高校圖書館紙質圖書資料政府采購探究

周恬

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，國家越來越重視高校圖書館紙質圖書資料的采購工作。為了進一步的提升紙質圖書的采購效率，必須要根據實際情況了解采購模式，從供應商的招標文件、折扣率等進行重點分析，形成一整套完整的采購流程。因此本文主要針對高校圖書館紙質圖書資料政府采購進行簡要分析，并提出合理化建議。

關鍵詞：高校圖書館;紙質圖書資料;政府采購

1 前言

隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校辦學規模開始擴大，師生對于圖書館紙質圖書的需求日益增加，圖書的規模性政府采購勢在必行。為了增強采購的透明性，必須要采用公平公正的招投標原則，從源頭上遏制腐敗現象，制定完善的公共采購管理體系制度，并形成體系化的文件，將其公示于政府的權威網站上，促進該項工作的可持續發展。

2 高校圖書館圖書資料政府采購的特征

1）年度統一集中采購。我國高校圖書館資料在政府采購期間，基本上是由省教育技術中心作為招標組織舉辦招標活動，傳統的招標次數過于頻繁，且時間間隔短。由于每次招投標都需要經過招標、投標、開標、評標等一系列程序，重復性工作繁多，會給組織機構與圖書供應商帶來較多的不便之處，且導致大量的人力物力的損耗。對此，必須要完善高校圖書館采購方式，應用集中采購的模式，以預算標準為主，定期對中文圖書、外文圖書和外文期刊等三部分進行公開招投標，確定可用供應商。按照招投標法進行供應商確定可以淘汰劣質供應商，間接性提升圖書產品質量[1]。

2）應用服務臺并報價折扣率。在紙質圖書購買過程中，投標報價是可量化的指標，也是大家較為關注的指標部分，教育技術中心可根據供應商的中標折扣率將最高采購報價進行公示。由于不同學校對圖書的加工需求不一，供應商的報價由異地加工和到館加工服務的合并報價折扣率以及圖書加工服務的分項報價[2]。與傳統的招投標采購工作不同，應用政府采購可以進一步的確定供應商的入圍權，根據不同學校的供應商折扣率、服務承諾和圖書資料需求點等條件進行最終商議和確定。新程序的增加直接給高校圖書館決策權，使得高校圖書館可以根據自己的實際情況做好圖書資源的規劃，選用重點圖書，讓政府采購兼顧個性與共性。

3 政府采購招投標步驟

1）投標方的注冊資金。根據國家相關規定，投標方必須要具備獨立法人資格和承擔民事責任的能力，基本注冊資金可達到標書規定的最低門檻值，確保投標人的基本資金實力。在資金注冊時，必須要根據實際情況確保在工商管理局注冊時資金全部到位，但是其不能反應企業的長期經營和發展情況。由于國家前些年該項工作尚且不規范，早期的出版物經營許可證供應商的注冊資金與現階段差異較大，若是圖書館設定的要求果敢，則很有可能會損失部分優秀供應商。

2）招標文件。招標文件是投標人參與招投標的主要參考物，也是評標和簽訂合同的文件，其具備固定的文件格式，由招標公告、投標方須知、開標及評標辦法、投標文件格式、合同條款和評分標準組成，由于圖書館紙質資料的獨特性，在標書中必須要將細節考慮到位，實現重點業務的條款細化，了解標書的編目數據、到書率、到書時間、訂準率、驗收與退貨情況，盡可能將服務條款精細化，減少歧義句子的出現，避免糾紛的產生[3]。

3）折扣率。圖書折扣屬于招投標中的硬性量化指標，也是政府采購中的最注重指標。其中圖書資料的政府采購中主要是采用以折扣取勝、低價中標為主，但直接導致圖書的質量下降，嚴重影響了圖書的正常資源建設。書刊資料與其他普通商品采購存在本質區別，其屬于多批次且學科覆蓋廣的過程，對于書目的準確性、覆蓋率、到貨率比較看重，擇優而選是主要原則。在招投標過程中可以選用市場均衡價格，在充分考慮雙方利益的同時，避免供應商的惡意報價。

