新時期人事檔案管理信息化建設研究

張金魚

摘 要：信息化的日益發展，信息資源已經成為人類經濟社會活動的重要資源，而人事檔案資料管理作為信息資源的一部分，結合信息化的發展潮流下，加強人事檔案資料的信息化建設，能夠提高人事檔案管理的效率，促進資源的共享和信息的數據化發展。本文的研究從當前人事檔案管理的現狀入手，引進先進設備、完善管理體系、加強信息安全防范等多個角度，提出促進新時期檔案管理信息化的建設與發展的建議。

關鍵詞：新時期;人事檔案管理;信息化建設

信息化時代各行各業的發展迎來了新的機遇，傳統的人力檔案管理方式以及無法滿足新時代的發展需求。面對大數據、人工智能、云計算技術的引入，人事檔案管理方式需要不斷的變革和優化，逐漸實現人事檔案管理的信息化發展。本文的研究結合當前人事檔案管理的復雜性和保密性，以及管理的現狀，依據當前大數據、云計算和人工智能等技術的運用，借助信息化的手段，實現人事檔案的管理與控制。

1 新時期信息化發展下人事檔案信息管理的現狀

1.1 缺少強有力的監督

隨著互聯網技術的革新和優化，“互聯網+”已經引入到了各行各業中。人事檔案管理中，“互聯網+”的融入提高了人事檔案管理工作的效率，能夠有效解決人事檔案管理中文本、表格手工處理工作量大、出錯率高等問題?！盎ヂ摼W+”技術的引入，推動了人事檔案管理的信息化建設，但在實際管理過程中，由于缺少監督機制的建立，導致工作效率低下的問題出現。部分檔案管理的工作人員沒有結合具體的檔案所有者和檔案管理的要求，依據實際的管理進行大數據技術的引入，部分檔案管理工作和數據匯總工作缺少統一的規范和強有力的監督機制。使得檔案管理的信息系統建設存在偏差，檢索和共享平臺的使用也存在差異性。

1.2 信息化檔案管理技術缺少深入普及

人事檔案管理中信息技術和數字化應用技術的融入，能夠有效提升檔案管理部門加強管理的效率。數字化應用過程中存在著橫向和縱向的要求，橫向上需要我國檔案部門要加深內部人員檔案管理使用的專業性，進行系統化的信息建設?？v向為利用快速檢測和信息共享來實現管理技術的融入。但從目前來看，我國信息化管理無論是從縱向和橫向的發展都存在著滯后的問題。部分部門人員缺少對于信息化技術的融入和認識，容易忽視檔案管理中信息化建設的作用，依舊采取傳統的檔案管理模式，使部分人事檔案管理過程中資料丟失等問題的出現。

1.3 檔案館里的工作人員素質有待提高

新時代我國人事檔案管理工作存在著管理制度不完善、管理理念不先進的問題。雖然說人事檔案管理中也集中進行了信息化的普及和應用，但是人事管理的工作范圍和信息庫的建立缺少聯動性。部分管理人員沒有經過專業的培訓，對于資料信息搜集的意識較為淡薄。尤其是在資料的搜集整理和歸檔裝訂方面的工作處理不當，以及信息化應用程度不高，影響了檔案信息化的建設和發展。

2 新時期提高人事檔案信息化建設的途徑

2.1 建立人力資源網絡化管理體系

傳統的檔案管理需要到檔案保管現場，借助一定的索引和查閱工具進行檔案的搜集，整體查閱效率較低。信息技術的融入給檔案管理提供了新的平臺和新的方式，也提供了檔案管理的便捷性。實際管理過程中還可以不斷擴展檔案管理的利用范圍，加強網絡化體系的建設。在完成基本檔案數據庫收集過程中，借助軟件的開發，建立數字化檔案管理系統。網絡系統建設環節，對于檔案數字化采集部分，如圖1可以采取C/B系統結構，簡化設備，提高檔案采集效率，依據不同的檔案管理規模和實際的管理方式。配備單個和多個數據庫和文件服務器，進行網絡系統的建設，對于不同系統每一個數據和文件服務器借助按需求進行檔案的錄入和校驗。面對人事檔案管理系統和職能的復雜，充分利用數據信息管理系統的便捷性和統計性，針對不同的人員進行數據的處理和篩別。結合實際需要，在管理過程中采取B/S結構，無需客戶端安裝各式程序，只需要瀏覽瀏覽器，就可以進行檔案數據的篩查，將所有的數據匯總工作和處理工作交給應用程序服務器，將統一的、繁瑣的工作放置于程序服務器中，能夠有效提升檔案信息化管理的效率。

2.2 人事檔案管理上加強云儲存技術的運用

人事檔案管理中需要設立嚴格的加密技術。信息化建設的過程中為了確保用戶能夠對于人事檔案信息進行訪問，在人事檔案管理過程中要結合現有的信息管理平臺進行優化，使用安全可靠、吞吐量較高的服務平臺和服務器，保證訪問的效率。由于人事檔案的私密性，所以要融合加密技術來保證數據管理的安全性，避免不法分子對于數據進行竊取和篡改。同時為了防止網絡擁堵等狀況建立云儲存技術，對于數據進行有效分類，在充分結合云儲存技術應用的優勢情況下，加強健全的云儲存管理系統的建設。

2.3 提升人事檔案管理人員的信息化技能

檔案管理過程中，面對紛繁復雜的人事檔案資料，需要由相關管理人員加強信息化技術的引入。相關部門可以定期舉行培訓課程，促使管理人員掌握云儲存技術的基本運用方式，強化服務意識和管理能力。適當的在培訓中開展檔案管理和服務課程樹立管理人員的崗位意識，并提升管理人員的管理水平。人事檔案管理過程中，人才是重要的元素，也是發展的核心。相關部門在人才招聘和人才管理過程中，不僅要求檔案管理人員需要具備專業的檔案管理知識，還需要相關負責人掌握計算機使用和維護的知識，能夠有效將檔案管理工作和信息技術融合在一起，依據員工的實際訓練狀況和訓練情況，有針對性的針對部分員工開展職業素質教育，培養管理人員的信息化技能。課程開展過程中還需要引入保密意識教育，防范人事檔案資料泄露等問題。

3 結束語

綜上所述，隨著信息技術的快速發展，人事檔案管理的工作也需要不斷的加強信息化的建設，有效提升管理的質量和管理的水準，開發新型的管理模式，提升人事檔案管理的效率。

參考文獻

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