淺析我國石油企業的檔案管理工作

張蓉

【摘要】檔案管理工作是記錄石油企業發展的大百科全書，它忠實的記錄著石油企業發展的歷史，也指導著當前工作的開展，更是對未來工作的一個借鑒，可以說它是企業管理工作能夠順利開展的保障和基礎。

【關鍵詞】石油企業? 檔案管理? 涉密檔案

一、當前我國企業檔案管理存在的普遍問題

檔案管理意識薄弱。企業是生產經營活動的場所，所以單位的主要領導對內最關心的就是企業的安會生產;對外最關心的就是抓住機遇，占領市場，他們認為這樣就為企業的良性循環持續發展注入了新鮮的血液。至于企業的檔案管理工作就是收集、整理、保存各個部門暫時不用的資料而已，單位設立此部門就是為了應付上邊的檢查而已，相關業務人員也就沒有了工作激情，檔案管理工作成了重形式輕內容，大部分工作內容都是為上級的聯查工作而工作。

檔案的管理力量薄弱。檔案室的人員一部分是機關科室要退休的轉崗人員，還有一部分是辦公室及后勤人員，所以不具有專業技術水平。因此就出現了各種檔案管理期限混擾不清、編號索引不全等管理混亂狀態。檔案的管理質量提高不上去，最終導致檔案的使用價值也無法體現，這樣現象嚴重地阻礙了企業的發展。

檔案的管理與利用相分離。由于歷史原因和人為因素，使檔案管理不善，部分檔案管理資源流大，使個別檔案存在斷代現象，讓檔案失去原有的價值。這樣導致企業大量信息資源閑置，因此導致許多企業的檔案管理沒有發揮出檔案管理應起的作用。

二、當前我國石油企業檔案管理存在的一些問題和隱患

檔案管理工作重視程度不夠。大多數石油企業對檔案管理工作的重視程度不夠，企業的檔案管理并沒有與石油企業的發展相同步。隨著經濟體制的相應改革，石油企業內部兼并，重組的現象時有發生，一部分檔案嚴重流失或發生混淆，檔案人員在進行檔案收集時并沒有采取有效的措施和方法，造成檔案雜亂。另外部分管理人員簡單的把檔案室看做單純儲存資料的地方，從領導到員工形成了認識不足，重視不夠。

檔案的信息不能夠清晰的反應發展變化的情況。石油企業的檔案圖表格式過于專業化，加之注解不清楚，造成很多經濟信息普通民眾和某些并不具有專業知識的領導讀不明白，人事檔案中存在填表人對所寫內容不夠重視、認真，收集人沒有對所填材料進行仔細審核，造成了檔案反應的信息缺失。

資金設備投入和人才投入不到位。在石油企業向現代化轉型期間，領導的創新管理意識不夠，對檔案管理投入的資金和設備少，很多石油企業并沒有購置檔案管理的必要設備，并沒有實現有效的信息一體化管理，還是按照老一套的辦法來，對檔案管理的人才培養工作也沒有開展，加之檔案室的人員流動性較大，造成了記錄的檔案前后內容不一，文法不相符，管理的思路也不一致，對檔案管理的長期發展帶來了極大的影響。

三、石油企業加強檔案管理的措施

深化對檔案管理的認識，提高對檔案管理的重視程度。石油企業要想從根本上提高檔案管理效率與檔案管理水平，就要深化領導對檔案管理的認識，提高領導對檔案管理的重視，使領導正確認識到檔案管理對推動企業發展的重要意義。只有這樣，才能使領導把檔案管理納入企業管理的重點，并積極加強檔案管理，為檔案管理提供充足的人財物力，從而確保檔案管理工作的有序開展。

提高檔案管理人員的綜合素質。在進行人才招聘的時候，應注重人才的專業知識與技能，招收既熟悉檔案管理基礎知識、又熟練檔案管理科學方法的高技術人才，從源頭上提高檔案管理人員的綜合素質與專業能力，才能確保檔案管理工作的順利開展。

提高檔案管理人員的專業能力。對現有的檔案管理人員，應加強培訓與再教育。信息化時代下，科學技術日新月異，信息呈爆炸式增長的態勢，石油企業檔案管理面臨著新的要求與新的挑戰，檔案管理人員也要與時俱進地提高自身的綜合素質與專業能力。石油企業應為員工提供更多的培訓與學習機會，幫助現有檔案管理人員熟悉檔案管理流程、拓寬眼界，以確保檔案管理效率的提高，推動企業的持續發展。

四、我國石油企業檔案鑒定工作應注意的問題

依據《中華人民共和國檔案法》和《企業檔案管理規定》的要求，企業需對保管期限已滿的檔案進行鑒定。目前，石油企業積累了數量龐大的檔案資料。在優化館藏原則的指導下，企業重視檔案的收集歸檔工作。但由于對檔案鑒定工作認識不足，沒有形成完整的檔案鑒定工作管理制度和相關標準，導致石油企業沒有實現對到期檔案進行鑒定，加上銷毀檔案帶來的風險等因素，出現庫藏量激增甚至庫房飽和的現象，影響了檔案鑒定工作的開展。因此，必須加強對鑒定工作的研究，處理好豐富與優化館藏的關系，建立完備的檔案鑒定銷毀工作標準，執行檔案價值鑒定銷毀工作程序，加強對電子檔案鑒定方法和標準的研究，實現定期對檔案進行鑒定。

五、我國石油企業涉密檔案管理工作應注意的問題

中國石油企業涉密檔案關系到國家安全、利益和企業的發展。所以加強石油企業涉密檔案規范化管理，保證涉密檔案信息的安全，最大程度地發掘企業涉密檔案信息的應用價值，獲得顯著的經濟效益，促進企業可持續發展，是現代中國石油企業應考慮的重要問題。一是要配備完善的硬件設施，做好企業涉密檔案安全管理基礎工作。石油企業在管理涉密檔案工作時，應將企業涉密檔案與企業普通檔案分開管理，并且設立專門的房間存放涉密檔案。二是要增強工作人員的安全意識，做好保密的宣傳工作。做好保密工作最重要的一點就是要有保密安全責任意識、政治意識、全局意識，宣傳保密的重要性，加強對檔案管理人員的日常管理，把各方面意識較強的工作人員安排在保密工作中。三是完善規章制度石油企業涉密檔案管理工作的依據和保證就是法律、法規。四是做好企業涉密檔案的管理工作。為確保中國石油企業涉密檔案的安全，石油企業涉密檔案部門應做好相應的管理工作。保管職責企業涉密檔案管理人員不僅要負責文件的接收、整理、分類等日常工作，還應對進入涉密檔案區域的人員嚴格履行登記手續。實行資格審核制度，執行嚴格的管理程序若想借閱、復制涉密檔案必須填寫借閱、復制審批單，由企業涉密檔案委員會審核，確認借閱、復制人員，涉密檔案部門審查、備案，符合條件的借閱者才能借閱。

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