4）招標方式。在政府圖書資料的采購過程中，必須要選用競爭性談判的方式將三家以上的供應商就采購事宜進行談判，從信息的公布、文件發放、資格考察等進行招投標過程跟蹤，根據談判的實際情況減少工作量，提升招標效率，使得采購方可更加了解供應商的實力。目前該項談判方式已經被社會各界所廣泛認可，且具有一定的優勢。圖書資料的形式更加多樣化，且不僅僅拘泥于公開招標的行為，且可以通過談判進行供應商圖書資料進行采購商討，了解一些服務細節，提供更多的增值服務。

4 圖書館的應對舉措

1）做好對相關的資金規劃。在圖書資料政府采購模式下，圖書資料的采購經費使用開始受限于國家財政處，且每一筆款項都需要實現報批相關的領導部門，審批通過之后才能夠進行費用支出。不僅如此，圖書館還必須要統一規劃采購經費支出，在年度購置費用下按照學校的內部科研需求進行圖書資源購置。一般情況下不建議直接將采購經費全部應用于政府的招投標工作，還需要留有對應的備用資金以應對特殊的應急采購或是零星采購，減少報批程序，解決緊急情況。

2）按照規章制度辦事。（1）政府采購預算執行確認。圖書館在購買紙質圖書時必須要報批經費，在預算規定內按照要求編制執行建議書，經過教育部門審核之后，報批財政部門采購處做好預算執行確認。（2）辦理采購手續。在財政部門認可之后，圖書館需要及時向教育部門辦理采購手續，填寫對應的集中采購委托表格，將所確定的入圍供應商的信息全部上交給對應的部門進行審核，審核通過之后確定自己認可的供應商。（3）確定供應商。在圖書館相關部門確定之后，必須要根據圖書資料的特點對供應商發放詢價函，了解采購圖書資料的折扣率和承諾事項，且成立對應的由監理、財務以及圖書館部門人員的審核小組，在經過大家商議評定之后確定最終的供應商，且在規定的時間內將結果公示。（4）簽訂合同。在圖書館確定供應商之后，必須要在規定的時間內簽訂采購合同，由技術中心作為合同的認證方。在合同簽訂之后，可按照學校內部的需求進行訂單下單，等待時間進行圖書資料的驗收和資金結算，并將采購合同、發票以及其他單據進行申報備案，且由政府財務部門采購處核準之后進行款項支付。

3）對供應商進行動態管理。在圖書資料政府采購模式下，圖書館的招標程序簡化，只需要在入圍供應商中選擇最終供應商即可，這直接增加了學校的自主選擇權，且可以給圖書館更加標準化的需求。對于合作的供應商可以定期對其訂到率、及時性、MARC數據質量等進行評價，了解用戶分布和業績情況，從客戶規模和大小等進行全面改進，結合學校的文獻資料需求，確定最終的供應商數量。為保持工作的持續性，必須要保留2-3家可靠的供應商，以適應采購的特殊需求，避免圖書館需求受限于供應商的供貨能力，嚴格化驗收監管機制，及時對供應商建立規范的考核管控機制，以便其后期實現動態管理。

5 結束語

綜上所述，現階段，國家越來越重視高校圖書館紙質圖書資料的采購工作。為了進一步的提升紙質圖書的采購效率，必須要根據實際情況明確政府采購模式的細節內容，做好應對性的管控措施，明確基本目標，對供應商進行動態監管，提升圖書資料的高質量性，促進該項工作的全面進步。

參考文獻

[1]陳琳.高校圖書館紙質圖書資料政府采購探究——以浙江省屬高校圖書資料政府采購為例[J].圖書館雜志，2010（01）：15-18.

[2]劉鳳俠，陳秀麗.高校圖書館紙質外文期刊招標采購工作研究[J].圖書館學刊，2016，v.38;No.253（04）：54-56.

[3]唐瓊，張瀘月.政府采購環境下圖書館開展供應商管理的模式研究——以中文紙質圖書供應商為例[J].科技情報開發與經濟，2015（07）：37-39.