企業檔案管理系統軟件的應用及思考

張麗萍

摘 要：檔案管理工作在大數據時代下進行信息化建設也是順應了時代變化，不僅有助于提高管理效率與質量，還便于檔案的儲存、傳輸及使用。本文將進行分析，以供參考。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化;意義;現在;應用

1.? 前言

大數據時代下國有企業需積極重視檔案信息化建設，加強專業人才的培養，切實提升國有企業檔案管理水平，推動國有企業健康發展。

2.? 企業檔案信息化管理的概念和意義

大數據時代普及了計算機與互聯網，各企業積極采用各種管理系統與電子辦公軟件，幫助提高工作效率與質量。企業生產的各種文件與視頻、音頻等資源都是企業的重要資源，傳統管理模式人員在收集、分類、整理、登記等事務下，效率不高。在檔案管理中采用信息技術，讓傳統的實體檔案管理實現了虛擬數字化管理模式，大大提高了工作效率與服務效率， 信息技術下實現線上線下資源共享，提高資源的查詢與利用效率，資源信息還能及時更新。其中信息數據還能幫助企業做出科學的決定，積極發揮資源作用幫助提高企業的經濟效益。堅持信息化、智能化道路，也是企業改革創新的關鍵一步，幫助把企業資源有效利用，全面推動企業發展。

3.? 企業檔案信息化管理現狀

現代化建設需要資金與人員的共同幫助才能實現，但筆者所在企業領導層對檔案信息化管理的認識不夠，對信息化管理建設資金投入較少。基礎設施配備基本齊全，但缺少專業的管理人員來進行信息化管理方面的建設，未讓信息化管理發揮出價值。館內人員少，年齡老化，待遇偏低， 引進年輕人員困難，業務工作繁瑣，工作量大，除負責生產類檔案資料管理外，還承擔工程項目檔案管理。再加上檔案信息化建設需要學習與培訓，缺乏專業的硬件、軟件、網絡等方面的人員幫助，館內工作人員無從下手，從而導致信息化設備利用效率低下，筆者相信多數企業都有相同情況。此外，企業檔案管理的制度不完善，也沒有相應的新體制幫助檔案信息化管理在實際應用中發揮出效果。多數企業在網絡系統與平臺的建設下，系統整體協調性有所欠缺，部門間協調度不高，導致檔案資源傳遞不及時，在編錄時出現信息不準確及不完整的情況，缺少管理制度的規范，甚至影響檔案管理的效率。而檔案的安全防護也需重視，國有企業的涉密檔案較多，但筆者所在單位內部有一套涉密網絡，檔案系統就在內部的網絡內，由于缺少專業的技術人員，沒有建立檔案保護機制、網絡安全防護軟件或其他安全保護措施，因此極易造成檔案數據被盜或丟失，甚至是系統入侵導致信息丟失或破壞等，導致國有企業經濟受損。

4.? 規范化管理在企業檔案工作中的應用策略

4.1???? 加強對檔案的統一規范管理

在新時期的企業發展中，為了科學應對全新的挑戰，企業應當加強對檔案管理工作的重視，并對檔案管理工作的價值加以正確認識。檔案工作涉及的部門非常多，需要企業各個部門之間形成良好的合作關系。因而企業在檔案工作的規范化管理中，應加強對檔案的統一、規范管理，注重引導企業全體部門及人員重新審視檔案規范化管理的重要性，積極配合檔案管理部門的各項工作。同時，由于以往的檔案管理模式存在了較長的時間，因而想要在短時間內迅速轉變為全新的規范化管理存在較大的困難。因此，企業應當做好引導轉化，持續推動檔案工作朝著規范化管理的方向發展，而不是急于求成，否則將出現更多的管理問題。在加強對檔案的統一規范管理中，要分別做好檔案的收集、分類、整理以及歸檔工作，并為檔案利用形成基礎的服務功能，如檔案檢索、檔案查閱和檔案對比等，全面提高檔案管理的規范性，進而推動檔案管理質量的提升。

