效益，達到整體優化的目的[3]。數字檔案館建設也應遵循系統集成的思想構建，可達到數字檔案館最優化工作效益。本文據此設計數字檔案館系統架構框架，其應用集成框架結構分為表現層、應用層、數據層和物理層，因系統集成還需包括用戶使用、安全管理和信息技術，因此本系統還將用戶、安全保障體系和信息化標準建設納入其中。具體如下：

（1）表現層。通過瀏覽器，客戶端，微信端、APP等平臺登陸的平臺界面，可提供查閱各類檔案數據信息，根據權限不同用戶界面不同，并提供個性化修改案使用者端口，根據不同類別的檔案還應注重界面開發，例如文書科技類檔案應配置多種查閱模式，支持高級檢索，聲像類檔案查閱應可提供人臉識別和人物檢索方式。

（2）應用層。應用系統層，包括各類檔案的管理系統，根據載體和業務流程不同，檔案管理系統分為針對不同類別檔案開發的管理系統。對各類檔案的元數據和電子文件有一些區別。一般而言分檔案實體管理系統即綜合類管理系統，管理文書檔案;多媒體檔案管理系統管理各類音頻視頻和照片檔案。應用系統還應包括使用者用戶管理的配置和使用權限的審核，系統應提供統計和審計功能，所有操作將被記錄。

（3）數據層。數據層應包括檔案數字化加工系統，數據庫系統，數據層主要是對檔案元數據進行管理。

（4）物理層。物理層指數字檔案館建設所需的服務器，網絡和PC機等基礎設施，是整個數字檔案館建設的硬件條件，配置時應注意考慮到數據可擴展和病毒防護等。

（5）用戶使用。整個數字檔案館應包括有四種用戶，第一數據管理員，僅對元數據和電子文件進行管理和使用批準;系統管理員對整個數字檔案館的應用系統維護和安全檢測，用戶管理員，負責分配用戶權限;最后是各類使用者，使用者可根據不同的人員類型進行劃分，例如機關管理部門人員應只能查閱文書類檔案權限，工程科技部門人員科研查閱基建科研類檔案權限，區分不同類型用戶可方便用戶快速找到所需檔案資料，提高利用效率。

（6）安全保障體系。檔案安全保障體系應包括檔案實體安全和檔案數據安全。檔案庫房安全系統應包括庫房紅外視頻監控，溫濕度自動調節，消毒等等功能;數據安全應使用可信檔案管理系統對檔案數據進行簽章和加密處理。系統提供的功能包括：可信電子文件生成功能，使用者可使用私鑰對電子文件進行簽章，簽章結果以可視化形態疊加于電子文件上;可信電子文件驗證功能，用戶可驗證電子文件真實性，可驗證其內容是否遭到修改，可驗證可信電子文件來源等。

（7）信息化標準建設。任何系統的構建都需要有標準的應用接口和定義各類檔案的元數據標準，信息化標準建設應是數字檔案館建設的重中之重，應該重視和提前預立，避免后期檔案數據無法兼容和應用系統升級改造導致無法閱讀電子文件和各類格式兼容問題。

3結論

新檔案法為我國數字檔案館建設提供的法律依據，針對目前企事業單位數字檔案館建設參差不齊的現狀，筆者文獻調研了數字檔案館建設的文獻，發現沒有對數字檔案館建設實踐和應用方面的研究，然而數字檔案館建設是個系統工程，需要大量經費投入，在實際建設中，需要多幾期建設，本文根據基于系統管理思想，結合數字檔案館建設指南提出數字檔案館建設方案，可減少重復開發和盲目購買應用系統，節約人力物力提升經濟效益。以期為各企業單位的數字檔案館建設提供參考。

參考文獻：

[1]張潔.高校數字檔案館建設的現狀及對策[J].城建檔案，2017（2）：29-30.

[2]河海大學《水利大辭典》編輯修訂委員會編.水利大辭典[M].上海辭書出版社，2015（10）：528.

作者簡介：左晉佺（1983.2-），女，湖北人，副研究館員，碩士研究生學歷，暨南大學檔案館，研究方向：檔案信息化，數字檔案館。