4.2???? 注重檔案管理信息化，健全檔案管理網絡結構

隨著信息化的發展，采用傳統的紙質檔案管理模式肯定是行不通的， 需要建立現代化的信息檔案管理模式。我國的各方面發展都朝著信息化方向前進，檔案管理工作也要充分使用計算機等多媒體技術，促進檔案管理工作模式的轉變。具體如下：一是，檔案管理必須要充分利用計算機大數據系統的優勢，事業單位要建立完善的電子檔案管理系統，促進檔案信息更好地保存、查找等，使檔案資源得到充分共享，為各部門提供有價值的檔案信息，促進檔案管理工作滿足時代發展需求，使事業單位檔案管理工作更科學、更高效。通過有效地利用計算機開展檔案管理工作，能夠快速的查詢到所需的信息，大大提高了檔案管理工作效率。計算機數據系統的融入對檔案管理的發展有著積極的促進作用，不僅能提高檔案管理工作質量，還能促進檔案管理工作走向科學化和信息化道路。

二是，注重數字檔案信息資源的整合、歸檔和利用。建立數字化信息系統，可以促進檔案管理工作更加高效，使檔案資源得到充分整合。利用數字化信息系統，可以通過檢索將相關的信息快速查詢出來，實現信息與信息之間的有效連接。但是，在進行數字化檔案信息管理的同時，也要做好紙質檔案的保存工作。在保存紙板檔案時，可以對這些檔案的目錄進行數字化編輯，利于知道紙板檔案都有哪些，都放在哪些地方。對于一些特別珍貴的紙質檔案，可以將其掃描下來進行存檔，從而延長這些檔案的保存時間。紙板檔案受環境影響較大，比如溫度、濕度等，我們可以利用先進的技術人為改變紙板檔案存放的環境，從而延長他們的保存期限。因此， 只有充分的發揮科學技術的作用，才能促進檔案管理工作的不斷向前發展。

4.3???? 增強檔案管理工作人員的能力及工作意識

管理檔案人員一定要有超高的工作責任心，能充分對自己的工作負責，提高檔案管理的質量，促進檔案管理工作的健康發展。隨著時代的發展，檔案管理人員也要不斷提高自身的知識水平和管理能力，提高對檔案工作的認知，要正確看待傳統檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題進行仔細研究分析，匯報領導并制定科學的解決方案。為領導提供科學的信息依據，使領導能根據這些信息做出可靠判斷，促進檔案管理工作的全面發展。提高檔案管理人員工作意識可以采用以下方法：對他們進行專業培訓。可以采用多種方式進行，讓他們在培訓中逐漸成長，并在實踐中加深對培訓的理解。還要促進他們之間的溝通和交流，多學習別人的長處。在培訓之后還要時刻對培訓結果進行跟蹤，從而真正使培訓發揮出應有的作用。

4.4???? 全面拓展檔案資源的應用手段

隨著時代的發展，企業的檔案管理也衍生出一些全新的需求，因此檔案管理不能再保持以往的管理模式，轉而需要深層次挖掘檔案資源的應用方式，逐步拓展檔案資源的應用手段，使得檔案資源的應用變得合理完善，為企業各項經營活動的開展形成指導作用。在傳統的檔案管理工作中，主要是將檔案封存起來，多數時候束之高閣。這樣的管理模式，雖然能夠有效地保護檔案，提高檔案管理的安全性，卻忽略了檔案本身的利用價值，使得許多有價值的檔案得不到高效利用，造成了檔案資源的直接浪費。在檔案管理的規范化拓展中，除了需要對管理模式進行完善之外，還要全面拓展檔案資源的應用手段，如檔案數據對比、檔案整合、檔案分析等。只有科學合理地加強對檔案的應用，深層次挖掘檔案資源的利用價值，才能使得檔案資源真正為企業發展服務。

5.? 結束語

企業要不斷強化信息化意識，加強信息化設備、軟件與人才的建設，完善管理系統與制度，加強檔案的安全保障，促進國有企業檔案管理不斷地提高工作效率，助力企業穩健發展。

參考文獻：

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